✅ Hur man delar upp celler i Excel (separera i flera kolumner)

Innehållsförteckning

Hur man delar celler i Excel

Det kan finnas situationer när du måste dela celler i Excel. Dessa kan vara när du hämtar data från en databas eller kopierar den från internet eller får den från en kollega.

Ett enkelt exempel där du behöver dela celler i Excel är när du har fullständiga namn och du vill dela upp dem i förnamn och efternamn.

Eller så får du adress ’och du vill dela upp adressen så att du kan analysera städerna eller pinkoden separat.

Hur man delar celler i Excel

I den här självstudien lär du dig hur du delar upp celler i Excel med hjälp av följande tekniker:

Använda funktionen Text till kolumn.
Använda Excel -textfunktioner.
Använda Flash Fill (tillgängligt 2013 och 2016).

Låt oss börja!

Dela celler i Excel med text till kolumn

Nedan har jag en lista med namn på några av mina favoritfiktiva karaktärer och jag vill dela upp dessa namn i separata celler .:

Här är stegen för att dela upp dessa namn i för- och efternamn:

Markera cellerna där du har texten som du vill dela (i detta fall A2: A7).
Klicka på fliken Data
Klicka på "Text till kolumner" i gruppen "Dataverktyg".
I guiden Konvertera text till kolumner:
- Steg 1 av 3 i guiden Text till kolumner: Se till att Avgränsad är markerad (det är standardvalet). Detta gör att du kan skilja förnamnet och efternamnet baserat på en angiven separator (mellanslagstangenten i detta fall).
- Klicka på Nästa.
- Steg 2 av 3 Guiden Text till kolumner: Välj Mellanslag som avgränsare och avmarkera allt annat. Du kan se hur ditt resultat skulle se ut i avsnittet Förhandsgranskning av data i dialogrutan.
- Klicka på Nästa.
- Steg 3 av 3 Guiden Text till kolumner: I det här steget kan du ange dataformat och var du vill ha resultatet. Jag kommer att behålla dataformatet som Allmänt eftersom jag har textdata att dela. Standardmålet är A2 och om du fortsätter med detta kommer det att ersätta den ursprungliga datamängden. Om du vill behålla originaldata intakt väljer du en annan cell som destination. I det här fallet väljs B2.
- Klicka på Slutför.

Detta delar omedelbart cellens text i två olika kolumner.

Notera:

Text till kolumn -funktionen delar upp innehållet i cellerna baserat på avgränsaren. Även om detta fungerar bra om du vill skilja förnamnet och efternamnet, kommer det att dela upp det i tre delar för för-, mellan- och efternamn.
Resultatet du får från att använda funktionen Text till kolumn är statisk. Detta betyder att om det finns några ändringar i originaldata måste du upprepa processen för att få uppdaterade resultat.

Dela celler i Excel med hjälp av textfunktioner

Excel -textfunktioner är fantastiska när du vill skära och tärna textsträngar.

Medan funktionen Text till kolumn ger ett statiskt resultat, är resultatet som du får från att använda funktioner dynamiskt och uppdateras automatiskt när du ändrar originaldata.

Dela namn som har för- och efternamn

Antag att du har samma data som visas nedan:

Extrahera förnamnet

För att få förnamnet från den här listan, använd följande formel:

= VÄNSTER (A2, SÖK ("", A2) -1)

Denna formel skulle upptäcka det första mellanslagstecknet och sedan returnera all text före det mellanslagstecknet:

Denna formel använder SEARCH -funktionen för att få platsen för mellanslagstecknet. När det gäller Bruce Wayne är rymdkaraktären på sjätte plats. Det extraherar sedan alla tecken till vänster om det med hjälp av VÄNSTER -funktionen.

Extrahera efternamnet

På samma sätt, för att få efternamnet, använd följande formel:

= HÖGER (A2, LEN (A2) -SÖK ("", A2))

Denna formel använder sökfunktionen för att hitta platsen för mellanslagstangenten med funktionen SÖK. Det subtraherar sedan det numret från den totala längden på namnet (som ges av LEN -funktionen). Detta anger antalet tecken i efternamnet.

Detta efternamn extraheras sedan med HÖGER -funktionen.

Notera: Dessa funktioner kanske inte fungerar bra om du har ledande, bakre eller dubbla mellanslag i namnen. Klicka här för att lära dig hur du tar bort ledande/bakre/dubbla mellanslag i Excel.

Dela namn som har ett förnamn, mellannamn och efternamn

Det kan finnas fall där du får en kombination av namn där vissa namn också har ett mellannamn.

Formeln i sådana fall är lite komplex.

Extrahera förnamnet

För att få förnamnet:

= VÄNSTER (A2, SÖK ("", A2) -1)

Detta är samma formel som vi använde när det inte fanns något mellannamn. Det letar helt enkelt efter det första mellantecknet och returnerar alla tecken före mellanslag.

Extrahera mellannamnet

För att få mellannamnet:

= FEL (MIDT (A2, SÖK ("", A2)+1, SÖK ("", A2, SÖK ("", A2) +1) -SÖK ("", A2)), "")

MID -funktionen startar från det första mellanslagstecknet och extraherar mellannamnet med hjälp av skillnaden i positionen för det första och det andra mellanslagstecknet.

Om det inte finns något mellannamn returnerar MID -funktionen ett fel. För att undvika felet är det inslaget i IFERROR -funktionen.

Extrahera efternamnet

För att få efternamnet, använd följande formel:

= OM (LEN (A2) -LEN (ERSÄTTNING (A2, "", "")) = 1, HÖGER (A2, LEN (A2) -SÖK ("", A2)), HÖGER (A2, LEN (A2) -SÖK ("", A2, SÖK ("", A2) +1)))

Denna formel kontrollerar om det finns ett mellannamn eller inte (genom att räkna antalet blanksteg). Om det bara finns ett mellanslagstecken, returnerar det helt enkelt all text till höger om mellanslagstecknet.

Men om det finns 2, upptäcker det det andra mellanslagstecknet och returnerar antalet tecken efter det andra mellanslaget.

Obs: Den här formeln fungerar bra när du har namn som antingen bara har ett näve- och efternamn eller för-, mellan- och efternamn. Men om du har en blandning där du har suffix eller hälsningar måste du ändra formlerna ytterligare.

Dela celler i Excel med Flash Fill

Flash Fill är en ny funktion som introducerades i Excel 2013.

Det kan vara riktigt praktiskt när du har ett mönster och du snabbt vill extrahera en del av det.

Låt oss till exempel ta för- och efternamnsdata:

Flash fill fungerar genom att identifiera mönster och replikera det för alla andra celler.

Så här kan du extrahera förnamnet från listan med Flash Fill:

I cell B2 anger du förnamnet för Bruce Wayne (dvs. Bruce).
Med den markerade cellen kommer du att märka en liten fyrkant i den högra änden av cellvalet. Dubbelklicka på den. Detta fyller samma namn i alla celler.
När cellerna är fyllda ser du längst ned till höger ikonen Autofyllningsalternativ. Klicka på det.
Välj Flash Fill från listan.
Så snart du väljer Flash Fill kommer du att märka att alla celler uppdaterar sig själva och nu visar förnamnet för varje namn.

Hur fungerar Flash Fill?

Flash Fill söker efter mönstren i datamängden och replikerar mönstret.

Flash Fill är en förvånansvärt smart funktion och fungerar som förväntat i de flesta fall. Men det misslyckas också i vissa fall.

Till exempel, om jag har en lista med namn som har en kombination av namn med några som har ett mellannamn och andra inte.

Om jag extraherar mellannamnet i ett sådant fall kommer Flash Fill felaktigt att returnera efternamnet om det inte finns något förnamn.

För att vara ärlig är det fortfarande en bra approximation av trenden. Det är dock inte vad jag ville.

Men det är fortfarande ett tillräckligt bra verktyg för att förvara i din arsenal och använda när det behövs.

Här är ett annat exempel där Flash Fill fungerar strålande.

Jag har en uppsättning adresser som jag snabbt vill extrahera staden från.

För att snabbt få staden, ange stadsnamnet för den första adressen (ange London i cell B2 i det här exemplet) och använd autofyllningen för att fylla alla celler. Använd nu Flash Fill och ger dig direkt namnet på staden från varje adress.

På samma sätt kan du dela upp adressen och extrahera vilken del av adressen som helst.

Observera att detta skulle behöva adressen för att vara en homogen datauppsättning med samma avgränsare (komma i detta fall).

Om du försöker använda Flash Fill när det inte finns något mönster kommer det att visa dig ett fel enligt nedan: