Så här sorterar du efter färg i Excel (på mindre än 10 sekunder)

Excel har många alternativ när det gäller att sortera data.

Och ett av dessa alternativ låter dig sortera dina data baserat på cellens färg.

Till exempel i nedanstående dataset kan du sortera efter färg för att få namnen på alla elever som fick över 80 tillsammans längst upp och alla elever som fick mindre än 35 tillsammans längst ner.

Med sorteringsfunktionen i Excel kan du sortera baserat på färgen i cellen.

I denna handledning kommer jag att visa dig olika scenarier där du kan sortera efter färg och de exakta stegen du behöver för att göra detta.

Observera att i den här självstudien har jag tagit exempel där jag sorterar baserat på numeriska värden. Dessa metoder fungerar dock utmärkt även om du har text eller datum istället för siffror.

Sortera baserat på en enda färg

Om du bara har en enda färg i din datamängd kan du enkelt sortera den utifrån den.

Nedan finns en datauppsättning där alla elever som har gjort mer än 80 har markerats med grönt.

Här är stegen för att sortera efter cellens färg:

1. Välj hela datamängden (A1: B11 i det här exemplet)
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på alternativet "Sortera". Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att ”My Data has headers” är markerat. Om din data inte har rubriker kan du hålla det här alternativet avmarkerat.
5. Klicka på rullgardinsmenyn "Sortera efter" och välj "Märken". Detta är den kolumn som vi vill att data ska sorteras på.
6. Klicka på Cell Color i rullgardinsmenyn 'Sortera på'.
7. I rullgardinsmenyn ‘Beställning’ väljer du färgen utifrån vilken du vill sortera data. Eftersom det bara finns en färg i vår datamängd, visar den bara en färg (grön)
8. I den andra rullgardinsmenyn i Order, välj På toppen. Detta är den plats där du anger om du vill ha alla färgade celler högst upp i datamängden eller längst ner.
9. Klicka på OK.

Stegen ovan skulle ge dig en dataset som visas nedan.

Kortkommando för att öppna dialogrutan Sortera - ALT A S S (håll ner ALT -tangenten och tryck sedan på A S S -knapparna en efter en)

Observera att sortering baserat på färg bara ordnar om cellerna för att sammanföra alla celler med samma färg. Resten av cellerna förblir som de är.

Denna metod fungerar för celler som du har markerat manuellt (genom att ge den en bakgrundsfärg) såväl som de där cellfärgen beror på villkorliga formateringsregler.

Sortera baserat på flera färger

I exemplet ovan hade vi bara celler med en färg som behövde sorteras.

Och du kan använda samma metod för att sortera när du har celler med flera färger.

Anta till exempel att du har en datamängd som visas nedan där alla celler där märkena är mer än 80 är i grön färg och de där märken är mindre än 35 är i röd färg.

Och du vill sortera dessa data så att du har alla celler med grönt överst och alla med rött längst ner.

Nedan följer stegen för att sortera efter flera färger i Excel:

1. Välj hela datamängden (A1: B11 i det här exemplet)
2. Klicka på fliken Data.
3. Klicka på alternativet Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att ”My Data has headers” är markerat. Om din data inte har rubriker kan du hålla det här alternativet avmarkerat.
5. Klicka på rullgardinsmenyn "Sortera efter" och välj "Märken". Det här är den kolumn som vi vill att data ska sorteras på.
6. Klicka på Cell Color i rullgardinsmenyn ‘Sortera på’.
7. I rullgardinsmenyn "Beställ" väljer du den första färgen utifrån vilken du vill sortera data. Det visar alla färger som finns i datamängden. Välj grönt.
8. I den andra rullgardinsmenyn i Order, välj På toppen.
9. Klicka på knappen Lägg till nivå. Detta görs för att lägga till ytterligare ett villkor för sortering (som vi vill sortera baserat på två färger). Om du klickar på den här knappen skulle du lägga till ytterligare en uppsättning sorteringsalternativ.
10. Klicka på rullgardinsmenyn "Sedan till" och välj "Märken"
11. Klicka på Cell Color i rullgardinsmenyn 'Sortera på'.
12. I rullgardinsmenyn "Beställ" väljer du den andra färgen utifrån vilken du vill sortera data. Det visar alla färger som finns i datamängden. Välj Röd.
13. I den andra rullgardinsmenyn i Ordning, välj På undersidan.
14. Klicka på OK

Stegen ovan skulle sortera data med allt grönt överst och alla röda längst ner.

Klargörande: Sortering efter färg fungerar med såväl siffror som textdata. Du kanske tror att du kan uppnå resultaten som visas ovan genom att bara sortera data baserat på värdena. Medan detta kommer att fungera i detta specifika scenario, tänk dig att du har en enorm lista över kunder/kunder/produkter som du har markerat manuellt. I så fall finns det inget numeriskt värde, men du kan fortfarande sortera baserat på cellens färg.

Sortera baserat på teckensnittsfärg

En annan fantastisk sak med att sortera i Excel är att du också kan sortera efter teckensnittsfärg i cellerna.

Även om detta inte är lika vanligt som att få data där celler är färgade, är detta fortfarande något som många gör. Det tar ju bara ett klick för att ändra teckensnittsfärg.

Anta att du har en dataset som visas nedan och du vill sortera dessa data för att få ihop alla celler med den röda färgen.

Nedan följer stegen för att sortera efter teckensnittsfärg i Excel:

1. Välj hela datamängden (A1: B11 i det här exemplet)
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på alternativet Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att ”My Data has headers” är markerat. Om din data inte har rubriker kan du hålla det här alternativet avmarkerat.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Sortera efter och välj "Märken". Det här är den kolumn som vi vill att data ska sorteras på.
6. I rullgardinsmenyn "Sortera på", klicka på Teckensnittsfärg.
7. I rullgardinsmenyn "Beställ" väljer du färgen baserad på vilken du vill sortera data. Eftersom det bara finns en färg i vår datamängd, visar den bara en färg (röd)
8. I den andra listrutan i Beställning, välj På toppen. Detta är den plats där du anger om du vill ha alla färgade celler högst upp i datamängden eller längst ner.
9. Klicka på OK.

Stegen ovan skulle sortera data med alla celler med teckensnittet i röd färg högst upp.

Sortera baserat på ikoner med villkorlig formatering

Villkorlig formatering låter dig lägga till ett lager av visuella ikoner som kan få dina data eller dina rapporter/instrumentpaneler att se mycket bättre och lättlästa ut.

Om du har sådana data med villkorade formateringsikoner kan du också sortera dessa data baserat på ikonerna

Anta att du har en dataset som visas nedan:

Nedan följer stegen för att sortera efter villkorade formateringsikoner:

1. Välj hela datamängden (A1: B11 i det här exemplet)
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på alternativet Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att ”My Data has headers” är markerat. Om din data inte har rubriker kan du hålla det här alternativet avmarkerat.
5. Klicka på rullgardinsmenyn "Sortera efter" och välj "Märken". Det här är den kolumn som vi vill att data ska sorteras på.
6. I rullgardinsmenyn "Sortera på", klicka på "Ikon för villkorlig formatering".
7. I rullgardinsmenyn "Beställ" väljer du den ikon som du vill sortera data utifrån. Det kommer att visa alla ikoner som finns där i datamängden. Välj den gröna först.
8. I den andra listrutan i Beställning, välj På toppen.
9. Klicka på knappen Lägg till nivå. Detta görs för att lägga till ytterligare ett villkor för sortering (som vi vill sortera baserat på tre ikoner). Att klicka på den här knappen skulle lägga till ytterligare en uppsättning sorteringsalternativ.
10. Klicka på rullgardinsmenyn "Sedan för" och välj "Märken"
11. Klicka på "Ikoner för villkorlig formatering" i rullgardinsmenyn "Sortera på".
12. I rullgardinsmenyn "Beställ" väljer du den andra ikonen utifrån vilken du vill sortera data. Det kommer att visa alla ikoner som finns där i datamängden. Välj gult.
13. I den andra rullgardinsmenyn i Order, välj På toppen.
14. Klicka på knappen Lägg till nivå. Detta görs för att lägga till ytterligare ett villkor för sortering. Om du klickar på den här knappen skulle du lägga till ytterligare en uppsättning sorteringsalternativ.
15. Klicka på rullgardinsmenyn "Sedan till" och välj "Märken"
16. Klicka på "Ikoner för villkorlig formatering" i rullgardinsmenyn "Sortera på".
17. I rullgardinsmenyn "Beställ" väljer du den tredje ikonen som du vill sortera data på. Det kommer att visa alla ikoner som finns där i datamängden. Välj Röd.
18. I den andra listrutan i Beställning, välj På toppen.
19. Klicka på OK.

Stegen ovan skulle sortera datamängden och ge dig alla liknande ikoner tillsammans.

Observera att sorteringen följer den ordning du har den i sorteringsdialogrutan. Till exempel, om alla ikoner är inställda på att sortera och visa överst, visas först alla celler med gröna ikoner som de är överst i våra tre förhållanden. Då skulle de resulterande data ha de gula ikonerna och sedan de röda ikonerna.

Förlorar inte den ursprungliga beställningen av data

När du sorterar data förlorar du den ursprungliga ordningen för datamängden.

Om du också vill behålla den ursprungliga datamängden är det bäst att skapa en kopia av data och sedan utföra sorteringen av de kopierade data.

En annan teknik för att se till att du kan få tillbaka originaldata är att infoga en kolumn med radnummer.

När du har lagt till den här kolumnen kan du använda den när du sorterar data.

Om du behöver den ursprungliga databeställningen tillbaka i ett senare skede kan du enkelt sortera dessa data baserat i kolumnerna med siffrorna.

Intresserad av att lära sig mer om sortering av data i Excel. Här är en massiv uppgift om hur man sorterar i Excel som täcker många ämnen som sortering efter text/datum/siffror, sortering från vänster till höger, sortering baserad på deltext, skiftlägeskänslig sortering, flernivåssortering och mycket mer.