Så här infogar du sidbrytningar i Excel (& Ta bort, ta bort sidbrytningar)

När du skriver ut ditt arbete i Excel skulle det hjälpa om det finns ett system för att avgöra hur mycket innehåll som går på en sida och vad som sedan ska skrivas ut på nästa sida, och så vidare.

Som standard gör Excel detta genom att infoga sidbrytningar med jämna mellanrum i kalkylbladet under utskriften.

Detta görs baserat på pappersstorlek, marginaler och skalalternativ.

Men om du behöver mer kontroll och vill bestämma hur mycket innehåll som ska skrivas ut på sidan 1 och var det ska brytas och gå till nästa sida, kan du manuellt infoga en sidbrytning mellan sidorna.

På så sätt vet Excel att så snart en sidbrytning kommer måste den sluta skriva ut på den aktuella sidan och skriva ut resten på nästa sida.

I den här självstudien kommer jag att visa dig hur man manuellt infoga sidbrytningar i Excel (och hur man tar bort sidbrytningar också)

Infoga sidbrytningar manuellt i Excel (horisontellt/vertikalt)

Antag att jag har en datauppsättning som visas nedan där jag har försäljningsnummer för olika personer som arbetar för olika regioner.

I denna data vill jag skriva ut alla poster för USA på den första fasen och sedan alla återstående poster på den andra sidan.

Om jag fortsätter och skriver ut data från och med nu, skulle allt skrivas ut på en enda sida eftersom data inte är tillräckligt stora för att kunna delas upp i flera sidor.

Så för att göra detta måste jag manuellt infoga en sidbrytning efter data för USA.

Nedan följer stegen för att göra detta:

1. Välj raden ovanför som du vill infoga sidbrytningen. i vårt exempel skulle det vara rad 11
2. Klicka på fliken "Sidlayout"
3. Klicka på alternativet "Avbrott" i gruppen "Sidinställningar"
4. Klicka på alternativet "Infoga sidbrytning"

Stegen ovan skulle infoga sidbrytningen precis ovanför den valda raden.

Excel visar också sidpausernas positioner genom att lägga till en ljusgrå prickad linje mellan de två sidorna.

Du kanske inte kan se den här raden om du redan har rutnätet synliga, men om du döljer rutnätet skulle du kunna se detta enligt nedan.

På samma sätt som jag har infogat en horisontell sidbrytning i Excel kan du också infoga en vertikal sidbrytning.

Välj helt enkelt den kolumn B som du vill att sidbrytningen ska läggas till och gå till fliken "Sidlayout" och klicka på alternativet "Infoga sidbrytning"

Observera att du kan infoga så många sidbrytningar du vill.

Om du till exempel vill skriva ut data för varje region på en annan sida kan du infoga flera horisontella sidbrytningar genom att välja raden precis nedan där data för regionen slutar och infoga en sidbrytning där.

Obs! Om du vill infoga både horisontella och vertikala sidbrytningar på en specifik plats kan du göra det genom att markera cellen och upprepa samma process ovan för att infoga sidbrytningen. Om du gör detta infogas en horisontell sidbrytning precis ovanför cellen och en vertikal sidbrytning till vänster om cellen.

Kortkommando för att infoga sidbrytning

ALT + P + B + I

Kontrollera infogning av sidbrytning från förhandsgranskningen av sidbrytning

När du har infogat sidbrytningarna i Excel kan du snabbt kontrollera vad som skulle skrivas ut på varje sida genom att gå till förhandsgranskningsläget för sidbrytning.

Nedan följer stegen för att göra detta:

1. Klicka på fliken Visa
2. I gruppen Workbook Views klickar du på alternativet Preview Page Break

Stegen ovan skulle ändra vyn på ditt kalkylblad och du kommer att kunna se hur mycket innehåll som ska skrivas ut på varje sida.

Varje sidbrytning visas som en tjock blå linje och sidorna är numrerade vilket gör det enkelt att förstå vilket innehåll som skulle gå på vilken utskriven sida.

För att gå tillbaka till den vanliga kalkylbladsvyn, klicka på alternativet Normal på fliken Visa.

Obs! Du kan också växla mellan normalvy och förhandsgranskning av sidbrytning genom att klicka på ikonerna i statusfältet.

Ta bort sidbrytningarna

Precis som du kan lägga till en sidbrytning i Excel, kan du också enkelt ta bort en sidbrytning.

Antag i vårt exempel att jag vill ta bort sidbrytningen som jag infogade efter data för USA -regionen.

Nedanför andra steg för att göra detta:

1. Välj raden ovanför vilken du har sidbrytningen. Det skulle vara rad #11 i vårt exempel
2. Klicka på fliken "Sidlayout"
3. Klicka på alternativet "Avbrott" i gruppen "Sidinställningar"
4. Klicka på "Ta bort sidbrytning"

Stegen ovan skulle ta bort sidbrytningen ovanför den valda raden.

Om du har infogat flera berömsavbrott som du vill ta bort måste du upprepa denna process en efter en.

Obs! Du kan inte ta bort flera sidbrytningar på en gång genom att välja flera rader eller kolumner. om du försöker göra det skulle Excel bara överväga den senast valda raden och ta bort sidbrytningen ovanför den.

Kortkommando för att ta bort sidbrytningen

ALT + P + B + R

Återställ alla sidbrytningar

Om du vill ta bort alla sidbrytningar som du manuellt infogar och återställa dem till standardfunktionerna finns det också ett alternativ för det.

Nedan följer stegen för att återställa en sidbrytning i Excel:

1. Klicka på fliken "Sidlayout"
2. Klicka på alternativet "Avbrott" i gruppen "Sidinställningar"
3. Klicka på "Återställ alla sidbrytningar"

Var ovanstående steg skulle ta bort alla manuellt infogade sidbrytningar och placera sidbrytningarna baserat på sidstorlek, marginal och skala (som det gör som standard)

Kortkommando för att ta bort sidbrytningen

ALT + P + B + A

Flytta sidbrytningen manuellt

När du har infogat sidbrytningarna i kalkylbladet kan du göra mindre justeringar genom att dra de horisontella eller vertikala sidbrytningslinjerna.

För att detta ska fungera måste du vara i förhandsgranskningsläget för sidbrytning.

Nedan följer stegen som du kan använda för att flytta sidbrytningen genom att dra den:

1. Klicka på fliken Visa
2. I gruppen arbetsbokvyer klickar du på alternativet Förhandsgranska sidbrytning. Detta ändrar kalkylbladets vy och du kommer att kunna se alla sidbrytningar som tjocka blå linjer
3. För muspekaren över sidbrytningsraden som du vill justera. Du kommer att märka att markören ändras till en dubbelsidig pilikon
4. Håll musens vänstra tangent och dra den blå linjen vart du vill att den ska placeras och lämna sedan nyckeln
5. Klicka på alternativet Normal på fliken Visa för att komma tillbaka till den vanliga kalkylbladsvyn

Dölj eller visa sidbrytning streckad linje

Stora pauser är ganska användbara om du skriver ut dina data, men en sak som verkligen stör mig är den gråa linjen som finns kvar i kalkylbladet efter att du har använt sidbrytningarna.

Vissa människor tycker att det är användbart eftersom det berättar för dem var sidan skulle gå sönder när den skrivs ut, jag å andra sidan tycker att det är irriterande.

Och när du väl har använt sidbrytningarna försvinner inte den grå linjen förrän du har sparat din arbetsbok och startat om den igen.

Så om du är som jag kanske du vill dölja sidbrytningsraden för alltid.

Nedan följer stegen för att dölja sidbrytningsraden i Excel:

• Klicka på fliken Arkiv
• Klicka på Alternativ
• Klicka på alternativet 'Avancerat' i den vänstra rutan i dialogrutan Excel -alternativ som öppnas
• Rulla ner till "Visa alternativ för det här kalkylbladet"
• Avmarkera alternativet "Visa sidbrytningar"

Du kan aktivera den här inställningen för att ta bort den grå raden för sidbrytning på specifika kalkylblad eller hela arbetsboken, men du kan inte tillämpa den här inställningen på alla Excel -arbetsböcker.

Om du vill göra detta för en annan arbetsbok som du öppnar måste du följa samma steg igen.

Lägg till sidbrytning efter varje delsumma

Om du lägger till delsumma i din datamängd finns det ett alternativ som låter dig automatiskt lägga till sidbrytningar när datakategorin ändras.

Nedan har jag den här datamängden där jag har regionerna sorterade i fallande ordning (med delsumma tillämpat).

För en sådan datauppsättning skulle det vara vettigt att lägga till en delsumma som visar målförsäljningen och den faktiska försäljningen för varje region, och delsumman skulle läggas till när regionen ändras (dvs delsumma för USA under de amerikanska regionerna i totalt för Mellanöstern under Mellanösternregionen).

Och när dessa data skrivs ut kan det hjälpa att skriva ut alla regioner i separata kalkylblad (vilket kan göras genom att lägga till sidbrytningar när regionen ändras).

Under andra steg för att lägga till delsumman och lägga till sidbrytning när regionen ändras:

1. Markera valfri cell i datamängden
2. Gå till fliken Data
3. Klicka på alternativet Delsumma (jag använder Microsoft 365 och det finns i konturalternativen)
4. I dialogrutan Delsumma som öppnas, klicka på rullgardinsmenyn "Vid varje ändring i" och välj Region
5. Kontrollera försäljningsmål och faktisk försäljning i alternativen "Lägg till summan till"
6. Markera alternativet "Sidbrytning mellan sidor"
7. Klicka på Ok

Stegen ovan skulle lägga till delsumman till data enligt nedan, och samtidigt lägga till en sidbrytning när regionen ändras.

Detta kan vara användbart när du vill skriva ut data för varje land i ett separat blad.

Du kan se var sidbrytningarna läggs till genom att klicka på fliken Visa och sedan klicka på alternativet Förhandsgranska sidbrytning

Så här kan du enkelt infoga en sidbrytning i Excel. Jag täckte också hur du kan ta bort några av sidbrytningarna, ta bort dem helt. eller återställ den till standardinställningen.

Jag hoppas att du fann denna handledning användbar.