Som en del av mitt heltidsjobb för några år sedan var en av de saker jag måste hantera att kombinera data från olika arbetsböcker som delas av andra människor.
Och en av de vanliga uppgifterna var att kombinera data på ett sådant sätt att det inte fanns några dubbletter.
Exempelvis nedan finns en dataset som flera poster för samma region.
Och det slutliga resultatet måste vara en konsoliderad dataset där varje land bara rapporteras en gång.
I den här självstudien visar jag dig hur du kombinerar dubblerade rader och summerar värdena för att skapa en enda konsoliderad datamängd.
Kombinera och summera data med alternativet Konsolidera
Om allt du behöver göra är att konsolidera data och lägga till alla värden för de upprepade posterna är det bäst att använda konsolideringsfunktionen i Excel.
Den andra metoden är att använda en pivottabell och sammanfatta data (som behandlas nedan i denna handledning).
Anta att du har en datamängd som visas nedan där landets namn upprepas flera gånger.
Även om dessa är unika poster eftersom försäljningsvärdet är annorlunda, kan du i rapporteringssyfte ta bort flera instanser av samma land och visa försäljningsvärdet som en konsoliderad summa.
Nedan följer stegen för att göra detta:
- Kopiera rubrikerna för originaldata och klistra in den där du vill ha de konsoliderade uppgifterna
- Markera cellen under rubriken längst till vänster
- Klicka på fliken Data
- Klicka på ikonen Konsolidera i gruppen Dataverktyg
- I dialogrutan Konsolidera väljer du Summa från funktionsmenyn (om den inte redan är vald som standard)
- Klicka på ikonen för val av intervall i referensfältet.
- Välj intervall A2: B9 (data exklusive rubriker)
- Markera kryssrutan Vänster kolumn
- Klicka på Ok
Stegen ovan skulle konsolidera data genom att ta bort dubblettposterna och lägga till värdena för varje land.
I slutresultatet får du en unik lista över länder tillsammans med försäljningsvärdet från den ursprungliga datamängden.
Jag valde att få summan av värdena från varje post. Du kan också välja andra alternativ som Count eller Average eller Max/Min.
I det här exemplet har jag visat dig hur du konsoliderar data i en enda datamängd i ett kalkylblad. Du kan också använda den här funktionen för att konsolidera data från flera kalkylblad i samma arbetsbok och till och med flera olika arbetsböcker.
Kombinera och summera data med hjälp av pivottabeller
A Pivot Table är den schweiziska armékniven för att skära och tärna data i Excel.
Det kan enkelt ge dig en sammanfattning som är en kombinerad datamängd utan dubbletter och värdena som är summan av alla liknande poster och göra mycket mer.
Nackdelen med denna metod jämfört med den föregående är att den här tar fler klick och några sekunder till jämfört med den föregående.
Anta att du har en datauppsättning som visas nedan där landets namn upprepas flera gånger och du vill konsolidera dessa data.
Nedan följer stegen för att skapa en pivottabell:
- Välj vilken cell som helst i datauppsättningen
- Klicka på fliken Infoga
- Klicka på alternativet Pivottabell i gruppen Tabeller
- Kontrollera att tabellen/intervallet är korrekt i dialogrutan Skapa pivottabell
- Klicka på det befintliga kalkylbladet
- Välj den plats där du vill att den resulterande pivottabellen ska infogas.
- Klicka på OK
Stegen ovan skulle infoga en pivottabell i den valda målcellen.
Nu kan vi göra alla möjliga saker med en pivottabell - inklusive att konsolidera vår datamängd och ta bort dubbletterna.
Nedan följer stegen för att göra detta:
- Klicka var som helst i pivottabellområdet så öppnas pivottabellrutan till höger
- Dra fältet Lägg till land i radområdet
- Dra och sätt in försäljningsfältet i området Värden
Stegen ovan sammanfattar data och ger dig försäljningssumman för alla länder.
Om detta är allt du vill ha och du inte behöver någon pivottabell kan du kopiera data och klistra in dem som värden någon annanstans och ta bort pivottabellen.
Detta hjälper dig också att minska storleken på din Excel -arbetsbok.
Så det här är två snabba och enkla metoder som du kan använda för att konsolidera data där den skulle kombinera dubbletteraderna och summera alla värden i dessa poster.
Jag hoppas att du tyckte att denna handledning var användbar!
