När du arbetar med data i Excel finns det en praktisk funktion som låter dig frysa översta raden och rubrikkolumnerna (eller till och med låsa flera översta rader eller vänstra kolumner).
Så när du rullar ner är rubrikerna alltid synliga.
Men så är det inte när du skriver ut dina rapporter.
Som standard skulle en utskriven rapport bara ha rubrikraden högst upp på den första utskrivna sidan och sedan vila alla andra sidor inte ha den.
Detta kan göra att gå igenom rapporterna till en mardröm. Tänk dig att vara på den tredje sidan och inte veta vad en datapunkt representerar (och fram och tillbaka för att kontrollera rubrikerna kan vara galen).
Lösningen - låt rubrikerna upprepa på varje utskriven sida i rapporten.
I den här självstudien visar jag dig hur man skriver ut den översta raden på varje sida i Excel. Du kan också konfigurera det så att flera översta rader eller vänstra kolumner upprepas på varje sida.
Låt oss se hur du gör detta!
Så här skriver du ut den översta raden på varje sida i Excel
Anta att du har en dataset som visas nedan.
Om du skriver ut dessa data tar det flera sidor, men rubriken visas bara på den första sidan.
Nedan följer stegen för att se till att rubrikraden upprepas på varje sida som skrivs ut:
- Klicka på fliken "Sidlayout"
- I gruppen "Sidinställningar" klickar du på dialogrutans startprogram (den lilla lutade pilen som visas nedan)
- Klicka på fliken "Ark" i dialogrutan "Sidinställning"
- Klicka på fältet bredvid alternativet "Rader att upprepa högst upp"
- Välj den översta raden (du kommer att märka att $ 1: $ 1 automatiskt infogas i fältet "Rader som ska upprepas högst upp".
- Klicka på OK.
När du nu skriver ut dessa data kommer du att märka att den översta radrubriken upprepas på varje sida som skrivs ut.
Du kan kontrollera detta genom att klicka på fliken "Arkiv" och sedan klicka på alternativet "Skriv ut". Detta öppnar fönstret Förhandsgranska utskrift.
Klicka på pilikonerna längst ned i fönstret Förhandsgranska utskrift, så ska du se rubrikerna upprepas på var och en av sidorna.
Precis som vi har konfigurerat inställningarna för att skriva ut den översta raden på varje sida, kan du också ställa in den för att skriva ut flera rubrikrader på varje sida.
För att göra detta, i steg 5 i ovanstående steg, i stället för att välja den översta raden, markera flera översta rader som du vill upprepa på varje utskriven sida.
Observera att du måste välja sammanhängande rader (dvs du kan ställa in rad 1, 2 och 3 för att skrivas ut på varje sida, men du kan inte ställa in rad 1 och 3 som ska upprepas på varje utskriven sida)
Du kan också ställa in kolumnen längst till vänster (eller flera kolumner till vänster) som ska upprepas på varje sida när den skrivs ut. Processen är exakt densamma, där du i steg 5 istället för att välja raden kan välja den kolumn som du vill upprepa.
Och naturligtvis kan du också ställa in den övre raden och den övre kolumnen för att upprepas på varje utskriven sida.
Skriv ut raderna på varje sida med NameBox -tricket
Låt mig nu också dela ett fantastiskt Excel -trick som inte många vet om.
Fördelen med att använda ovanstående metod (där vi använder dialogrutan Utskriftsformat) är att den ger dig mycket fler alternativ när du skriver ut dina rapporter.
Men om allt du vill göra är att se till att kolumnen uppifrån eller längst till vänster upprepas på varje utskriven sida, är detta NameBox -trick mycket snabbare.
Anta att du har en dataset som visas nedan.
Nedan följer stegen för att se till att rubrikerna skrivs ut på varje sida
- Välj rubrikraden
- Klicka på "NameBox" -fältet
- Ange texten manuellt Print_Titles
- Tryck på enter -tangenten
Det är allt! När du skriver ut datauppsättningen skulle den första raden upprepas på varje sida.
Om du vill upprepa flera rubrikrader eller kolumner, välj dem först och namnge dessa som Print_Titles
Varför fungerar detta?
När du använder dialogrutan Utskriftsformat för att ställa in de rader och kolumner som ska upprepas, skapar Excel automatiskt ett namngivet område med namnet Print_Titles.
Så, i stället för att gå dialogrutan Sidinställningar, om du skapar samma namngivna område själv, skulle det också fungera.
Hur upprepar jag rubrikrader på varje sida förutom de sista sidorna?
Tyvärr finns det inget inbyggt sätt att se till att rubrikerna skriver ut på varje sida utom den sista sidan (eller de sista sidorna).
En lösning kan vara att ha sidorna där du inte vill att rubrikerna ska upprepa, så var i ett separat kalkylblad.
Men det här kanske inte är perfekt för alla.
Nedan finns VBA -makrokoden som gör detta.
Sub RepeatHeadersPrintExceptLastPage () Dim TotalPages As Long TotalPages = Application.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT (50)") Med ActiveSheet.PageSetup .PrintTitleRows = "$ 1: $ 1" ActiveSheet.PrintOut From: = 1, To: PrintTitleRows = "" ActiveSheet.PrintOut From: = TotalPages, To: = TotalPages End With End Sub
Ovanstående kod använder Application.ExecuteExcel4Macro (“GET.DOCUMENT (50)”) för att få det totala antalet sidor i datauppsättningen som kommer att skrivas ut.
Den skriver sedan ut alla sidor (förutom den sista), och under denna tid är PrintTitleRows inställd på $ 1: $ 1. Så den första raden kommer att skrivas ut som en rubrik på alla sidor utom den sista.
Sedan skrivs den sista sidan ut där egenskapen PrintTitleRows är noll, så inga rubrikrader skrivs ut på den sista sidan.
Detta är en klumpig lösning, men om allt du vill göra är att skriva ut all data i kalkylbladet så att rubriken upprepas på varje sida utom den sista sidan, skulle detta fungera.
Du kanske måste ändra koden lite om du vill att fler rubriker ska upprepa eller också vill att kolumnrubrikerna ska skrivas ut på varje sida.
Jag hoppas att du tyckte att denna handledning var användbar!
