Vad är externa länkar eller referenser?
När du skapar formler i Excel och hänvisar till en datapunkt i en annan arbetsbok skapar Excel en länk till den arbetsboken.
Så din formel kan se ut som något som visas nedan:
Observera att den del som är markerad med gult är den externa länken (kallas även extern referens). Denna del av formeln säger till Excel att gå till den här arbetsboken (Score.xlsx) och hänvisa till den angivna cellen i arbetsboken.
Fördelen med att ha en extern länk i din formel är att du kan uppdatera den automatiskt när data i den länkade arbetsboken ändras.
Nackdelen är dock att du alltid måste ha den länkade arbetsboken tillgänglig. Om du tar bort den länkade arbetsbokfilen, ändrar dess namn eller ändrar mappens plats uppdateras inte data.
Om du arbetar med en arbetsbok som innehåller externa länkar och du måste dela den med kollegor/klienter är det bättre att ta bort dessa externa länkar.
Men om du har många formler kan det göra dig galen om du gör det manuellt.
Så här hittar du externa länkar och referenser i Excel
Här är ett par tekniker du kan använda för att snabbt hitta externa länkar i Excel:
- Använda Sök och ersätt.
- Använda alternativet Redigera länkar.
Låt oss se hur var och en av dessa tekniker fungerar.
Hitta externa länkar med Sök och ersätt
Celler med externa länkar innehåller namnet på den arbetsbok som den länkar till. Detta skulle innebära att referensen skulle ha filnamnet med filtillägget .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Vi kan använda detta för att hitta alla externa länkar.
Här är stegen för att hitta externa länkar i Excel med Sök och ersätt:
- Markera alla celler.
- Gå till fliken Hem -> Redigering -> Sök och välj -> Sök.
- I dialogrutan Sök och ersätt anger du * .xl * i fältet "Sök vad".
- Klicka på Hitta alla.
Detta kommer att hitta och visa alla celler som har externa länkar i den.
Nu kan du markera alla dessa celler (välj den första posten, håll ned Shift -tangenten och välj sedan den sista posten) och konvertera formlerna till värden.
Hitta externa länkar med alternativet Redigera länkar
Excel har detta inbyggda verktyg som hittar alla externa referenser.
Här är stegen för att hitta externa länkar med alternativet Redigera länkar:
- Gå till fliken Data.
- Klicka på Redigera länkar i gruppen Anslutningar. Det öppnar dialogrutan Redigera länkar visar alla arbetsböcker som det refereras till.
- Klicka på Bryt länkar för att konvertera alla länkade celler till värden.
Tänk på att när du bryter länkarna kan du ångra den. Som bästa praxis, skapa en säkerhetskopia innan du gör detta.
Får du fortfarande prompten för externa länkar?
Ibland kan du hitta och ta bort alla externa länkar, men får fortfarande en uppmaning enligt nedan:
Bli inte galen och börja förbanna Excel.
Så om du får prompten för uppdateringslänkar, kolla också följande för externa länkar:
- Namngivna områden
- Villkorlig formatering
- Datavalidering
- Former
- Diagramtitlar
Att använda "Sök och ersätt" eller "Redigera länkar" som visas ovan skulle inte identifiera externa länkar i dessa ovannämnda funktioner.
Här är stegen för att hitta externa länkar på dessa platser:
- Namngivna områden: Gå till fliken Formel och klicka på Namnhanteraren. Det visar dig alla namngivna intervall i arbetsboken. Du kan kolla kolumnen "Hänvisar till" för att upptäcka externa referenser.
- Villkorlig formatering: Det enda sättet en extern länk kan hamna i villkorlig formatering är genom den anpassade formeln. Gå till fliken Start -> Villkorlig formatering -> Hantera regler. I hanteraren för villkorlig formateringsregler kontrollerar du formlerna för externa länkar.
- Datavalidering: Det är möjligt att rullgardinsmenyn för datavalidering hänvisar till ett namngivet intervall som i sin tur har externa länkar. Kontrollera namngivna områden bör också ta hand om detta problem.
- Former: Om du använder former som är länkade till celler, kolla dessa efter externa länkar. Här är ett snabbt sätt att gå igenom alla former:
- Tryck på F5. Det kommer att öppna dialogrutan Gå till.
- Klicka på Special.
- Välj Objekt i dialogrutan Gå till special.
- Klicka på OK. Detta skulle välja alla former. Nu kan du använda Tab -knappen för att bläddra igenom dessa.
- Diagramtitlar: Välj diagramtiteln och markera i formelfältet om det hänvisar till en extern länk.
Du kan lära dig mer om externa länkar från dessa självstudier:
- Hitta externa länkar i Excel - Contextures Blog.
- Hitta externa länkar - Microsoft Excel -support.
Det finns också ett tillägg för att hitta externa länkar i Excel. Klicka här för att lära dig mer och ladda ner tillägget.
