Så här filtrerar du data i en pivottabell i Excel

Det finns olika sätt att filtrera data i en pivottabell i Excel.

När du går igenom den här självstudien ser du att det finns olika datafilteralternativ tillgängliga baserat på datatypen.

Typer av filter i ett pivottabell

Här är en demo av de typer av filter som finns i ett pivottabell.

Låt oss titta på dessa filter en efter en:

• Rapportfilter: Med det här filtret kan du gå in i en delmängd av den övergripande datamängden. Om du till exempel har detaljhandelsdata kan du analysera data för varje region genom att välja en eller flera än regioner (ja, det tillåter också flera val). Du skapar det här filtret genom att dra och släppa fältet Pivottabell i området Filter.
• Rad-/kolumnetikettfilter: Med dessa filter kan du filtrera relevant data baserat på fältobjekten (t.ex. filterspecifikt objekt eller objekt som innehåller en specifik text) eller värdena (t.ex. filtrera de 10 bästa artiklarna efter värde eller objekt med ett värde större än/mindre än en specificerat värde).
  • Sökruta: Du kan komma åt det här filtret inom rad-/kolumnetikettfiltret och det här låter dig snabbt filtrera utifrån den text du anger. Om du till exempel bara vill ha data för Costco, skriver du bara Costco här så filtrerar det för dig.
  • Kryssrutor: Dessa låter dig välja specifika objekt från en lista. Om du till exempel vill handplocka återförsäljare att analysera kan du göra det här. Alternativt kan du också selektivt utesluta vissa återförsäljare genom att avmarkera det.

Observera att det finns ytterligare två filtreringsverktyg tillgängliga för en användare: Slicers och tidslinjer (som inte omfattas av denna handledning).

Låt oss se några praktiska exempel på hur du använder dessa för att filtrera data i en pivottabell.

Exempel på användning av filter i pivottabellen

Följande exempel behandlas i detta avsnitt:

• Filtrera de 10 bästa artiklarna efter värde/procent/summa.
• Filtrera objekt baserat på värde.
• Filtrera med etikettfilter.
• Filtrera med hjälp av sökrutan.

Filtrera de 10 bästa artiklarna i ett pivottabell

Du kan använda topp 10 -filteralternativet i ett pivottabell för att:

• Filtrera topp/botten objekt efter värde.
• Filtrera topp/botten objekt som utgör en specificerad procentandel av värdena.
• Filtrera topp/botten Artiklar som utgör ett specificerat värde.

Anta att du har ett pivottabell enligt nedan:

Låt oss se hur du använder topp 10 -filtret med denna datamängd.

Filtrera topp/botten objekt efter värde

Du kan använda Top 10 -filtret för att få en lista över de 10 bästa återförsäljarna baserat på försäljningsvärdet.

Här är stegen för att göra detta:

• Gå till Radetikettfilter -> Värdefilter -> Topp 10.
• I dialogrutan Topp 10 filter finns det fyra alternativ som du behöver ange:
  • Topp/botten: I det här fallet, eftersom vi letar efter topp 10 -återförsäljare, välj Topp.
  • Antalet objekt du vill filtrera. I det här fallet, eftersom vi vill få topp 10 -artiklar, skulle detta vara 10.
  • Det tredje fältet är en rullgardinsmeny med tre alternativ: Artiklar, Procent och Summa. I det här fallet, eftersom vi vill ha de 10 bästa återförsäljarna, väljer du artiklar.
  • I det sista fältet listas alla olika värden som anges i värdeområdet. I det här fallet, eftersom vi bara har summan av försäljningen, visar det bara "Summa försäljning".

Detta ger dig en filtrerad lista med 10 återförsäljare baserat på deras försäljningsvärde.

Du kan använda samma process för att få de 10 nedersta (eller något annat nummer) objekt efter värde.

Filtrera topp/botten objekt som utgör en specificerad procentandel av värdet

Du kan använda topp 10 -filtret för att få en lista över topp 10 procent (eller något annat antal, säg 20 procent, 50 procent, etc.) av objekt efter värde.

Låt oss säga att du vill få en lista över återförsäljare som utgör 25% av den totala försäljningen.

Här är stegen för att göra detta:

• Gå till Radetikettfilter -> Värdefilter -> Topp 10.
• I dialogrutan Topp 10 filter finns det fyra alternativ som du behöver ange:
  • Topp/botten: I det här fallet, eftersom vi letar efter topphandlare som gör 25% av den totala försäljningen, välj Topp.
  • I det andra fältet måste du ange den procentandel av försäljningen som de bästa återförsäljarna ska stå för. I det här fallet, eftersom vi vill få de bästa återförsäljarna som gör 25% av försäljningen, skulle detta vara 25.
  • I det tredje fältet väljer du Procent.
  • I det sista fältet listas alla olika värden som anges i värdeområdet. I det här fallet, eftersom vi bara har summan av försäljningen, visar det bara "Summa försäljning".

Detta ger dig en filtrerad lista över återförsäljare som utgör 25% av den totala försäljningen.

Du kan använda samma process för att få de återförsäljare som utgör de lägsta 25% (eller någon annan procentandel) av den totala försäljningen.

Filtrera topp/botten objekt som utgör ett specificerat värde

Låt oss säga att du vill ta reda på de bästa återförsäljarna som står för 20 miljoner i försäljning.

Du kan göra detta med hjälp av Top 10 -filtret i pivottabellen.

Att göra detta:

• Gå till Radetikettfilter -> Värdefilter -> Topp 10.
• I dialogrutan Topp 10 filter finns det fyra alternativ som du behöver ange:
  • Topp/botten: I det här fallet, eftersom vi letar efter topphandlare som gör 20 miljoner i total försäljning, välj Topp.
  • I det andra fältet måste du ange ett värde som de bästa återförsäljarna ska stå för. I det här fallet, eftersom vi vill få de bästa återförsäljarna som gör 20 miljoner i försäljning, skulle detta vara 20000000.
  • I det tredje fältet väljer du Summa.
  • I det sista fältet listas alla olika värden som anges i värdeområdet. I det här fallet, eftersom vi bara har summan av försäljningen, visar det bara "Summa försäljning".

Detta ger dig en filtrerad lista över bästa återförsäljare som utgör 20 miljoner av den totala försäljningen.

Filtrera objekt baserat på värde

Du kan filtrera objekt baserat på värdena i kolumnerna i värdeområdet.

Anta att du har skapat en pivottabell med detaljhandelsdata enligt nedan:

Du kan filtrera den här listan baserat på försäljningsvärdet. Anta till exempel att du vill få en lista över alla återförsäljare som har försäljning mer än 3 miljoner.

Här är stegen för att göra detta:

• Gå till Radetikettfilter -> Värdefilter -> Större än.
• I dialogrutan Värdefilter:
  • Välj de värden som du vill använda för filtrering. I det här fallet är det summan av försäljning (om du har fler objekt i värdeområdet visar rullgardinsmenyn allt).
  • Välj villkor. Eftersom vi vill få all återförsäljare med försäljning mer än 3 miljoner, välj "är större än".
  • Ange 3000000 i det sista fältet.
• Klicka på OK.

Detta skulle omedelbart filtrera listan och bara visa de återförsäljare som har försäljning mer än 3 miljoner.

På samma sätt finns det många andra villkor som du kan använda, till exempel lika med, inte lika med, mindre än mellan, etc.

Filtrera data med etikettfilter

Etikettfilter är praktiskt när du har en stor lista och du vill filtrera specifika objekt baserat på dess namn/text.

Till exempel i listan över återförsäljare kan jag snabbt filtrera alla dollarbutiker genom att använda villkoret "dollar" i namnet.

Här är stegen för att göra detta:

• Gå till Radetikettfilter -> Etikettfilter -> Innehåller.
• I etikettfilterdialogrutan:
  • "Innehåller" är valt som standard (eftersom vi valde innehåller i föregående steg). Du kan ändra detta här om du vill.
  • Ange textsträngen som du vill filtrera listan för. I det här fallet är det "dollar".
• Klicka på OK.

Du kan också använda jokertecken tillsammans med texten.

Observera att dessa filter inte är additiva. Så om du söker efter termen "Dollar", kommer den att ge dig en lista över alla butiker som har ordet "dollar" i den, men om du sedan igen använder det här filtret för att få en lista med en annan term, filtreras den baserat på den nya termen.

På samma sätt kan du använda andra etikettfilter som börjar med, slutar med innehåller inte, etc.

Filtrera data med hjälp av sökrutan

Att filtrera en lista med sökrutan liknar mycket alternativet innehåller i etikettfiltret.

Om du till exempel måste filtrera alla återförsäljare som har namnet "dollar" i det, skriver du bara dollar i sökrutan och det filtrerar resultaten.

Här är stegen:

• Klicka på rullgardinsmenyn Etikettfilter och klicka sedan på sökrutan för att placera markören i den.
• Ange söktermen, som är "dollar" i det här fallet. Du kommer att märka att listan filtreras i sökrutan nedan och du kan avmarkera alla återförsäljare som du vill utesluta.
• Klicka på OK.

Detta skulle omedelbart filtrera alla återförsäljare som innehåller termen "dollar".

Du kan använda jokertecken i sökrutan. Om du till exempel vill få namnet på alla återförsäljare som börjar med alfabetet T, använd söksträngen som T* (T följt av en asterisk). Eftersom asterisk representerar valfritt antal tecken betyder det att namnet kan innehålla valfritt antal tecken efter T.

På samma sätt, om du vill få listan över alla återförsäljare som slutar med alfabetet T, använder du sökordet som *T (asterisk följt av T).

Det finns några viktiga saker att veta om sökfältet:

• Om du filtrerar en gång med ett kriterium och sedan filtrerar igen med ett annat, kasseras det första kriteriet och du får en lista över de andra kriterierna. Filtreringen är inte additiv.
• En fördel med att använda sökrutan är att du manuellt kan avmarkera några av resultaten. Om du till exempel har en enorm lista över finansiella företag och du bara vill filtrera banker, kan du söka efter termen "bank". Men om vissa företag kryper in som inte är banker, kan du helt enkelt avmarkera det och hålla det utanför.
• Du kan inte utesluta specifika resultat. Om du till exempel vill utesluta endast de återförsäljare som innehåller dollar i det finns det inget sätt att göra detta med hjälp av sökrutan. Detta kan dock göras med etikettfiltret med villkoret "innehåller inte".

Du kanske också gillar följande pivottabellguider:

• Skapa en pivottabell i Excel - En steg -för -steg -handledning.
• Förbereda källdata för pivottabell.
• Gruppnummer i pivottabell i Excel.
• Gruppdatum i pivottabeller i Excel.
• Uppdatera pivottabellen i Excel.
• Ta bort en pivottabell i Excel.
• Hur man lägger till och använder ett Excel -pivottabellberäknat fält.
• Tillämpa villkorlig formatering i en pivottabell i Excel.
• Pivotcache i Excel - vad är det och hur använder jag det bäst?
• Ersätt tomma celler med nollor i Excel -pivottabeller.
• Räkna distinkta värden i pivottabellen