Titta på video - Visa negativa siffror i rött (och inom parentes)
Om du arbetar med många siffror i Excel är det bra att markera negativa tal med rött. Detta gör det lättare att läsa data.
Det finns olika tekniker du kan använda för att markera negativa tal i rött i Excel:
- Använda villkorlig formatering
- Använda inbyggd nummerformatering
- Använda anpassad nummerformatering
Låt oss utforska var och en av dessa tekniker i detalj.
Markera negativa tal i rött - med villkorlig formatering
Excel Villkorliga formateringsregler tillämpas på en cell baserat på värdet den innehar.
I det här fallet kommer vi att kontrollera om värdet i en cell är mindre än 0 eller inte. Om det är så kan cellen markeras i en angiven färg (som skulle vara röd i det här fallet).
Här är stegen för att göra detta:
- Gå till Hem → Villkorlig formatering → Markera cellregler → Mindre än.
- Markera cellerna där du vill markera de negativa talen med rött.
- I dialogrutan Mindre än anger du värdet under vilket formateringen ska tillämpas. Om du vill använda annan formatering än dem i rullgardinsmenyn, använd alternativet Anpassat format.
- Klicka på OK.
Alla celler med ett värde mindre än 0 skulle markeras i ljusröd färg med mörk röd text i.
Att använda villkorlig formatering är också användbart när du vill skriva ut rapporterna. Även om du kanske inte ser någon signifikant skillnad i teckensnittsfärgen i en svartvit utskrift, eftersom villkorlig formatering markerar hela cellen, gör det att de markerade cellerna sticker ut.
Varning: Villkorlig formatering är flyktig, vilket innebär att den beräknar om varje gång det blir en ändring i arbetsboken. Även om påverkan är försumbar på små datamängder kan du se lite drag på grund av den när den tillämpas på stora datamängder.
Markera negativa tal i rött - Använda inbyggd Excel -talformatering
Excel har några inbyggda talformat som gör det superenkelt att göra negativa tal röda i Excel.
När du använder "Number" -formatet lägger det till två decimaler till talen och får de negativa talen att visas i rött.
Något som visas nedan:
Att göra detta:
- Markera cellerna där du vill markera de negativa talen med rött.
- Gå till fliken Hem → Gruppformat nummer och klicka på dialogrutan (det är den lilla lutade pilikonen längst ned till höger i gruppen. Detta öppnar dialogrutan Format cell (eller så kan du använda tangentbordsgenvägen Control + 1).
- I dialogrutan Formatera celler, på fliken Nummer, välj Nummer i kategorilistan. I alternativet till höger väljer du den röda texten i alternativen "Negativa nummer".
- Klicka på OK.
Detta skulle automatiskt lägga till två decimaler och göra de negativa siffrorna röda med ett minustecken.
Observera att ingen av teknikerna som visas i den här självstudien ändrar värdet i cellen. Det ändrar bara hur värdet visas.
Markera negativa tal i rött - med anpassade nummerformat
Om de inbyggda formaten inte är det du vill ha. Excel låter dig skapa dina egna anpassade format.
Här är stegen:
- Markera cellerna där du vill markera de negativa talen med rött.
- Gå till fliken Start → Gruppformat och klicka på dialogrutan. Detta öppnar dialogrutan Formatera cell (eller så kan du använda tangentbordsgenvägen Control + 1).
- På fliken Nummer väljer du Anpassad från kategorilistan och använder följande format i typ:
Allmänt; [Röd] -Allmänt
- Klicka på OK.
Detta gör att de negativa siffrorna visas i rött, medan allt annat förblir detsamma.
Så här fungerar det:
Det finns fyra formattyper som du kan anpassa i Excel:
;;;
Dessa format separeras med ett semikolon.
Du kan ange formatet för varje typ och det kommer att visas så i Excel.
För att använda färger kan du ange färgen inom hakparenteser i början av formatet. Alla färger stöds inte i anpassad nummerformatering, men du kan använda vanliga färger som rött, blått, grönt, gult, cyan etc.
Du kan ange ett format för någon av eller alla dessa fyra delar. Till exempel, om du skriver Allmänt; Allmänt; Allmänt; Allmänt är allt i det allmänna formatet.
Men om du skriver 0,00; -0,00; 0,00; Allmänt, positiva tal visas med 2 decimaler, negativa med ett negativt tecken och 2 decimaler, noll som 0,00 och text som normal text.
På samma sätt kan du ange formatet för någon av de fyra delarna.
Om du bara nämner:
- Ett format: Det tillämpas på alla fyra sektioner. Till exempel, om du bara skriver Allmänt, kommer det att tillämpas på alla de fyra sektionerna.
- Två format: Det första tillämpas på positiva tal och nollor, och det andra tillämpas på negativa tal. Textformat som standard blir Allmänt.
- Tre format: Den första tillämpas på positiva tal, den andra tillämpas på negativa tal, den tredje tillämpas på noll och texten försvinner eftersom ingenting har angetts för text.
Om du vill lära dig allt om anpassad nummerformatering rekommenderar jag starkt Office Hjälp.
