10 Excel -datainmatningstips du inte har råd att missa

Excel är ett fantastiskt verktyg med fascinerande möjligheter att analysera data (vare sig det använder funktioner, diagram eller instrumentpaneler). Det enkla med vilket data kan matas in och lagras i Excel gör det till ett övertygande val.

I detta blogginlägg har jag listat 10 användbara tips för Excel -datainmatning som gör dig mer effektiv och sparar mycket tid.

#1 Använd Excel -datainmatningsformulär

I Excel -datainmatningsformuläret kan du lägga till poster i en befintlig datamängd. Det ger ett popup-formulär som kan fyllas av användaren. Det är särskilt bekvämt när datamängden har många kolumner och kräver att du rullar åt höger och vänster igen och igen när du skriver in datapunkter.

Dataformulärfunktionen är inte redan tillgänglig i Excel -bandet. Vi måste först göra det tillgängligt genom att lägga till det i verktygsfältet Snabbåtkomst.

Lägga till Excel -datainmatningsformulär i verktygsfältet Snabbåtkomst

1. Gå till verktygsfältet Snabbåtkomst, högerklicka och välj Anpassa verktygsfältet för snabbåtkomst.
   
2. Markera alla kommandon i dialogrutan Excel -alternativ och gå till formulär. Välj formulär och tryck på Lägg till. Detta lägger till dataformulärsikonen i verktygsfältet Snabbåtkomst.
   

Använda Excel -datainmatningsformulär

1. Markera valfri cell i dataområdet och klicka på ikonen Dataformat i verktygsfältet Snabbåtkomst.
2. I formuläret Popup-data listas alla kolumnrubriker vertikalt. Fyll i uppgifterna i den intilliggande textrutan för varje rubrik.
3. När du har angett data trycker du på Retur.
4. Klicka på Ny för att lägga till en ny post.

Med Excel -datainmatningsformuläret kan du också navigera genom befintliga data (rad för rad) eller hitta data genom att ange kriterierna (prova detta genom att klicka på kriterieknappen).

#2 Ange snabbt nummer med fasta decimalnummer

Om du befinner dig i en situation där du måste ange data manuellt i Excel som också har en decimaldel kan det här tricket vara mycket användbart. Anta till exempel att du måste ange betyg för elever i procent med upp till 2 decimaler. Du kan aktivera en funktion där du bara skriver siffrorna utan att behöva trycka på punktknappen varje gång. För att aktivera detta:

1. Gå till Arkiv -> Alternativ.
2. I dialogrutan Excel -alternativ väljer du Avancerat.
3. I Avancerade alternativ, markera alternativet "Infoga en decimal automatiskt".
4. Ange antalet decimaler du vill ha (till exempel 2 i det här fallet).

Nu, när du anger ett tal, placerar Excel automatiskt de två sista siffrorna efter decimalen. Så 1 blir .01, 10 blir 0.1, 100 blir 1, 2467 blir 24.67 och så vidare …

När du är klar med datainmatning stänger du helt enkelt av den genom att avmarkera samma alternativ.

#3 Lägg automatiskt till ordinal i siffror

Ja, du kan använda en kombination av excel -funktioner (som VÄRDE, HÖGER, OM, ELLER) för att lägga till ordinaler (‘st’ i 1: a, ‘nd’ i 2: a, och så vidare …).

Här är formeln:

= A1 & IF (OR (VALUE (RIGHT (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), VÄLJ (HÖGER (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

#4 Fyll ner med Control + D

Detta är ett snyggt Excel Data Entry -trick. Om du måste kopiera cellen ovan, tryck bara på Ctrl + D.

Det kopierar innehållet såväl som formateringen. Om det finns en formel i cellen ovan kopieras formeln (med justerade referenser).

Detta fungerar också för mer än en cell. Så om du vill kopiera hela raden ovan väljer du den aktuella raden och trycker på Ctrl + D.

Om du väljer mer än en cell/celler kopieras cellen ovanför till alla celler.

Se även: 200+ Excel -tangentbordsgenvägar.

#5 Ange snabbt datum/tid i Excel -celler

Minns du inte det aktuella datumet? Oroa dig inte, tryck bara på Control +; (semikolon Key) och det kommer att ange aktuellt datum i cellen.

På samma sätt kan du ange aktuell tid med hjälp av genvägen Control + Shift +: (kolonnyckel)

Kom ihåg att dessa är absoluta värden och ändras inte om datum eller tid ändras. Om du vill ha ett dynamiskt datum- och tidsvärde som ändras när du öppnar arbetsboken eller om det görs en ny beräkning använder du funktionerna TODAY och NOW.

Se även: Så här infogar du automatiskt datum och tidsstämpel i Excel.

#6 Control + Enter för att fylla hela markeringen med innehåll i aktiv cell

När du markerar flera celler i Excel är en av cellerna med ljus nyans (jämfört med de återstående markerade cellerna) den aktiva cellen. Om du anger något i den aktiva cellen när markeringen är gjord och trycker på Ctrl + Enter, sätts värdet in i alla markerade celler.

Detta gäller också för formler. Om du anger en formel i den aktiva cellen och trycker på Ctrl + Enter, får alla celler den formeln (med justerade referenser).

#7 Alt + pil ned för att få en lista över alla unika värden i den kolumnen

Den här kan spara lite tid som du annars kan slösa med att skriva. Anta att du skriver in data i en kolumn med aktivitetsstatus (att bli klar, slutförd). Istället för att skriva status, om och om igen, behöver du bara skriva den i ett par celler, och sedan kan du använda tangentbordsgenvägen Alt + nedåtpilen. Det ger dig listan alla unika poster, och du kan snabbt välja från listan.

Om du vill välja bland fördefinierade alternativ kan du skapa en rullgardinsmeny.

#8 Bläddra snabbt igenom flera flikar i kalkylblad i en arbetsbok

Den här sparar massor av tid. Använd helt enkelt tangentbordsgenvägen Control + Page Up/Page Down för att navigera genom flera flikar i kalkylbladet i en arbetsbok.

Se även: 200+ Excel -tangentbordsgenvägar.

#9 Ange lång text med hjälp av förkortningar

Om du måste ange långa namn eller nyckelord om och om igen i ditt kalkylblad, skulle detta trick vara till nytta.

Till exempel kanske du vill att när du skriver ABC ska Excel automatiskt ersätta det med ABC Technology Corporation Limited.

Något som visas nedan:

Denna funktion kan aktiveras med autokorrigeringsalternativen. Läs hur du aktiverar det.

#10 Ange data i icke-sammanhängande områden

Anta att du har en mall som visas nedan, och du måste ange data i alla celler markerade med rött, i den ordning som pilarna anger.

Här är ett snabbt sätt att göra detta:

• Markera alla celler där du behöver mata in data (tryck på kontroll och välj sedan en efter en).
  • Börja med den andra cellen i din sekvens datainmatning (börja med D3). Välj till sist den första cellen B3 (där datainmatningen börjar).
• När du väl har valt det går du till namnrutan (som finns till vänster om formelfältet).
• Skriv valfritt namn utan mellanslag.
• Det är allt!! Välj Named Range genom att klicka på listrutan Name Box. Börja nu mata in dina data och använd Enter/Tab att hoppa till nästa cell.

Läs mer om detta trick.

Det här är mina topp tio excel -datainmatningstips som kan avsevärt förbättra din produktivitet och spara tid.

Du kanske också gillar följande Excel -tips:

• 10 snygga sätt att rengöra data i Excel -kalkylblad.
• 24 dagliga Excel -problem och deras snabba lösningar.
• Så här spårar du ändringar i Excel.
• Så här återställer du osparade Excel -filer.
• Så här aktiverar du villkorlig datainmatning i Excel.
• Lider du av långsamma Excel -kalkylblad? 10 tips för att HASTIGA din Excel.
• Få ut mer av Hitta och ersätt i Excel (4 fantastiska tips).
• Hur man använder Excel -frysfönster i Excel.
• 100+ Excel -intervjufrågor
• Fyll ner tomma celler tills nästa värde i Excel