Använda skärmaskiner i Excel -pivottabell - En nybörjarguide

Excel 2010 -versionen av Pivot -bordet jazzades upp genom inträdet av en ny supercool -funktion - Slicers.

Med en Pivot Table Slicer kan du filtrera data när du väljer ett eller flera alternativ i rutan Slicer (som visas nedan).

I exemplet ovan är Slicer den orange rutan till höger, och du kan enkelt filtrera pivottabellen genom att helt enkelt klicka på regionsknappen i Slicer.

Låt oss börja.

Klicka här för att ladda ner provdata och följ med.

Infoga en skivare i Excel -pivottabell

Anta att du har en dataset som visas nedan:

Detta är en dummyuppsättning (detaljhandel i USA) och sträcker sig över 1000 rader. Med hjälp av dessa data har vi skapat en pivottabell som visar den totala försäljningen för de fyra regionerna.

Läs mer: Hur man skapar ett pivottabell från Scratch.

När du har pivottabellen på plats kan du sätta in skivare.

Man kan fråga sig - Varför behöver jag Slicers?

Du kan behöva skärare när du inte vill ha hela svängbordet, men bara en del av det. Om du till exempel inte vill se försäljningen för alla regioner, men bara för söder eller söder och väst, kan du infoga skivan och snabbt välja önskad region (er) för vilken du vill få försäljningsdata.

Slicers är ett mer visuellt sätt som låter dig filtrera pivottabelldata baserat på valet.

Här är stegen för att infoga en Slicer för detta pivottabell:

• Markera vilken cell som helst i pivottabellen.
• Gå till Infoga -> Filter -> Skivare.
• I dialogrutan Infoga skivare väljer du den dimension som du kan filtrera data för. Skivlådan listar alla tillgängliga dimensioner och du kan välja en eller flera dimensioner samtidigt. Till exempel, om jag bara väljer Region, infogas endast rutan Regionskärare, och om jag väljer Region och Återförsäljarstyp båda, kommer det att sätta in två skärare.
• Klicka på OK. Detta infogar skivorna i arbetsbladet.

Observera att Slicer automatiskt identifierar alla unika objekt i den valda dimensionen och listar det i rutan för slicer.

När du har satt in skivan kan du filtrera data genom att helt enkelt klicka på objektet. Till exempel, för att få försäljningen endast för södra regionen, klicka på söder. Du kommer att märka att det valda objektet får en annan färgton jämfört med de andra objekten i listan.

Du kan också välja att välja flera objekt samtidigt. För att göra det, håll ned kontrollknappen och klicka på de som du vill välja.

Om du vill rensa markeringen klickar du på filterikonen (med ett rött kryss) längst upp till höger.

Infoga flera skivmaskiner i ett pivottabell

Du kan också infoga flera utskärare genom att välja mer än en dimension i dialogrutan Infoga skivmaskiner.

Så här sätter du in flera skärare:

• Markera vilken cell som helst i pivottabellen.
• Gå till Infoga -> Filter -> Skivare.
• I dialogrutan Infoga skivmaskiner väljer du alla dimensioner för vilka du vill ha skivarna.
• Klicka på OK.

Detta kommer att infoga alla valda skärare i kalkylbladet.

Observera att dessa skärare är länkade till varandra. Till exempel, om jag väljer "Mid West" i regionfiltret och "Multiline" i filtret Retailer Type, visar det försäljningen för alla Multiline -återförsäljare i regionen Mid West.

Observera också att alternativet Specialitet i det andra filtret får en ljusare nyans av blått (som visas nedan) om jag väljer Mid West. Detta indikerar att det inte finns någon data för specialhandlare i regionen Mid West.

Slicers vs. Rapportera filter

Vad är skillnaden mellan Slicers och Report Filter?

Slicers ser supercoola ut och är lätta att använda. Pivot Tables styrka ligger i det faktum att du inte behöver mycket skicklighet för att använda den. Allt du behöver göra är att dra och släppa och klicka här och där så har du en bra rapport klar inom några sekunder.

Medan rapportfilter gör jobbet alldeles utmärkt, gör Slicers det ännu enklare för dig att filtrera ett pivottabell och/eller överlämna det till någon utan någon kunskap om Excel eller pivottabeller. Eftersom det är så intuitivt kan även den personen själv använda dessa skärare genom att klicka på den och filtrera data. Eftersom det här är visuella filter är det lätt för alla att ta tag i det, även när de använder det för första gången.

Här är några viktiga skillnader mellan Slicers och Report Filters:

• Skivare upptar inte en fast cell i kalkylbladet. Du kan flytta dessa som alla andra objekt eller former. Rapportfilter är knutna till en cell.
• Rapportfilter är länkade till en specifik pivottabell. Slicers kan å andra sidan länkas till flera pivottabeller (som vi kommer att se senare i denna handledning).
• Eftersom ett rapportfilter har en fast cell är det lättare att automatisera det via VBA. Å andra sidan är en skivare ett objekt och skulle behöva en mer komplex kod.

Formatera skivan

En Slicer har stor flexibilitet när det gäller formatering.

Här är de saker som du kan anpassa i en skivare.

Ändra skärfärger

Om du inte gillar standardfärgerna på en skärare kan du enkelt ändra den.

• Välj skivan.
• Gå till Slicer Tools -> Options -> Slicer Styles. Här hittar du ett antal olika alternativ. Välj den du gillar och din skärare skulle omedelbart få den formateringen.

Om du inte gillar standardstilarna kan du skapa dina egna. För att göra detta, välj alternativet New Slicer Style och ange din egen formatering.

Få flera kolumner i rutan Slicer

Som standard har en Slicer en kolumn och alla objekt i den valda dimensionen listas i den. Om du har många objekt visar Slicer en rullningslist som du kan använda för att gå igenom alla objekt.

Du kanske vill ha alla objekt synliga utan att behöva rulla. Du kan göra det genom att skapa flera kolumnskivare.

Att göra detta:

• Välj Slicer.
• Gå till Slicer Tools -> Options -> Buttons.
• Ändra kolumnvärdet till 2.

Detta kommer omedelbart att dela upp objekten i Slicer i två kolumner. Du kan dock få något som ser så hemskt ut som visas nedan:

Det här ser rörigt ut och hela namnen visas inte. För att det ska se bättre ut ändrar du storleken på skivan och till och med knapparna i den.

Att göra detta:

• Välj Slicer.
• Gå till Slicer Tools -> Options.
• Ändra höjd och bredd på knapparna och skäraren. (Observera att du också kan ändra storleken på skäraren genom att helt enkelt markera den och använda musen för att justera kanterna. Men för att ändra knappstorleken måste du bara göra ändringarna i alternativen).

Ändra/ta bort skivhuvudet

Som standard väljer en Slicer fältnamnet från data. Om jag till exempel skapar ett segment för regioner skulle rubriken automatiskt vara "Region".

Du kanske vill ändra rubriken eller ta bort den helt.

Här är stegen:

• Högerklicka på Slicer och välj Slicer Settings.
• I dialogrutan Slicer Settings ändrar du rubriktexten till det du vill ha.
• Klicka på OK.

Detta skulle ändra rubriken i segmentet.

Om du inte vill se rubriken avmarkerar du alternativet Visa rubrik i dialogrutan.

Sortera objekt i skivan

Som standard sorteras objekten i en skivare i stigande ordning vid text och Äldre till nyare när det gäller siffror/datum.

Du kan ändra standardinställningen och till och med använda dina egna anpassade sorteringskriterier.

Så här gör du:

• Högerklicka på Slicer och välj Slicer Settings.
• I dialogrutan Slicer Settings kan du ändra sorteringskriterierna eller använda dina egna anpassade sorteringskriterier.
• Klicka på OK.

Läs mer: Hur man skapar anpassade listor i Excel (för att skapa egna sorteringskriterier)

Döljer föremål utan data från skivlådan

Det kan hända att några av objekten i pivottabellen inte har några data. I sådana fall kan du få Slicers att dölja det objektet.

Till exempel, på bilden nedan har jag två skärare (en för region och den andra för typ av återförsäljare). När jag väljer Mid West får specialartiklar i det andra filtret en ljusblå nyans som indikerar att det inte finns några data i det.

I sådana fall kan du välja att inte visa den alls.

Här är stegen för att göra detta:

• Högerklicka på Slicer där du vill dölja data och välj Slicer Settings.
• I dialogrutan Slicer -inställningar, med alternativen "Artikelsortering och filtrering", markerar du alternativet "Dölj objekt utan data".
• Klicka på OK.

Ansluta en skärare till flera pivottabeller

En skärare kan anslutas till flera pivottabeller. När du är ansluten kan du använda en enda skärare för att filtrera alla anslutna pivottabeller samtidigt.

Kom ihåg att Pivot -tabellerna måste dela samma Pivot -cache för att ansluta olika pivottabeller till en Slicer. Detta innebär att dessa antingen skapas med samma data, eller så har en av pivottabellerna kopierats och klistrats in som en separat pivottabell.

Läs mer: Vad är Pivot Table Cache och hur använder man det?

Nedan följer ett exempel på två olika pivottabeller. Observera att Slicer i det här fallet bara fungerar för pivottabellen till vänster (och har ingen effekt på den till höger).

För att ansluta den här skärmaskinen till båda pivottabellerna:

• Högerklicka på skäraren och välj Rapportera anslutningar. (Alternativt kan du också välja slicer och gå till Slicer Tools -> Options -> Slicer -> Report Connections).
• I dialogrutan Rapportera anslutningar ser du alla pivottabellnamn som har samma Pivot -cache. Välj de som du vill ansluta till Slicer. I det här fallet har jag bara två pivottabeller och jag har anslutit båda med skivan.
• Klicka på OK.

Nu är din Slicer ansluten till båda pivottabellerna. När du gör ett val i Slicer sker filtreringen i båda pivottabellerna (som visas nedan).

Skapa dynamiska pivotdiagram med hjälp av skärare

Precis som du använder en Slicer med ett Pivot Table kan du också använda den med Pivot Charts.

Något som visas nedan:

Så här kan du skapa detta dynamiska diagram:

• Välj data och gå till Infoga -> Diagram -> Pivottabell.
• Kontrollera att intervallet är korrekt i dialogrutan Skapa pivottabell och klicka på OK. Detta kommer att infoga ett pivottabell i ett nytt blad.
• Välj fälten (eller dra och släpp fält i områdesdelen) för att få det Pivot -diagram du vill ha. I det här exemplet har vi diagrammet som visar försäljning per region i fyra kvartal. (Läs här om hur du grupperar datum som kvartal).
• När du har Pivot Chart klart, gå till Infoga -> Slicer.
• Välj önskad Slicer -dimension med diagrammet. I det här fallet vill jag ha återförsäljartyperna så jag kontrollerar den dimensionen.
• Formatera diagrammet och skäraren så är du klar.

Observera att du kan ansluta flera Slicers till samma pivottabell och du kan också ansluta flera diagram till samma Slicer (på samma sätt som vi kopplade flera pivottabeller till samma Slicer).

Klicka här för att ladda ner provdata och prova själv.

Du kanske också gillar följande pivottabellguider:

• Hur man grupperar datum i Excel -pivottabell.
• Hur man grupperar nummer i pivottabellen i Excel.
• Hur man uppdaterar pivottabellen i Excel.
• Förbereda källdata för pivottabell.
• Hur man lägger till och använder ett Excel -pivottabellberäknat fält.
• Så här använder du villkorlig formatering i en pivottabell i Excel.
• Så här ersätter du tomma celler med nollor i Excel -pivottabeller.