Det finns ingen storlek som passar alla. När det gäller Excel fungerar standardinställningarna bra i de flesta fall. Men om det behövs kan du enkelt anpassa många av Excel -alternativen.
I det här blogginlägget visar jag dig hur du använder Excel -alternativ för att anpassa dina arbetsböcker och få en bättre upplevelse av kalkylblad.
Öppna Excel -alternativ
Så här öppnar du dialogrutan Excel -alternativ:
I Excel 2010/13: Gå till Arkiv -> Alternativ.
I Excel 2007: Gå till Menyer -> Verktyg -> Excel -alternativ.
Bli inte överväldigad av alla kategorier och kryssrutor i dialogrutan Excel -alternativ. Du behöver inte ändra allt, och i de flesta fall fungerar standardinställningen alldeles utmärkt. Men här är några av de funktioner som kan ge dig mer kontroll över hur dina Excel -kalkylblad beter sig.
#1 Ändra standardtyp och storlek för teckensnitt
Som standard använder Excel Calibri (kroppsteckensnitt) teckensnittstorlek 11. Om du eller din organisation använder en annan typsnitt och storlek kan du ändra standarden genom att följa dessa steg:
- Välj Allmänt i Excel -alternativ.
- I Allmänna alternativ, i avsnittet "När du skapar nya arbetsböcker" ändrar du standardtypstyp och teckensnittsstorlek.
Nu när du öppnar en ny arbetsbok kommer den att använda den nya teckensnittsinställningen som standard.
#2 Spara alltid filer i .xls -format
Om du delar dina Excel -arbetsböcker med personer som har 2003 -version måste du manuellt ändra formatet till .xls. Istället för att göra detta manuellt varje gång kan du ändra standardfilformatet Spara.
Här är stegen för att göra detta:
- Välj Spara i Excel -alternativ.
- I Spara alternativ, i avsnittet "Spara arbetsböcker", ändra Spara filformat till Excel 97-2003 arbetsbok.
Du kan också ange standard för Excel makroaktiverad arbetsbok om du arbetar med makron.
Nu när du sparar en arbetsbok sparas den i .xls -format.
#3 Ändra beräkningsläge från automatisk till manuell
Med automatisk beräkning utlöses en omräkning varje gång det sker en förändring i en cell/ett värde som påverkar formler (mer med flyktiga formler). Med kalkylblad som är laddade med mycket data och formler kan denna omräkning slösa mycket tid (och för det mesta är det onödigt) och göra våra arbetsböcker långsamma.
För att spara tid kan du ändra beräkningsinställningen till manuell. Att göra detta:
- Välj Formler i Excel -alternativ.
- I formelalternativ ändrar du beräkningsalternativ till Manuell.
När manuellt läge är valt måste du tvinga fram en ny beräkning manuellt genom att trycka på F9.
#4 Behåll den aktiva cellen efter att du tryckt på Enter
Som standard, om du markerar en cell och trycker på enter, går valet ner. I många fall kanske du vill behålla samma cell markerad efter att du har tryckt på Enter.
Så här kan du göra den här ändringen:
- Välj Avancerat i Excel -alternativ.
- I redigeringsalternativ avmarkerar du alternativet "När du har tryckt på Enter, flytta markering".
TIPS: Du kan också uppnå samma effekt genom att trycka på Control + Enter (istället för Enter).
#5 Infoga automatiskt decimaler under datainmatning
Om ditt arbete innebär mycket numerisk datainmatning med decimaler, skulle det här vara mycket användbart.
Hur det fungerar - Om du måste ange numeriska värden med 2 datapunkter, istället för att skriva 123.45, kan du helt enkelt skriva 12345, och Excel skulle automatiskt infoga 2 decimaler.
Så här kan du aktivera detta:
- Välj Avancerat i Excel -alternativ.
- I redigeringsalternativ väljer du "Infoga en decimal automatiskt" och anger platserna.
Varning: Kom ihåg att varje gång du anger ett tal kommer det att ha 2 decimaler. Så om du behöver 1 som värdet måste du skriva 100 (med tanke på att det finns 2 decimaler).
#6 Visa alla kommentarer på en gång
När du infogar en kommentar finns det som standard en liten röd triangel som visas högst upp till vänster i cellen. Även om detta är en tillräckligt bra indikator, kommer du sannolikt att sakna kommentarer om du har mycket data/kommentarer.
En lösning kan vara att visa alla kommentarer samtidigt.
Att göra detta:
- Välj Avancerat i Excel -alternativ.
- I avsnittet Display, under alternativet "För celler med kommentarer, visa:", välj Kommentarer och indikatorer.
TIPS: Detta skulle också vara till hjälp om du redigerar kommentarer. Klicka bara på kommentaren och redigera den.
#7 Dölj alla 0: or
Du kan dölja alla 0 -värdena i kalkylarket med ett enda klick (du hörde det rätt!).
Så här gör du:
- Välj Avancerat i Excel -alternativ.
- Rulla ner och gå till avsnittet - "Visningsalternativ för detta kalkylblad".
- Avmarkera "Visa en nolla i celler som har nollvärde".
#8 Öppna utvalda arbetsböcker när du startar Excel
Om du startar ditt arbete med samma uppsättning Excel-arbetsböcker (till exempel att-göra-listor, projektspårare, etc.) finns det ett sätt att Excel automatiskt öppnar dessa arbetsböcker när du startar den. Så här gör du:
- Välj Avancerat i Excel -alternativ.
- Rulla ner och gå till avsnittet Allmänt.
- På fältet. "Vid start, öppna alla filer i:", ange sökvägen till mappen som har filerna som du vill öppna när du startar Excel.
Obs! Du kan lägga till fler filer i mappen och den öppnas automatiskt när du öppnar Excel nästa.
Se även: Tips för datainmatning i Excel.
#9 Slutför automatiskt förkortningar
Det finns en funktion i Excel där du kan ange stenografi och Excel kommer automatiskt att slutföra den åt dig. Till exempel, när du skriver ABC, skulle Excel automatiskt ersätta det med ABC Technology Corporation Limited. Något som visas nedan:
Så här kan du aktivera detta:
- I Excel -alternativ väljer du Korrektur
- Klicka på knappen Alternativ för autokorrigering
- I dialogrutan Autokorrigering skriver du det du vill ersätta (i fältet Ersätt) med det du vill ersätta det med (i Med fältet)
- Klicka på Lägg till och sedan OK
Nu när du skriver ABC och trycker på enter (eller mellanslag) ersätts det automatiskt med ABC Technology Corporation Limited.
Obs! Den här ändringen sker för alla kontorsapplikationer som word och PowerPoint).
Det finns massor av andra funktioner som också kan anpassas med Excel -alternativ. Om du får lite ledig tid, gå igenom det och du kan hitta några ytterligare alternativ som du kan använda.
Prova dessa alternativ, låt mig veta vad du tycker. #5 och #9 är mina favoriter. Och du då?
Du kanske gillar följande Excel -självstudier:
- 100+ Excel -intervjufrågor + svar.
- 20 Excel -tangentbordsgenvägar som kommer att imponera på din chef.
- En samling GRATIS Excel -mallar för din dagliga användning.
- 200+ Excel -tangentbordsgenvägar
- Öppna specifika Excel -filer automatiskt vid start
