24 Excel -trick du önskar att du visste igår

Excel har gjort vårt liv enklare på så många sätt. Det finns dock några Excel -frågor som fortsätter att slösa bort vår tid och pumpa upp frustrationsnivåerna. Det här är små problem som kan åtgärdas på några sekunder, men att inte veta rätt sätt att göra det kan kosta mycket tid.

24 Excel-trick för det dagliga arbetet

Låt mig i det här blogginlägget avslöja 24 Excel -tricks som sparar mycket tid och energi. Om du arbetar med excel får du förr eller senare problem med något som verkar omöjligt.

Här är några snabba lösningar som gör det möjligt.

Excel -trick #1 - Kopiera -klistra in formler utan att ändra referenser

Det händer hela tiden. Du försöker kopiera en cell med en formel till en annan cell och det blandas ihop. Detta händer eftersom referenserna ändras när du kopierar till en annan plats (såvida du naturligtvis inte är strikt och fixar alla referenser).

Här är snabbkorrigeringen:

1. Markera de celler som du vill kopiera.
2. Gå till Hem -> Nummer. Välj Text i listrutan Nummerformat. Detta kommer att ändra cellens format till text.
3. Tryck på F2 för att komma till redigeringsläget. Håll nu ned kontrollknappen och tryck på Enter.
4. Kopiera cellerna.
5. Gå till målcellen och klistra in.
6. Ändra formatet från Text till Allmänt.
7. Tryck på F2 och tryck på Control + Enter.
8. Och du är klar !!.

Här är en annan bra metod av Excel MVP Tom Urtis (med hjälp av Sök och ersätt) [kredit till Dave Bruns från ExcelJet för att visa mig den här metoden]

Excel -trick #2 - Fyllhandtag dyker inte upp

Jag ser så många människor som står inför denna fråga. Fyllhandtaget dyker bara inte upp för arbete.

Här är fixen:

1. Gå till Arkiv -> Alternativ.
2. I dialogrutan Alternativ väljer du Avancerat.
3. Markera alternativet 'Aktivera fyllningshantering och cell-dra-och-släpp'.

Excel -trick #3 - Tal som text

Jag fastnar för det här många gånger. Tal är formaterade som text och fungerar inte bra i formler.

Här är en snabb lösning:

• Lägg till 0 i cellen. Detta kommer att hålla talet intakt och kan användas i formler.

Många använder apostrofen (‘) före siffran för att göra siffror som text. Detta excel -trick skulle fungera i det här fallet också.

Excel -trick #4 - Behöver konvertera formler till värden

Det här är en enkel. Om du har formler som måste konverteras till värden, här är stegen:

1. Kopiera cellerna.
2. Högerklicka och välj Klistra in special.
3. Välj Värden i klistra in specialdialogrutan (Kortkommando - Alt + E + S + V).
4. Klicka på OK.

Se även: Läs mer om Klistra in särskilda genvägar.

Excel -trick #5 - Markör fastnat - kan inte ändra aktiv cell med piltangenter

Första gången detta hände mig stängde jag Excel -arbetsboken och startade om mitt system. Problemet kan naturligtvis enkelt lösas utan att starta om.

Problemet, i det här fallet, är att du av misstag har aktiverat rullningslåset.

Stäng av den och sätt igång.

Excel -trick #6 - VLOOKUP/MATCH fungerar inte ens när det finns en matchning

Du kan se att de två värdena matchar perfekt, men VLOOKUP- eller MATCH -formeln säger fortfarande att det inte finns någon matchning.

Argghhhhh…

Extra utrymmen är boven här. Om texten har ledande eller bakre mellanslag (eller mer än ett mellanslag mellan ord), skulle Excel inte betrakta det som en exakt matchning, och din formel skulle ge upphov till oväntade resultat.

Vägen runt - använd TRIM fungera. Det tar bort alla ledande och bakre mellanslag och eventuellt extra mellanrum mellan ord.

Se även: Många problem kan lösas om du vet hur du rengör dina data i excel.

Excel -trick #7 - Vill dölja text i celler

Ibland kan du behöva dölja text/siffror i en cell så att användaren inte kan se den.

Det finns 2 sätt att göra detta:

• Den goda: Gör textfärgen vit (eller vilken färg som är bakgrunden).
• Den bättre: Markera cellen och tryck på Control + 1. Detta öppnar dialogrutan Formatera celler. På fliken nummer väljer du Anpassad och skriver formatet ;;;

Excel -trick #8 - Behöver bara kopiera synliga celler

• Fråga: Vad händer när du kopierar ett cellintervall som har dolda rader/kolumner och klistrar in det någonstans?
• Svar: Alla cellvärden (Visible + Hidden) kopieras och klistras in.
• Oro: Jag vill inte kopiera dolda cellvärden.
• Lösning: Markera cellerna och tryck på Alt +; (detta väljer endast synliga celler). Klistra in var som helst och bara synliga celler klistras in.

Excel -trick #9 - Välj alla tomma celler på en gång

Jag importerar ofta data från olika databaser. Många celler i denna data är tomma, där jag måste infoga en 0 eller N/A. Ett snabbt sätt att markera alla tomma celler:

1. Markera alla celler i intervallet.
2. Gå till Hem -> Redigering -> Hitta och välj -> Gå till Special.
3. Välj ämnen i rutan Gå till specialdialog.
4. Klicka på OK.

Detta kommer att markera alla tomma celler. För att ange 0 i alla celler, skriv 0 (detta anger värdet i den aktiva cellen) och tryck på Control + Enter.

Excel -trick #10 - Behöver ta bort radbrytningar från text

Om du har många radbrytningar och du vill ta bort dessa radbrytningar kommer det att ta mycket tid att göra det manuellt.

Det vore synd om du måste göra detta manuellt.

Prova denna snabbkorrigering:

1. Välj data
2. Gå till Hem -> Hitta och välj -> Ersätt (Kortkommando - Kontroll + H)
3. I dialogrutan Sök och ersätt:
   • Hitta vad: Tryck på Ctrl + J (du kanske inte ser någonting förutom en blinkande punkt)
   • Ersätt med: Mellanslagstecken (träffa mellanslagstangenten en gång)
4. Klicka på Ersätt alla (se till att ordomslag är aktiverat)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

Se även: Läs mer om fantastiska saker som Hitta och ersätt kan göra för dig.

Excel -trick #11 - Sortering fungerar inte när celler slås samman

Naturligtvis gör det inte det.

Det var inte gjort så. Men det betyder inte att du inte kan få vad du vill. Här är ett substitut för Merge and Center, och det kallas Center Across Selection.

Här är det rätta sättet att slå ihop celler i Excel:

1. Markera de celler som du vill slå ihop (endast kolumner. För rader, fortsätt och använd sammanfoga och centrera).
2. Tryck på Ctrl + 1 för att öppna dialogrutan Formatera celler.
3. Gå till fliken Justering.
4. I rullgardinsmenyn Horisontell väljer du Mitt över markeringen.
5. Klicka på OK.

Nu har du något som ser likadant ut och fungerar utmärkt med sortering.

Excel -trick #12 - Data har dubbletter

Det kan finnas två saker du kan göra med dubblettdata - Markera det eller Radera det

• Markera dubblettdata: Välj data och gå till Hem -> Villkorlig formatering -> Markera cellregler -> Dubbla värden.
  • Ange formateringen och alla dubblettvärden markeras.
• Ta bort dubbletter i data: Välj data och gå till Data -> Ta bort dubbletter.
  • Välj om dina data har rubriker, välj sedan kolumnen och klicka på OK. Detta tar bort dubbletter från listan. Om du vill att den ursprungliga listan är intakt, kopiera och klistra in data på någon annan plats och gör sedan detta.

Relaterad: Den ultimata guiden för att hitta och ta bort dubbletter i Excel

Excel -trick #13 - måste kolla efter stavfel

Tryck på F7 för att köra stavningskontroll.

Här är en detaljerad handledning om hur du använder stavningskontroll i Excel.

Excel -trick #14 - Rulla ner på stora datamängder döljer kolumnrubriker

Det finns 2 sätt att lösa detta.

• Använd Excel -tabellfunktionen: Att använda Excel -tabellfunktionen säkerställer att rubrikerna alltid är synliga när du rullar ner. Som en god praxis bör Excel -tabell alltid användas med tabelldata eftersom den har en mycket kraftfull och användbar funktion. Läs mer om Excel -tabeller
• Använda alternativ för fria rutor: Om du vill att mer än rubriken ska vara synlig (säg i fallet med en underrubrik eller värden som totalt, genomsnitt i början), använd funktionen Excel-frysfönster. Att göra detta:
  • Välj hela raden ovanför vilken du vill frysa raderna (eller cellen längst till vänster på raden)
  • Gå till Visa -> Frys rutor -> Frys rutor
    Detta gör att du alltid kan se de fasta raderna när du rullar ner.

Excel -trick #15 - Slöseri med att rulla fram och tillbaka i stora datamängder

Om du arbetar med enorma datamängder och du måste rulla upp och ner (eller höger och vänster) för att hänvisa till några datapunkter, finns det ett sätt att spara mycket tid och rulla - genom att använda Dela fönster funktion.

Denna funktion kan dela ditt fönster i två eller fyra delar, och varje del har sin egen rullning aktiverad. Så om du måste hänvisa till data i kolumnen CZ, medan du arbetar i kolumn A, är den här funktionen perfekt för dig.

1. Gå till Visa -> Fönster -> Dela.

Detta delar upp kalkylbladet i fyra delar. Varje del kan styras av en extra rullningslist (vertikal och horisontell). Om du bara vill ha en vertikal delning, dra den horisontella delade linjen till botten (så försvinner den).

Excel -trick #16 - Felsökningsformel

Missade ett komma, fel referens, saknade argument, fel position inom parentes och så vidare … Det kan finnas hundratals anledningar till fel resultat av en formel.

Felsökning av en formel kan vara smärtsamt, särskilt om den har skapats av någon annan. Här är ett sätt att göra det enkelt och enkelt. Så här felsöker du en formel:

1. Markera cellen som har formeln.
2. Gå till Formler -> Formelrevision -> Utvärdera formel (Tangentbord Genväg Alt + TUF).
3. Klicka på Utvärdera för att se stegen formeln utvärderas av Excel.

Vill du felsöka en del av en formel - Här är ett annat sätt att använda F9 -tangenten

Excel -trick #17 - Excel infogar cellreferens medan du redigerar en formel

Detta är en av de mest irriterande Excel -frågorna som jag går igenom nästan dagligen. Tänk dig att du har en enorm formel, du trycker på F2 för att redigera formeln (i en cell eller villkorlig formatering eller namngivet område), och så snart du trycker på vänster knapp för att redigera en del av den, infogar Excel en oönskad cellreferens. Excel gör detta ibland eftersom det inte vet att du är i redigeringsläge. Du kan se det aktuella läget längst ned till vänster på skärmen.

Vägen runt är enkel, tryck på F2 en gång för att komma in i redigeringsläget, och nu kan du vandra runt fritt i din formel.

Excel -trick #18 - För många namngivna intervall (kommer inte ihåg namnen)

Jag använder Named Ranges mycket. Det har många fördelar och är lätt att använda. Men tänk om det finns för många namngivna områden? Skulle du behöva gå tillbaka till namnhanteraren om och om igen för att få namnet?

NEJ!!

Använd bara genvägen F3. Det kommer att visa namnen på alla namngivna intervall i din arbetsbok. Dubbelklicka bara på den du vill använda så klistras den in (i formeln om du gör en eller i arket)

Fråga till dig? Vad händer om du har många namnområden och du minskar zoomen under 40%? Jag lämnar det för dig att ta reda på.

Excel -trick #19 - Felfel överallt

Ett fel är en ful fläck på ditt kalkylblad. Men ibland är fel den nödvändiga ondskan. Du kanske vill att din formel ska returnera ett fel (säg när ett uppslagsvärde inte finns i VLOOKUP). Men du behöver inte gå igenom svårigheterna med att stirra på en. Använd bara IFERROR.

IFERROR fungerar inte för Excel version 2003 och tidigare. Använd i så fall en kombination av IF och FEL.

Excel -trick #20 - Behöver snabbt ta bort alla kommentarer

Jag återanvänder ofta mallar som har kommentarer. Att ta bort alla kommentarer är en av kalkylbladets operationer som jag gör när jag börjar om. Här är ett snabbt sätt att markera alla kommentarer på en gång och radera alla:

1. Markera alla celler.
2. Gå till Hem -> Redigering -> Hitta och välj -> Gå till Special.
3. Välj kommentarer i rutan Gå till specialdialog.
4. Klicka på OK.

Detta kommer att markera alla celler som har kommentarer i den. Gå nu till någon av de markerade cellerna, högerklicka och välj Ta bort kommentar

Excel -trick #21 - Växla mellan Excel -kalkylblad endast

Är du en av dem som öppnar miljontals applikationer samtidigt.

Jag har ofta Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, e -post och många fler program öppna samtidigt.

De flesta av oss använder Alt + Tab för att bläddra igenom olika öppna program, men tänk om du bara vill bläddra igenom öppna Excel -arbetsböcker. Använda sig av Control + Tab istället.

Excel -trick #22 - Visa nummer med text

Vill du visa siffran 100 som 100 miljoner eller 100 gram? Du kan göra detta, och fortfarande använda detta nummer i beräkningar. Tricket är att veta rätt talformat. För att visa 100 som 100 miljoner:

1. Gå till cellen som har siffrorna (eller markera alla celler där du vill tillämpa detta).
2. Tryck på Control + 1.
3. På fliken Nummer går du till Anpassad (i den vänstra rutan).
4. Ändra Allmänt till Allmänt ”Miljon”.

Anpassad nummerformatering är en glädje i sig. Lär dig några fantastiska knep med Custom Number Format

Excel -trick #23 - Bläddra snabbt till höger i en enorm datamängd

Anta att du har en enorm datamängd som täcker många kolumner (säg 200 kolumner). Och du måste bläddra igenom dina data ofta. Vilka sätt kan du göra detta.

• Vanligt sätt 1: Använd högerpiltangenten (och täck varje kolumn en efter en).
• Vanligt sätt 2: Lämna tangentbordet, håll musen, välj rullningslisten och rulla.
• Här är det tredje inte så vanliga sättet-Använd Alt + PageDown -nyckel. Det gör vad Page down gör för rader. Det hoppar 20 kolumner åt gången.

Excel -trick #24 - Lider av långsamt kalkylblad

Vi har alla varit med om detta. Excel -kalkylblad har en tendens att bli för jävligt långsam.

Några steg nedan kan hjälpa saker att påskynda. [Jag skrev en mer detaljerad artikel om hur man påskyndar kalkylblad. Klicka här för att läsa]

• Använd hjälpkolumner.
• Undvik flyktig formel.
• Använd manuellt beräkningssätt istället för automatiskt.
• Använd Excel -tabeller för bostadsdata.
• Undvik matrisformel.

Det här är mina 24 bästa Excel -trick (i ingen specifik ordning). Jag är säker på att det finns hundratals fler, men det finns bara så mycket en person kan skriva på en gång !! 😉

Dela din lista med de bästa dagliga felsökningstricken du använder för att få jobbet gjort 🙂

Användbara Excel -resurser:

• Användbara Excel -intervjufrågor + svar.
• Gratis Excel -utbildning online.
• Gratis Excel -mallar.
• Hur man kopierar diagramformatering i Excel