Excel är ett otroligt välutvecklat kalkylarkverktyg som har utformats för att maximera användarnas effektivitet.
Även om det fungerar som förväntat i de flesta fall, kan det i vissa fall vara lite kontraproduktivt.
Ett sådant område är när Excel bestämmer sig för att avrunda siffror (arghhh).
I den här självstudien visar jag dig hur du tar kontroll och stoppa Excel från att avrunda siffror.
Varför Excel rundar av nummer?
Här är några möjliga anledningar till att Excel kan avrunda siffror:
- Kolumnbredden är inte tillräckligt för att rymma alla siffror, så Excel slutar avrunda tal så att det kan passa det slutliga värdet i cellen som det kan visa helt
- Antalet är för stort och det visas i det exponentiella formatet
- Excel kan bara visa siffror upp till 15 siffror, och alla nummer som är längre än detta visar 0 istället för siffran efter den 15: e siffran
- Cellen är formaterad på ett sätt som avrundar siffror och visar bara specifika siffror (eller specifika siffror efter decimaler) i ett tal
Nu tittar tabellen på var och en av dessa scenarier och hur du kan stoppa Excel från att avrunda siffror i varje fall
Sluta avrunda antalet genom att öka kolumnbredden
När du anger ett tal i en cell försöker Excel att det passar bäst i det angivna bredden på cellen.
Och om bredden på kolumnen där numret anges är inte tillräckligt, gör Excel det näst bästa - det rundar numret för att visa värdet i cellen (samtidigt som det ursprungliga numret behålls i cellen).
Som du kan se nedan på skärmdumpen har jag angett ett stort antal (12354.546) som är fullt synligt i formelfältet, men det avrundas i cellen.
Så här åtgärdar du detta:
Allt du behöver göra är att öka kolumnbredden och göra den tillräckligt bred så att siffrorna får plats att visas helt.
För att göra detta, placera markören vid kanten av kolumnrubriken (kolumnalfabetet). Du kommer att märka att markören ändras till en dubbelsidig pil. Dubbelklicka och det skulle automatiskt anpassa kolumnbredden för att rymma innehållet som tar mest bredd.
Stoppa Excel från att runda stora siffror
När det gäller att ange stora siffror i Excel finns det ett par skäl till att Excel kanske avrundar dina stora siffror.
- Cellformatet är inställt på Allmänt och visar bara en specifik sifferlängd
- Antalet är längre än 15 siffror och alla nummer efter den 15: e siffran visas som 0
Låt oss gå igenom alla dessa scenarier och se hur vi kan hindra Excel från att avrunda våra siffror i varje fall
Ändra cellformat från allmänt till nummer
När cellformatet är inställt på Allmänt visar Excel bara ett visst antal siffror i en cell, och alla siffror som överstiger det visas i det exponentiella formatet (kallas även det vetenskapliga formatet).
Nedan är ett exempel på ett exponentiellt formatnummer i cell A2.
Som du kan se på skärmdumpen ovan, när jag har ett tal som är 11 siffror långt, har Excel inga problem med att visa hela numret.
Men när jag har ett tal som är 12 siffror långt, förutom omvandlar det till det exponentiella formatet.
Så här åtgärdar du detta:
Den här har en enkel fix. Allt du behöver göra är att ändra cellens format från Allmänt till Antal.
Nedanför stegen för att göra detta:
- Markera de celler eller celler som du vill ändra formatet för
- Klicka på fliken Hem
- I gruppen Nummer klickar du på rullgardinsmenyn formatering
- Välj "Number" som format
Stegen ovan bör få dina nummer att dyka upp som förväntat.
När du ändrar cellformatet till Talformat lägger Excel automatiskt till två siffror efter decimalpunkten. Om du inte vill ha dessa klickar du på Minska decimalikonen i menyfliksområdet (det finns på fliken Hem).
Om du ser en serie hash -symboler istället för siffran i cellen kan du helt enkelt expandera kolumnen. När kolumnen är tillräckligt bred för att rymma hela numret bör du se numret.
Gör taltexten att visa mer än 15 siffror
Ett annat problem som du kan möta när du arbetar med stora siffror i Excel är att efter 15 siffror i ett tal konverterar Excel vilken siffra som helst till 0.
Detta är av design och Excel anser bara 15 siffror som betydande, och varje siffra efter det omvandlas automatiskt till en 0.
Detta kan vara ett problem när du arbetar med stora siffror (t.ex. kreditkortsnummer eller ordernummer).
Nedan visas ett exempel där när jag anger siffran 1, 16 gånger i en cell, visas de första 15 instanserna och den 16: e omvandlas till en 0.
Varning: Till skillnad från andra metoder är det inte så att Excel bara visar mig 0 efter den 15: e siffran och har det faktiska numret i bakänden. Även i bakänden konverterar Excel siffrorna efter den 15: e siffran till 0.
Så här hanterar du detta:
För att hindra Excel från att göra detta måste du konvertera ditt nummer till ett textformat. Även om Excel är förprogrammerat för att behandla siffror på ett visst sätt, rör det sig inte med textformatet (tack och lov).
Och det enklaste sättet att göra detta skulle vara att lägga till en apostrof före siffran.
Detta skulle tvinga Excel att betrakta allt som följer apostrofen som en textsträng, och samtidigt, så snart du trycker på enter, skulle apostrofen inte visas i cellen (så att du skulle kunna se hela talet utan apostrof)
Nedan är ett exempel där talet i cell A1 har en apostrof före sig och visar hela talet, men talet i cell A2 har inte en apostrof och omvandlar den sista siffran till en 0
Stoppa Excel från att runda decimaltal / valutor
Excel ger också användarna flexibilitet att bestämma hur många siffror efter decimalen som ska visas.
Detta kan också innebära att om du har fler siffror efter decimalen, avrundas dessa bara för att visa det angivna antalet siffror.
Detta är ofta fallet när du använder valutaformatet eller redovisningsformatet, där siffrorna alltid visas med två siffror efter decimalpunkten. Och om du har ett tal som har tre eller fyra eller 5 siffror efter decimalpunkten, avrundas det för att bara visa två siffror.
Nedan är ett exempel där jag har ett tal med mer än två siffror efter decimalen, men det är avrundat och bara två siffror visas
Så här åtgärdar du detta:
Detta händer på grund av nummerformatet för de celler där du har siffrorna.
Och för att hindra Excel från att runda dessa siffror, ändra cellformatet så att det kan visa fler siffror än vad det visar för närvarande.
Nedanför stegen för att ändra cellformat och få fler nummer att dyka upp:
- Markera cellerna som har siffrorna
- Håll ned kontrollknappen och tryck på knappen 1 (detta öppnar dialogrutan Formatera celler)
- Se till att du är på fliken "Nummer"
- Välj nummer i den vänstra rutan (eller valuta/redovisning om du använder dessa format)
- Ändra ”Decimalplatser” -värdet från 2 till 3 eller 4 (eller vilket antal siffror du vill visa).
- Stäng dialogrutan
Stegen ovan skulle se till att Excel alltid visar dina nummer med ett visst antal siffror efter decimalen. Fler siffror efter det angivna värdet skulle avrundas (vilket är acceptabelt i de flesta fall)
Observera också att inget av detta faktiskt ändrar värdet i cellen. Det ändrar bara hur det visas.
Så om du anger ett tal som har fem siffror efter decimalpunkten, och bara två dyker upp i cellen, kvarstår det ursprungliga numret som du skrev det.
Så det här är några av de sätt du kan stoppa Excel från att avrunda siffror.
Jag hoppas att du fann denna handledning användbar.
