Hur man sorterar i Excel (efter rader, kolumner, färger, datum och siffror)

Sortera data i Excel har blivit ganska enkelt med alla de inbyggda alternativen.

Du kan enkelt sortera dina data alfabetiskt, baserat på värdet i cellerna, eller efter cell- och teckensnittsfärg.

Du kan också göra kolumn sortering på flera nivåer (dvs. sortera efter kolumn A och sedan efter kolumn B) samt sortera rader (från vänster till höger).

Och om det inte var tillräckligt, tillåter Excel dig också att skapa dina egna anpassade listor och sortera utifrån det också (hur coolt är det). Så du kan sortera data baserat på skjortstorlekar (XL, L, M, S) eller svar (håller helt med, håller med, håller inte med) eller intensitet (hög, medel, låg)

Kort sagt - det finns alldeles för många sorteringsalternativ du har till ditt förfogande när du arbetar med Excel.

Och i denna massiva djupgående handledning kommer jag att visa dig alla dessa sorteringsalternativ och några häftiga exempel där dessa kan vara användbara.

Eftersom det här är en enorm handledning med många ämnen tillhandahåller jag en innehållsförteckning nedan. Du kan klicka på något av ämnena och det tar dig direkt dit.

Öppna sorteringsalternativen i Excel

Eftersom sortering är en så vanlig sak som behövs när du arbetar med data, ger Excel ett antal sätt för dig att komma åt sorteringsalternativen.

Sorteringsknappar i bandet

Det snabbaste sättet att komma åt sorteringsalternativ är med hjälp av sorteringsknapparna i band.

När du klickar på fliken Data i menyfliksområdet ser du alternativen "Sortera och filtrera". De tre knapparna till vänster i denna grupp är för sortering av data.

De två små knapparna gör att du kan sortera dina data så snart du klickar på dessa.

Om du till exempel har en datauppsättning med namn kan du bara markera hela datamängden och klicka på någon av de två knapparna för att sortera data. Knappen A till Z sorterar data alfabetiskt lägst till högst och Z till A -knappen sorterar data alfabetiskt högst till lägst.

Dessa knappar fungerar också med siffror, datum eller tider.

Personligen använder jag aldrig dessa knappar eftersom dessa är begränsade i vad dessa kan göra, och det finns fler chanser till fel när jag använder dessa. Men om du behöver en snabb sortering (där det inte finns några tomma celler i datamängden) kan dessa vara ett snabbt sätt att göra det.

Sorteringsdialogruta

På fliken Data i menyfliksområdet finns en annan ikon för sorteringsknappen inom sorteringsgruppen.

När du klickar på den här knappen Sortera -knappen öppnas sorteringsdialogrutan (något som visas nedan).

Sorteringsdialogrutan är den mest kompletta lösningen för sortering i Excel. Alla sorteringsrelaterade alternativ kan nås via denna dialogruta.

Alla andra metoder för att använda sorteringsalternativ är begränsade och erbjuder inte full funktionalitet.

Detta är anledningen till att jag alltid föredrar att använda dialogrutan när jag måste sortera i Excel.

En viktig anledning till min preferens är att det är mycket mindre risk att du går fel när du använder dialogrutan. Allt är välstrukturerat och markerat (till skillnad från knappar i menyfliksområdet där du kan bli förvirrad vilken du ska använda).

I den här självstudien hittar du mig mest med hjälp av dialogrutan för att sortera data. Detta beror också på att vissa av de saker jag täcker i vissa sektioner (till exempel sortering på flera nivåer eller sortering från vänster till höger) bara kan göras med hjälp av dialogrutan.Tangentbordsgenväg - Om du behöver sortera data ofta i Excel rekommenderar jag att du lär dig kortkommandot för att öppna sorteringsdialogrutan. Dess ALT + A + S + S

Sorteringsalternativ i filtermenyn

Om du har tillämpat filter på din dataset kan du också hitta sorteringsalternativen tillsammans med filteralternativen. Ett filter kan tillämpas genom att välja valfri cell i datamängden, klicka på fliken Data och klicka på ikonen Filter.

Anta att du har en dataset som visas nedan och att du har filtret tillämpat.

När du klickar på filterikonen för någon kolumn (det är den lilla nedåtpekande triangelikonen till höger om kolumnrubrikcellen) ser du också några av sorteringsalternativen där.

Observera att dessa sorteringsalternativ ändras baserat på data i kolumnen. Så om du har text kommer det att visa dig möjligheten att sortera från A till Z eller Z till A, men om du har siffror kommer det att visa dig alternativ för att sortera från största till minsta eller minsta till största.

Högerklicka på alternativ

Förutom att använda dialogrutan är högerklick en annan metod som jag ibland använder (det är också supersnabbt eftersom det bara tar två klick).

När du har en datauppsättning som du vill sortera högerklickar du på valfri cell och den visar sorteringsalternativen.

Observera att du ser några alternativ som du inte ser i menyfliksområdet eller i filteralternativen. Medan det finns det vanliga sorteringsalternativet efter värde och anpassat sorteringsalternativ (som öppnar dialogrutan Sortera), kan du också se alternativ som Sätt vald cellfärg/teckensnittsfärg/formateringsikon högst upp.

Jag tycker att det här alternativet är ganska användbart eftersom det gör att jag snabbt kan få ihop alla färgade celler (eller celler med en annan typsnittsfärg) längst upp. Jag har ofta de månatliga kostnadsdata som jag går igenom och markerar några celler manuellt. Jag kan sedan använda det här alternativet för att snabbt få ihop alla dessa celler högst upp.

Nu när jag har täckt alla sätt att komma åt sorteringsalternativ i Excel, låt oss se hur vi använder dessa för att sortera data i olika scenarier.

Sortera data i Excel (text, siffror, datum)

Varning: Oftast fungerar sortering även när du väljer en enda cell i datamängden. Men i vissa fall kan du få problem (när du har tomma celler/rader/kolumner i din datamängd). När du sorterar data är det bäst att välja hela datamängden och sedan sortera den - bara för att undvika risk för problem.

Baserat på vilken typ av data du har kan du använda sorteringsalternativen i Excel.

Sortera efter text

Anta att du har en dataset som visas nedan och du vill sortera alla dessa poster baserat på elevens namn i alfabetisk ordning.

Nedan följer stegen för att sortera dessa textdata i alfabetisk ordning:

1. Välj hela datauppsättningen
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på ikonen Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att mina data har rubriker är markerade. Om din data inte har rubriker kan du avmarkera detta.
5. I rullgardinsmenyn "Sortera efter" väljer du "Namn"
6. I rullgardinsmenyn "Sortera på", se till att "Cellvärden" är valt
7. Välj A-Z i listrutan Order
8. Klicka på OK.

Stegen ovan skulle sortera hela datasetet och ge resultatet enligt nedan.

Varför inte bara använda knapparna i bandet?

Ovanstående metod för att sortera data i Excel kan se ut som många steg, jämfört med att bara klicka på sorteringsikonen i menyfliksområdet.

Och detta är sant.

Ovanstående metod är längre, men det finns ingen chans till något fel.

När du använder sorteringsknapparna i menyfliksområdet finns det några saker som kan gå fel (och det kan vara svårt att upptäcka när du har en stor datamängd.

Medan jag diskuterar nackdelarna med att använda knapparna senare i denna handledning, låt mig snabbt visa dig vad som kan gå fel.

I exemplet nedan, eftersom Excel inte kan känna igen att det finns en rubrikrad, sorterar den hela datamängden, inklusive rubriken.

Det här problemet undviks med sorteringsdialogrutan eftersom det uttryckligen ger dig möjlighet att ange om dina data har rubriker eller inte.

Eftersom användning av dialogrutan Sortera eliminerar risken för fel, rekommenderar jag att du använder den istället för alla andra sorteringsmetoder i Excel

Sortera efter nummer

Nu antar jag att du redan har koll på hur textsortering fungerar (täckt ovanför detta avsnitt).

De andra sorteringarna (t.ex. baserat på siffror eller datum eller färg) kommer att använda nästan samma steg med mindre variationer.

Anta att du har en dataset som visas nedan och du vill sortera dessa data baserat på betyg som varje elev får.

Nedan följer stegen för att sortera dessa data baserat på siffror:

1. Välj hela datauppsättningen
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på ikonen Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att mina data har rubriker är markerade. Om din data inte har rubriker kan du avmarkera detta.
5. I rullgardinsmenyn "Sortera efter" väljer du "Namn"
6. I rullgardinsmenyn "Sortera på", se till att "Cellvärden" är valt
7. I listrutan Beställning väljer du "Störst till minsta"
8. Klicka på OK.

Stegen ovan skulle sortera hela datasetet och ge resultatet enligt nedan.

Sortera efter datum/tid

Även om datum och tid kan se annorlunda ut, är de bara siffror.

Till exempel i Excel skulle siffran 44196 vara datumvärdet för 31 december2021-2022. Du kan formatera detta nummer så att det ser ut som ett datum, men i backend i Excel förblir det fortfarande ett nummer.

Detta låter dig också behandla datum som siffror. Så du kan lägga till 10 i en cell med datum, och det kommer att ge dig numret för datumet 10 dagar senare.

Och samma sak gäller tiden i Excel.

Till exempel representerar talet 44196.125 03.00 den 31 december 2020-2022. Medan heltalets del representerar en hel dag, skulle decimaldelen ge dig tiden.

Och eftersom både datum och tid är siffror kan du sortera dessa liknande nummer.

Anta att du har en dataset som visas nedan och du vill sortera dessa data baserat på projektets inlämningsdatum.

Nedan följer stegen för att sortera dessa data baserat på datumen:

1. Välj hela datauppsättningen
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på ikonen Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att mina data har rubriker är markerade. Om din data inte har rubriker kan du avmarkera detta.
5. I rullgardinsmenyn "Sortera efter" väljer du "Inlämningsdatum"
6. I rullgardinsmenyn "Sortera på", se till att "Cellvärden" är valt
7. I rullgardinsmenyn Beställ väljer du "Äldsta till nyaste"
8. Klicka på OK.

Stegen ovan skulle sortera hela datasetet och ge resultatet enligt nedan.

Observera att även om datum och tid är siffror, insåg Excel fortfarande att dessa är olika på sättet det visas. Så när du sorterar efter datum visar det sorteringskriterierna "Äldsta till nyaste" och "Nyaste till äldsta", men när du använder siffror visar det "största till minsta" eller "minsta till största". Sådana små saker som gör Excel till ett fantastiskt kalkylarkverktyg (PS: Google Sheets visar inte så mycket detaljer, bara den intetsägande sorteringen efter A-Z eller Z-A)

Sortera efter cellfärg / teckensnittsfärg

Det här alternativet är fantastiskt och jag använder det hela tiden (kanske lite för mycket).

Jag har ofta datauppsättningar som jag analyserar manuellt och markerar celler medan jag gör det. Till exempel gick jag igenom en lista med artiklar på den här bloggen (som jag har i ett Excel -blad) och jag markerade de som jag behövde förbättra.

Och när jag är klar kan jag snabbt sortera dessa data baserat på cellfärgerna. Detta hjälper mig att få ihop alla dessa markerade celler/rader längst upp.

Och för att öka det fantastiska kan du sortera utifrån flera färger. Så om jag markerar celler med artikelnamn som behöver omedelbar uppmärksamhet i rött och några som kan hanteras senare med gult, kan jag sortera data för att visa alla de röda raderna först följt av det gula.

Om du är intresserad av att lära dig mer skrev jag nyligen den här artikeln om sortering baserat på flera färger. I det här avsnittet kommer jag snabbt att visa dig hur du sorterar utifrån endast en färg

Anta att du har en dataset som visas nedan och du vill sortera efter färg och få alla röda blodkroppar högst upp.

Nedan följer stegen för att sortera efter färg:

1. Välj hela datauppsättningen
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på ikonen Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att mina data har rubriker är markerade. Om din data inte har rubriker kan du avmarkera detta.
5. I rullgardinsmenyn "Sortera efter" väljer du "Inlämningsdatum" (eller vilken kolumn som helst där du har de färgade cellerna). Eftersom vi i det här exemplet har färgade celler i alla kolumner kan du välja vilken som helst.
6. I rullgardinsmenyn "Sortera på" väljer du "Cellfärg".
7. Välj den färg som du vill sortera i rullgardinsmenyn Beställning. Om du har flera cellfärger i datamängden kommer det att visa dig alla dessa färger här
8. I den sista listrutan väljer du "På toppen". Här anger du om du vill att de färgade cellerna ska vara högst upp i datamängden eller längst ner.
9. Klicka på OK.

Stegen ovan skulle sortera din dataset efter färg och du får resultatet enligt nedan.

Precis som vi har sorterat dessa data baserat på cellfärgen kan du också göra det baserat på teckensnittsfärgen och villkorlig formateringsikon.

Datasortering på flera nivåer

I verkligheten är datamängder sällan så enkla som de jag använder i den här självstudien.

Dina kan sträcka sig till tusentals rader och hundratals kolumner.

Och när du har så stora datamängder, behövs det också fler dataskivor och tärningar. Datasortering på flera nivåer är en av de saker du kan behöva när du har en stor datamängd.

Datasortering på flera nivåer innebär att du kan sortera datamängden baserat på värden i en kolumn och sedan sortera den igen baserat på värden i en eller flera kolumner.

Anta till exempel att du har datauppsättningen enligt nedan och du vill sortera dessa data baserat på två kriterier:

1. Regionen
2. Försäljningen

Utdata från denna sortering baserat på de två ovanstående kriterierna ger dig en dataset som visas nedan.

I exemplet ovan har vi data först sorterade efter regionerna och sedan inom varje region sorteras data ytterligare efter försäljningsvärdet.

Detta gör att vi snabbt kan se vilka säljare som gör det bra i varje region eller vilka som gör det dåligt.

Nedan följer stegen för att sortera data baserat på flera kolumner:

1. Markera hela datamängden som du vill sortera.
2. Klicka på fliken Data.
3. Klicka på sorteringsikonen (den som visas nedan). Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att mina data har rubriker är markerade. Om din data inte har rubriker kan du avmarkera detta.
5. Gör följande val i rutan Sortera dialog
   • Sortera efter (kolumn): Region (detta är den första sorteringsnivån)
   • Sortera på: Cellvärden
   • Ordning: A till Ö
6. Klicka på Lägg till nivå (detta kommer att lägga till en annan nivå av sorteringsalternativ).
7. I den andra sorteringsnivån gör du följande val:
   • Sedan med (Kolumn): Försäljning
   • Sortera på: Värden
   • Order: Största till minsta
8. Klicka på OK

Proffstips: Dialogrutan Sortera har en funktion som "Kopieringsnivå". Detta kopierar snabbt den valda sorteringsnivån och sedan kan du enkelt ändra den. Det är bra att känna till och kan spara dig tid om du måste sortera baserat på flera kolumner.

Nedan är en video där jag visar hur jag gör en sortering på flera nivåer i Excel:

Sortering baserat på en anpassad lista

Även om Excel redan har några vanliga sorteringskriterier (som att sortera alfabetiskt med text, minsta till största eller största till minsta med siffror, äldsta till nyaste eller nyaste till äldsta med datum), kanske det inte räcker.

För att ge dig ett exempel, anta att jag har följande dataset:

Nu, om jag sorterar det baserat på regionen alfabetiskt, har jag två alternativ - A till Z eller Z till A. Nedan ser jag vad jag får när jag sorterar dessa data alfabetiskt från A till Z med hjälp av regionkolumnen.

Men vad händer om jag vill att den här ordningen ska vara öst, väst, norr, söder?

Du kan naturligtvis ordna om data efter sortering, men det är inte det effektiva sättet att göra detta.

Det rätta sättet att göra detta är att använda anpassade listor.

En anpassad lista är en lista som Excel låter dig skapa och sedan använda precis som de inbyggda listorna (som månadsnamn eller vardagarnamn). När du har skapat en anpassad lista kan du använda den i funktioner som datasortering eller fyllningshantering.

Några exempel där anpassade listor kan vara användbara inkluderar:

• Sortera data baserat på region/stadsnamn
• Sortering baserat på T -shirtstorlekar - Small, Medium, Large, Extra Large
• Sortering baserat på enkätsvar - Håller mycket med, Håller med, Neutral, Håller inte med
• Sortering baserat på sannolikhet - hög, medel, låg

Det första steget i att försöka sortera utifrån anpassade kriterier är att skapa den anpassade listan.

Steg för att skapa en anpassad lista i Excel:

1. Klicka på fliken Arkiv
2. Klicka på Alternativ
3. I dialogrutan Excel -alternativ väljer du "Avancerat" från listan i den vänstra rutan.
4. I Avancerat valt rullar du ner och väljer "Redigera anpassad lista".
5. I dialogrutan Anpassade listor skriver du dina kriterier i rutan Lista poster. Skriv dina kriterier åtskilda med kommatecken (öst, väst, norr, syd) [du kan också importera dina kriterier om du har det listat].
6. Klicka på Lägg till
7. Klicka på OK

När du har slutfört ovanstående steg skapar och lagrar Excel en anpassad lista som du kan använda för att sortera data.

Observera att ordningen på objekten i den anpassade listan är det som avgör hur din lista kommer att sorteras.

När du skapar en anpassad lista i en Excel -arbetsbok blir den tillgänglig för alla arbetsböcker i ditt system. Så du behöver bara skapa det en gång och kan återanvända det i alla arbetsböcker.

Steg för att sortera med hjälp av en anpassad lista

Anta att du har datauppsättningen enligt nedan och du vill sortera den baserat på regionerna (sorteringsordningen är öst, väst, norr och söder)

Eftersom vi redan har skapat en anpassad lista kan vi använda den för att sortera våra data.

Här är stegen för att sortera en dataset med hjälp av en anpassad lista:

1. Välj hela datauppsättningen
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på ikonen Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att mina data har rubriker är markerade. Om din data inte har rubriker kan du avmarkera detta.
5. I rullgardinsmenyn "Sortera efter" väljer du "Region" (eller vilken kolumn som helst där du har de färgade cellerna)
6. I rullgardinsmenyn "Sortera på" väljer du "Cellvärden".
7. I rullgardinsmenyn Beställning väljer du "Anpassad lista". Så snart du klickar på den öppnas dialogrutan Anpassade listor.
8. I dialogrutan Anpassade listor väljer du den anpassade lista som du redan har skapat från den vänstra rutan.
9. Klicka på OK. När du har gjort detta ser du de anpassade sorteringskriterierna i listrutan för sorteringsordning
10. Klicka på OK.

Stegen ovan kommer att sortera din dataset baserat på anpassade sorteringskriterier.

Obs! Du behöver inte skapa en anpassad lista i förväg för att sortera data baserat på den. Du kan också skapa det medan du är i dialogrutan Sortera. När du klickar på Anpassad lista (i steg 7 ovan) öppnas dialogrutan för anpassad lista. Du kan också skapa en anpassad lista där.

Anpassade listor är inte skiftlägeskänsliga. Om du vill göra en skiftlägeskänslig sortering, se detta exempel.

Sorterar från vänster till höger

Även om du i de flesta fall sannolikt kommer att sortera baserat på kolumnvärdena, kan du ibland också behöva sortera baserat på radvärdena.

Till exempel, i nedanstående dataset vill jag sortera den baserat på värdena i raden Region.

Även om denna typ av datastruktur inte är lika vanlig som kolumnuppgifterna, har jag fortfarande sett många människor som arbetar med denna typ av konstruktion.

Excel har en inbyggd funktionalitet som låter dig sortera från vänster till höger.

Nedan följer stegen för att sortera dessa data från vänster till höger:

1. Välj hela datamängden (förutom rubrikerna)
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på ikonen Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. Klicka på Alternativ i dialogrutan Sortera.
5. I dialogrutan Sorteringsalternativ väljer du "Sortera från vänster till höger"
6. Klicka på OK.
7. I rullgardinsmenyn ‘Sortera efter’ väljer du rad 1. Genom att göra detta specificerar vi att sorteringen måste göras baserat på värdena i rad 1
8. I rullgardinsmenyn "Sortera på" väljer du "Cellvärden".
9. Välj A-Z i listrutan Order (du kan också använda anpassad sorteringslista om du vill)
10. Klicka på OK.

Stegen ovan skulle sortera data från vänster till höger baserat på rad 1 -värden.

Excel känner inte igen (eller till och med tillåter dig att specificera) rubrikerna när du sorterar från vänster till höger. Så du måste se till att dina rubrikceller inte är markerade när du sorterar data. Om du också väljer rubrikceller kommer dessa att sorteras baserat på värdet i den.

Obs! Ett annat sätt att sortera data från höger till vänster kan vara att transponera data och få dem i en kolumnform. När du väl har det kan du använda någon av de sorteringsmetoder som hittills omfattats. När sorteringen är klar kan du sedan kopiera den resulterande informationen och klistra in den som transponerad data.

Nedan finns en video där jag visar hur jag sorterar data från vänster till höger i Excel

Fallkänslig sortering i Excel

Hittills har sorteringen i alla exemplen ovan varit oberoende av fall.

Men tänk om du vill göra sorteringen skiftlägeskänslig.

Tack och lov kan du i Excel ange om du vill att sorteringen ska vara skiftlägeskänslig eller inte.

Obs! Även om du oftast inte behöver oroa dig för skiftlägeskänslig sortering kan det vara till hjälp när du hämtar dina data från en databas som Salesforce eller om du manuellt samlar in data och får olika personer att skriva in samma text i olika fall. Att ha en skiftlägeskänslig sortering kan hjälpa dig att hålla alla poster från samma person/databas tillsammans.

Anta att du har en dataset som visas nedan och du vill sortera dessa data baserat på regionkolumnen:

Nedan följer stegen för att sortera data alfabetiskt och göra det skiftlägeskänsligt:

1. Välj hela datauppsättningen
2. Klicka på fliken Data
3. Klicka på ikonen Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera.
4. I dialogrutan Sortera, se till att mina data har rubriker är markerade. Om din data inte har rubriker kan du avmarkera detta.
5. Klicka på knappen Alternativ
6. I dialogrutan Sorteringsalternativ, markerar du alternativet "Känslig för stora och små bokstäver"
7. Klicka på OK.
8. I rullgardinsmenyn "Sortera efter" väljer du "Region"
9. I rullgardinsmenyn "Sortera på" väljer du "Cellvärden".
10. Välj A till Ö i rullgardinsmenyn
11. Klicka på OK.

Stegen ovan skulle inte bara sortera data alfabetiskt baserat på regionen, utan också göra den skiftlägeskänslig.

Du får den resulterande informationen enligt nedan:

När du sorterar från A till Z placeras gemener över den stora versalen.

Skaffa den ursprungliga sorteringsordningen

Ofta när du sorterar data i Excel kanske du vill gå tillbaka till den tidigare eller den ursprungliga sorteringsordningen och börja om på nytt,

Även om du kan använda ångra -funktionen i Excel (med hjälp av Control Z) för att gå tillbaka ett steg i taget, kan det vara förvirrande om du redan har gjort flera saker efter att du har sorterat data.

Ångra fungerar också bara tills du har arbetsboken öppen, men när du sparar och stänger och öppnar den senare kan du inte gå tillbaka till den ursprungliga sorteringsordningen.

Här är två enkla sätt att se till att du inte tappar den ursprungliga sorteringsordningen och får tillbaka den även efter att du har sorterat data:

1. Gör en kopia av den ursprungliga datamängden. Detta är något jag rekommenderar att du gör även om du inte behöver den ursprungliga sorteringsordningen. Du kan ha en arbetsbok med all data och sedan helt enkelt skapa en kopia av arbetsboken och arbeta med kopian. När jag arbetar med kritiska datamängder gör jag en kopia varje dag (med datum eller versionsnummer som en del av arbetsbokens namn).
2. Lägg till en kolumn med en serie nummer. Den här serien av siffror blandas ihop när du sorterar data, men om du vill gå tillbaka till den ursprungliga informationen kan du sortera baserat i den här nummerserien.

I det här avsnittet, låt mig snabbt visa dig vad som menas med att lägga till en serie och använda den för att få tillbaka den ursprungliga sorteringsordningen.

Anta att du har en dataset som visas nedan:

För att se till att du har ett sätt att få tillbaka dessa data efter att du har sorterat dem, lägg till en hjälparkolumn och ha en serie nummer i den (som visas nedan).

Här är en handledning med olika sätt att snabbt lägga till en kolumn med siffror

När du har hjälpkolumnen på plats, se till att du inkluderar den när du sorterar den här datauppsättningen.

Antag att jag sorterar dessa data baserat på regionen och slutligen får data enligt nedan:

Om jag nu vill gå tillbaka till den ursprungliga datamängden kan jag helt enkelt sortera dessa data igen, men baserat på hjälpkolumnen (från låg till hög).

Enkelt … eller hur?

Om du inte vill att hjälpkolumnen ska visas kan du antingen dölja den eller skapa en säkerhetskopia och sedan radera den.

Några vanliga problem vid sortering av data i Excel

I början av den här artikeln visade jag dig olika sätt att sortera data i Excel (inklusive sorteringsknappar i menyfliksområdet, högerklicksalternativ, filteralternativ och sorteringsdialogrutan).

Och för att upprepa, med hjälp av sorteringsdialogrutan minimeras chanserna eller eventuella problem eller fel som kan uppstå.

Låt mig nu visa dig vad som kan gå fel när du använder sorteringsknappen från menyfliksområdet (de som visas nedan)

Identifierar inte kolumnrubrikerna

Anta att du har en dataset som visas nedan:

Det här ser ut som en anständigt formaterad datauppsättning med rubriker tydligt formaterade med cellfärg och fetstil.

Så när du sorterar dessa data baserat på namnen (med hjälp av sorteringsknapparna i menyfliksområdet), förväntar du dig att rubriken stannar högst upp och resten av data sorteras.

Men vad händer när du gör det - rubriken betraktas också som normal data och sorteras (som visas nedan).

Även om Excel är tillräckligt smart för att känna igen rubriker, lyckades det inte i det här exemplet. När du använder knapparna för sorteringsikonen i menyfliksområdet kunde du inte manuellt ange att dessa data har rubriker.

Obs! Det här problemet uppstår när jag har datauppsättningen och jag lägger till och formaterar rubrikerna och sorterar den. Normalt skulle Excel vara tillräckligt smart för att identifiera att det finns rubriker i en datamängd (särskilt när datatypen för rubriken och data i kolumnen är annorlunda). Men i det här fallet lyckades det inte göra det när jag lade till rubriken och sorterade direkt. Om jag sparar den här arbetsboken, stänger den och öppnar den igen, lyckas Excel på något sätt identifiera den första raden och rubriken.

Även om detta kanske inte är ett problem i de flesta fall, finns det fortfarande en chans när du använder sorteringsikonerna i menyfliksområdet. Med hjälp av en dialogruta elimineras problemet eftersom du kan ange att du har rubriker.

Identifierar inte tomma rader/kolumner

Denna sorteringsfråga är lite mer komplex - och mycket vanligare än du kan föreställa dig.

Anta att du har en dataset som visas nedan. Observera att rad nummer 6 är dold (och det är en tom rad).

Om jag nu väljer någon cell i de första fyra raderna i datan (de ovanför den dolda tomma raden) och sorterar dessa data med hjälp av knapparna för sorteringsikonen, skulle det bara sortera de fyra första posterna i datamängden (rad 2 till 5). På samma sätt, om jag väljer någon cell i datamängden under den dolda tomma raden, kommer den bara att sortera de sju senaste raderna.

Och om du inte letar efter det specifikt kommer du sannolikt att sakna detta hemska fel.

Hur ser du till att du inte hamnar i detta sorteringsfel?

För att se till att du inte blir offer för detta problem måste du kontrollera din datauppsättning innan du sorterar den.

Välj hela datauppsättningen innan du sorterar data.

Du kan göra det genom att markera valfri cell i datamängden och sedan använda kortkommandot - Ctrl + A.

Om det finns tomma rader/kolumner i datauppsättningen kommer inte hela datamängden att väljas. Du kan identifiera detta genom att snabbt skanna markeringens konturer.

Om du ser att det finns en del data kvar utanför markeringen kan du välja den manuellt.

För att säkerställa att detta problem undviks är det bäst att först dölja alla dolda rader och kolumner och sedan fortsätta att sortera data genom att markera hela datamängden eller först radera de tomma raderna.

Delvis sortering (baserat på efternamnet)

Ibland kan du ha en dataset som du vill sortera baserat på en del av texten.

Anta till exempel att jag har datauppsättningen enligt nedan och jag vill sortera dessa data baserat på efternamnet.

För att göra detta måste jag separera dessa data så att jag bara har efternamnen i en kolumn. När jag har det kan jag använda den kolumnen för att sortera data.

Nedan finns en formel som kan ge mig efternamnet:

= HÖGER (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Detta ger dig ett resultat enligt nedan.

Nu kan du använda kolumnen Efternamn för att sortera dessa data.

När du är klar kan du ta bort kolumnen efternamn eller dölja den.

Observera att ovanstående formel fungerar när du har namn som bara har för- och efternamn och inte har några mellanslag mellan. Om du har olika namndata måste du justera formeln. Du kan också använda Text till kolumn för att snabbt dela upp namnen baserat på mellanslag som avgränsare.

Detta är bara ett exempel på sortering baserat på partiella data. Andra exempel kan vara sortering baserat på städer i en adress eller anställds ID baserat på avdelningskoder.

Om texten baserad på vilken du behöver sortera är i början av texten kan du bara använda den normala sorteringsfunktionen.

Andra sorteringsexempel (med formel och VBA)

Hittills i denna handledning har jag täckt exemplen där vi har använt den inbyggda sorteringsfunktionen i Excel.

Sortera automatiskt med hjälp av en formel

När du använder den inbyggda sorteringsfunktionen och sedan gör någon ändring i datamängden måste du sortera den igen. Sorteringsfunktionen är inte dynamisk.

Om du vill få en datauppsättning som sorteras automatiskt när det blir någon ändring kan du använda formlerna för att göra det.

Observera att för att göra detta måste du hålla den ursprungliga datamängden och den sorterade datamängden åtskilda (som visas nedan)

Jag har en detaljerad handledning där jag täcker hur man sorterar alfabetiskt med hjälp av formler. Det visar två metoder för att göra detta - med hjälpkolumner och med hjälp av en matrisformel.

Excel har också introducerat SORT dynamisk matrisformel som enkelt kan göra detta (utan hjälparkolumn eller en komplicerad matrisformel). Men eftersom det här är ganska nytt har du kanske inte tillgång till det i din version av Excel.

Sortera med VBA

Och slutligen, om du vill kringgå all sorteringsdialogruta eller andra sorteringsalternativ kan du använda VBA för att sortera dina data.

I exemplet nedan har jag en dataset som sorterar data när jag dubbelklickar på kolumnrubriken. Detta gör det enkelt att sortera och kan användas i instrumentpaneler för att göra det mer användarvänligt.

Här är en detaljerad handledning där jag täcker hur man sorterar data med VBA och skapar något som visas ovan.

Jag har försökt att täcka många exempel för att visa dig olika sätt att sortera data i Excel och allt du behöver tänka på när du gör det.

Hoppas du tyckte att denna handledning var användbar.