Skapa ett nedrullningsfilter för att extrahera data baserat på urval

Titta på video - extrahera data med hjälp av en rullgardinsmeny i Excel

I den här självstudien kommer jag att visa dig hur du skapar ett nedrullningsbart filter i Excel så att du kan extrahera data baserat på valet från rullgardinsmenyn.

Som visas på bilden nedan har jag skapat en rullgardinsmeny med landnamn. Så snart jag väljer något land från listrutan extraheras data för det landet till höger.

Observera att så snart jag väljer Indien från rullgardinsfiltret extraheras alla poster för Indien.

Extrahera data från urvalsmenyn i Excel

Här är stegen för att skapa ett rullgardinsfilter som extraherar data för det valda objektet:

1. Skapa en unik lista med objekt.
2. Lägg till ett rullgardinsfilter för att visa dessa unika objekt.
3. Använd hjälpkolumner för att extrahera posterna för det valda objektet.

Låt oss djupdyka och se vad som behöver göras i vart och ett av dessa steg.

Skapa en unik lista över objekt

Även om det kan förekomma upprepningar av ett objekt i din datamängd, behöver vi unika objektnamn så att vi kan skapa ett rullgardinsfilter med det.

I exemplet ovan är det första steget att få den unika listan över alla länder.

Här är stegen för att få en unik lista:

1. Välj alla länder och klistra in den i någon annan del av kalkylbladet.
2. Gå till Data -> Ta bort dubbletter.
3. I dialogrutan Ta bort dubbletter väljer du den kolumn där du har en lista över länder. Detta ger dig en unik lista som visas nedan.

Nu kommer vi att använda denna unika lista för att skapa listrutan.

Se även: Den ultimata guiden för att hitta och ta bort dubbletter i Excel.

Skapa nedrullningsfiltret

Här är stegen för att skapa en rullgardinsmeny i en cell:

1. Gå till Data -> Datavalidering.
2. Välj fliken Inställningar i dialogrutan Datavalidering.
3. På fliken Inställningar väljer du "Lista" i rullgardinsmenyn och i fältet "Källa" väljer du den unika listan över länder som vi genererade.
4. Klicka på OK.

Målet nu är att välja vilket land som helst från listrutan, och det borde ge oss listan över poster för landet.

För att göra detta måste vi använda hjälparkolumner och formler.

Skapa hjälpkolumner för att extrahera poster för det valda objektet

Så snart du gör valet från rullgardinsmenyn behöver du Excel för att automatiskt identifiera de poster som tillhör det valda objektet.

Detta kan göras med hjälp av tre hjälpkolumner.

Här är stegen för att skapa hjälpkolumner:

• Hjälpkolumn #1 - Ange serienumret för alla poster (20 i det här fallet, du kan använda ROWS () -funktionen för att göra detta).
• Hjälpkolumn #2 - Använd denna enkla IF -funktion: = IF (D4 = $ H $ 2, E4, ””)
  • Denna formel kontrollerar om landet på första raden matchar det i rullgardinsmenyn. Så om jag väljer Indien kontrollerar det om den första raden har Indien som land eller inte. Om det är sant, returnerar det det radnumret, annars returnerar det tomt (""). Nu när vi väljer vilket land som helst, visas bara de radnumren (i den andra hjälpkolumnen) som har det valda landet i det. (Om Indien till exempel är valt kommer det att se ut som bilden nedan).

Nu behöver vi bara extrahera data för dessa rader, som visar numret (eftersom det är raden som innehåller det landet). Vi vill dock ha de här posterna utan ämnen efter varandra. Detta kan göras med en tredje hjälpkolumn

• Tredje hjälparpelaren - Använd följande kombination av IFERROR och SMALL -funktioner:
  = FEL (LITEN ($ F $ 4: $ F $ 23, E4), ””)

Detta skulle ge oss något som visas nedan på bilden:

Nu när vi har numret tillsammans behöver vi bara extrahera data i det numret. Detta kan enkelt göras med INDEX -funktionen (använd denna formel i cellerna där du behöver extrahera resultatet):
= IFERROR (INDEX ($ B $ 4: $ D $ 23, $ G4, COLUMNS ($ J $ 3: J3)), ””)

Denna formel har 2 delar:
INDEX - Detta extraherar data baserat på radnumret
IFERROR - Denna funktion returnerar tom när det inte finns några data

Här är en ögonblicksbild av vad du äntligen får:

Du kan nu dölja originaldata om du vill. Du kan också ha originaldata och extraherad data i två olika kalkylblad.

Varsågod. använd den här tekniken och imponera på din chef och kollegor (en liten uppvisning är aldrig en dålig sak).

Ladda ner exempelfilen

Gillade du självstudien? Låt mig veta dina tankar i kommentarsfältet.

Du kan också hitta följande handledning:

• Dynamiskt Excel -filter - Extrahera data medan du skriver.
• Dynamisk sökning i Excel med villkorlig formatering.
• Skapa dynamisk nedrullning med sökförslag.
• Hur man extraherar en delsträng i Excel med hjälp av formler.
• Så här filtrerar du celler med fet teckensnittsformatering i Excel.