Titta på video - Fyll i Excel
Många gånger kan du stöta på en datauppsättning där endast en cell fylls med data och cellerna under den är tomma tills nästa värde.
Något som visas nedan:
Även om detta format fungerar för vissa människor, är problemet med den här typen av data att du inte kan använda det för att skapa pivottabeller eller använda det i beräkningar.
Och detta har en enkel fix!
I denna handledning kommer jag att visa dig hur du snabbt fyll i cellerna i Excel tills nästa fyllda värde.
Du kan enkelt göra detta med en enkel Go-To-specialdialogruteteknik, VBA eller Power Query.
Så låt oss komma igång!
Metod 1 - Fyll ner med Go to Special + Formula
Antag att du har en datamängd som visas nedan och du vill fylla i data i kolumn A och kolumn B.
I kolumn B är målet att fylla "Skrivare" tills den sista tomma cellen under den, och sedan när "Skanner" startar, fyll sedan "Skanner" i cellerna nedan tills cellerna är tomma.
Under stegen att använda gå till special för att markera alla tomma celler och fylla i med en enkel formel:
- Välj data som du vill fylla i (A1: D21 i vårt exempel)
- Gå till fliken "Hem"
- I redigeringsgruppen klickar du på ikonen "Sök och välj" (detta visar några fler alternativ i rullgardinsmenyn)
- Klicka på alternativet "Gå till"
- Klicka på knappen Special i dialogrutan Gå till. Detta öppnar dialogrutan "Gå till special"
- Klicka på Tomrum i dialogrutan Gå till special
- Klicka på OK
Stegen ovan skulle välja alla tomma celler i datamängden (som visas nedan).
I de tomma celler som är markerade märker du att en cell är lättare än resten av markeringen. Denna cell är den aktiva cellen där vi ska ange en formel.
Oroa dig inte för var cellen är i urvalet, eftersom vår metod skulle fungera i alla fall.
Nu nedan är stegen för att fylla i data i de valda tomma cellerna:
- Tryck på tangenten som är lika med (=) på tangentbordet. Detta kommer att infoga ett lika med tecken i den aktiva cellen
- Tryck på uppåtpilen. Detta infogar cellreferensen för cellen ovanför den aktiva cellen. Till exempel, i vårt fall är B3 den aktiva cellen och när vi gör dessa två steg går den in = B2 i cellen
- Håll ned kontrollknappen och tryck på Enter
Stegen ovan skulle automatiskt infoga alla tomma celler med värdet ovanför dem.
Även om det här kan se ut som för många steg, kan du snabbt fylla i data inom Excel inom några sekunder när du väl har koll på den här metoden.
Nu finns det ytterligare två saker som du måste ta hand om när du använder den här metoden.
Konvertera formler till värden
Den första är att se till att du konverterar formler till värden (så att du har statiska värden och saker inte går sönder om du ändrar data i framtiden).
Nedan finns en video som visar hur du snabbt konverterar formler till värden i Excel.
Ändra datumformatet
Om du använder datum i dina data (som jag är i exempeldata), märker du att de ifyllda värdena i datumkolumnen är siffror och inte datum.
Om utdata i datumkolumnen är i önskat datumformat är du bra och behöver inte göra något annat.
Men om dessa inte är i rätt datumformat måste du göra en mindre justering. Medan du har rätt värden behöver du bara ändra formatet så att det visas som ett datum i cellen.
Nedan följer stegen för att göra detta:
- Välj kolumnen med datumen
- Klicka på fliken Hem
- I gruppen Nummer klickar du på listrutan Format och väljer sedan datumformat.
Om du behöver göra denna fyllning någon gång då och då rekommenderar jag att du använder denna Go-To special- och formelteknik.
Även om det har några steg, är det enkelt och ger dig resultatet direkt i din datamängd.
Men om du måste göra detta ganska ofta, föreslår jag att du tittar på VBA och Power Query -metoderna som behandlas härnäst
Metod 2 - Fyll ner med en enkel VBA -kod
Du kan använda en riktigt enkel VBA -makrokod för att snabbt fylla i celler i Excel tills det sista tomma värdet.
Du behöver bara lägga till VBA -koden i filen en gång och sedan kan du enkelt återanvända koden flera gånger i samma arbetsbok eller till och med flera arbetsböcker på ditt system.
Nedan finns VBA -koden som går igenom varje cell i markeringen och fyller i alla celler som är tomma:
'Den här VBA -koden skapas av Sumit Bansal från TrumpExcel.com Sub FillDown () För varje cell i urvalet Om cell = "" Sedan cell.FillDown Slut om nästa slutet Sub
Ovanstående kod använder en For -loop för att gå igenom varje cell i valet.
Inom For-slingan har jag använt ett If-Then-villkor som kontrollerar om cellen är tom eller inte.
Om cellen är tom fylls den med värdet från cellen ovan, och om den inte är tom, ignorerar for -slingan helt enkelt cellen och går vidare till nästa.
Nu när du har VBA -koden, låt mig visa dig var du ska lägga den här koden i Excel:
- Välj data där du vill fylla i
- Klicka på fliken Utvecklare
- Klicka på Visual Basic -ikonen (eller så kan du använda tangentbordsgenvägen ALT + F11). Detta öppnar Visual Basic Editor i Excel
- I Visual Basic Editor, till vänster, skulle du ha Project Explorer. Om du inte ser det, klicka på alternativet "Visa" i menyn och klicka sedan på Project Explorer
- Om du har flera Excel -arbetsböcker öppna visar Project Explorer alla arbetsbokens namn. Leta reda på arbetsbokens namn där du har data.
- Högerklicka på något av objekten i arbetsboken, gå till Infoga och klicka sedan på Modul. Detta kommer att infoga en ny modul för den arbetsboken
- Dubbelklicka på "Modulen" som du precis infogade i ovanstående steg. Det öppnar kodfönstret för den modulen
- Kopiera och klistra in VBA-koden i kodfönstret
- Placera markören var som helst i koden och kör sedan makrokoden genom att klicka på den gröna knappen i verktygsfältet eller använda kortkommandot F5
Stegen ovan kör VBA -koden och dina data fylls i.
Om du vill använda den här VBA-koden igen i framtiden måste du spara den här filen som en makroaktiverad Excel-arbetsbok (med ett .XLSM-tillägg)
En annan sak du kan göra är att lägga till det här makrot i verktygsfältet Snabbåtkomst, som alltid är synligt och du har tillgång till detta makro med ett enda klick (i arbetsboken där du har koden i backend).
Så nästa gång du har data där du behöver fylla i allt du behöver göra är att välja och klicka sedan på makroknappen i snabbåtkomstverktygsfältet.
Du kan också lägga till detta makro i Personal Macro Workbook och sedan använda det i valfri arbetsbok på ditt system.
Klicka här för att läsa mer om personliga makroarböcker och hur du lägger till kod i dem.
Metod 3 - Fyll på med Power Query
Power Query har en inbyggd funktionalitet som låter dig fylla i med ett enda klick.
Vi rekommenderar att du använder Power Query när du använder den för att omvandla dina data eller kombinera data från flera kalkylblad eller flera arbetsböcker.
Som en del av ditt befintliga arbetsflöde kan du använda fyllningsalternativet i Power Query för att snabbt fylla de tomma cellerna.
För att använda Power Query rekommenderas att dina data är i ett Excel -tabellformat. Om du inte kan konvertera dina data till en Excel -tabell måste du skapa ett namngivet intervall för data och sedan använda det namngivna intervallet i Power Query.
Nedan har jag den datauppsättning som jag redan har konverterat till en Excel -tabell. Du kan göra det genom att välja datamängden, gå till fliken Infoga och sedan klicka på tabellikonen.
Nedanför stegen för att använda Power Query för att fylla i data till nästa värde:
- Markera valfri cell i datamängden
- Klicka på fliken Data
- Klicka på "Från blad" i gruppen Hämta och omvandla data. Detta öppnar Power Query -redigeraren. Observera att tomma celler visar värdet "null" i Power Query
- I Power Query -redigeraren väljer du de kolumner som du vill fylla i. För att göra detta, håll ned Ctrl -tangenten och klicka sedan på rubriken för de kolumner du vill markera. I vårt exempel skulle det vara datum- och produktkolumnerna.
- Högerklicka på någon av de valda rubrikerna
- Gå till alternativet "Fyll" och klicka sedan på "Ned". Detta skulle fylla i data i alla tomma celler
- Klicka på fliken Arkiv och klicka sedan på "Stäng och ladda". Detta kommer att infoga ett nytt kalkylblad i arbetsboken med den resulterande tabellen
Även om den här metoden kan låta lite överkillande, är en stor fördel med att använda Power Query att du snabbt kan uppdatera den resulterande informationen om dina ursprungliga data ändras.
Om du till exempel lägger till fler poster i originaldata behöver du inte göra allt ovan igen. Du kan helt enkelt högerklicka på den resulterande tabellen och sedan klicka på Uppdatera.
Även om Power Query -metoden fungerar bra, är det bäst att använda den när du redan använder Power Query i ditt arbetsflöde.
Om du bara har en datauppsättning där du vill fylla i de tomma cellerna, skulle det vara bekvämare att använda specialmetoden Gå till eller VBA -metoden (täckt ovan).
Så det här är tre enkla sätt som du kan använda fyll i tomma celler tills nästa värde i Excel.
Jag hoppas att du fann denna handledning användbar.
