✅ Aktivera villkorlig datainmatning i Excel med datavalidering

Innehållsförteckning

Villkorlig datainmatning i Excel med hjälp av datavalidering

Excel är mer än ett datainmatningsverktyg. Men om du bara pratar om datainmatning i Excel är det jävligt bra. Med hjälp av datavalidering kan du aktivera datainmatning i cell (er) baserat på ett fördefinierat tillstånd.

Villkorlig datainmatning i Excel med hjälp av datavalidering

Här är några exempel på regler för villkorlig datainmatning:

Tillåt endast datainmatning från en fördefinierad lista (med rullgardinslistor).
Tillåt datainmatning endast när den eller de angivna cellerna är fyllda.
Tillåt DATE -inmatning endast mellan två angivna datum.

Du kan också kombinera flera villkor för att skapa en datainmatningsregel.

Denna typ av villkorlig datainmatning i excel kan göras med hjälp av datavalideringsfunktionen i Excel. Det kan endast aktivera datainmatning i de angivna cellerna när de angivna villkoren är uppfyllda, annars visar det ett fel.

Tillåt datainmatning från en fördefinierad lista

Du kan begränsa användaren att välja från en lista genom att skapa en listruta. Anta till exempel att du har en lista över länder enligt nedan, och du vill tillåta att bara ett av dessa namn anges i cell C1:

Du kan skapa en rullgardinslista som begränsar posterna till endast de som nämns i listan. Om du försöker ange någon annan textsträng visar det ett fel (som visas nedan):

Så här skapar du en listruta:

Markera cellen där du vill visa rullgardinsmenyn. I det här exemplet är det cellerna C1.
Gå till Data -> Dataverktyg -> Datavalidering.
I dialogrutan för datavalidering väljer du fliken Inställningar och gör följande ändringar:
- Tillåt: Lista
- Källa: $ A $ 1: $ A $ 6 (du kan använda intervallet där du har data).
- Ignorera tomt: Markerat (avmarkera detta om du inte vill att användaren ska skriva tom).
- Rullgardinsmeny i cell: Markerad (detta skulle aktivera listrutan).

Detta skapar en listruta i den markerade cellen.

Nu kan du antingen välja dem från listrutan eller manuellt ange data i den. Om du anger några data som inte kommer från källdatan, visas ett fel.

VARNING: Om du kopierar och klistrar in över cellen som har datavalideringsreglerna försvinner datavalideringsreglerna.

Datainmatning när en beroende cell är fylld

Detta kan vara fallet när du vill att användaren ska gå i en sekvens och fylla i ett formulär/frågeformulär/undersökning.

Låt oss säga att jag har något som visas nedan:

I den här datamängden vill jag att användaren först ska fylla i namnet (förnamn och efternamn är obligatoriskt) och sedan gå vidare för att fylla i datumet. Om användaren hoppar över att ange namnet vill jag visa ett fel (som visas nedan):

Detta kan enkelt göras med hjälp av datavalidering. Att göra detta:

Välj den cell där du vill tillämpa detta villkor. I exemplet ovan är det cell B5.
Gå till Data -> Dataverktyg -> Datavalidering
I dialogrutan för datavalidering väljer du fliken Inställningar och gör följande ändringar:
- Tillåt: Anpassad
- Formel: = OCH ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
- Ignorera tomt: Avmarkerat (se till att detta är avmarkerat annars fungerar det inte).

I det här fallet har vi använt en OCH -funktion som kontrollerar om både B1 och B3 redan har fyllts. Om inte, visar det ett fel.

VARNING: Om du kopierar och klistrar in över cellen som har datavalideringsreglerna försvinner datavalideringsreglerna.

Datumföring mellan två angivna datum

Det finns en inbyggd funktion i datavalidering som låter dig göra detta. Du kan ange de övre och nedre datumgränserna, och om användaren anger ett datum som ligger utanför detta intervall får han/hon ett fel.

Att göra detta:

Välj den cell där du vill tillämpa detta villkor. I exemplet ovan är det cell B5.
Gå till Data -> Dataverktyg -> Datavalidering
I dialogrutan för datavalidering väljer du fliken Inställningar och gör följande ändringar:
- Tillåt: Datum
- Data: Mellan
- Startdatum: Ange startdatumet här (vilket datum som helst före detta datum accepteras inte).
- Slutdatum: Ange slutdatum här (vilket datum som helst efter detta datum accepteras inte).

Du kan också använda en cellreferens eller en formel för att ange datumet. Till exempel kan du använda funktionen TODAY () som en av datumgränserna (om du vill ha den nedre gränsen till det aktuella datumet).

Eftersom Excel lagrar datumen som siffror kan du också använda nummer istället för datum. Till exempel, istället för att använda 2015-01-01 kan du också använda numret 42005.

VARNING: Om du kopierar och klistrar in över cellen som har datavalideringsreglerna försvinner datavalideringsreglerna.

Flera datainmatningsvillkor

Du kan också kombinera flera villkor. Låt oss till exempel säga att du vill ange ett datum i cell B5 med följande villkor:

Förnamn och efternamn har redan fyllts av användaren.
Det angivna datumet är mellan 01-01-2015 och 10-10-2015.

Att göra detta:

Välj den cell där du vill tillämpa detta villkor. I exemplet ovan är det cell B5.
Gå till Data -> Dataverktyg -> Datavalidering
I dialogrutan för datavalidering väljer du fliken Inställningar och gör följande ändringar:
- Tillåt: Anpassad
- Formel: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
- Ignorera tomt: Avmarkerat (se till att det här är avmarkerat annars fungerar det inte)

Denna formel kontrollerar om det finns fyra villkor - om de två cellerna (B1 och B3 redan är fyllda och om datumet som anges i cell B5 ligger inom det angivna datumintervallet).

VARNING: Om du kopierar och klistrar in över cellen som har datavalideringsreglerna försvinner datavalideringsreglerna.

På samma sätt kan du skapa och testa för flera villkor samtidigt som du tillåter datainmatning i Excel.