Så här sätter du in och använder en radioknapp (alternativknapp) i Excel

En radioknapp i Excel (även kallad alternativknappen) kan användas för att välja ett av de många valen/alternativen.

Du måste ha sett det på hundratals webbsidor där du ombeds välja ett alternativ genom att klicka på en liten rund form bredvid texten. Så snart du väljer den får den en svart prick i den (en indikation som är markerad).

Samma sak kan också skapas i Excel. I den här självstudien kommer jag att referera till den som radioknappen (som min datorlärare lärde mig).

Excel kallar det dock för alternativknappen.

Om du vill infoga en alternativknapp i Excel måste du ha utvecklingsfliken aktiverad i din arbetsbok.

Kan du inte se utvecklarfliken?

Oroa dig inte … här är stegen.

Hämta fliken Utvecklare i Excel -bandet

Nedan följer stegen för att få utvecklarfliken i menyfliksområdet i Excel 2013. Medan skärmdumparna jag delar här är av Excel 2013, är processen densamma i Excel 2007 eller 2010.

• Högerklicka på någon av de befintliga flikarna i menyfliksområdet och välj Anpassa menyfliksområdet. Det öppnar dialogrutan Excel -alternativ.
• I dialogrutan Excel -alternativ har du alternativet Anpassa menyfliksområdet. Kontrollera alternativet Utvecklare i fönstret Huvudflikar till höger.
• Klicka på OK. Detta gör att utvecklarfliken visas som en av flikarna i menyfliksområdet.

Nu med utvecklarfliken synlig får du tillgång till en mängd olika interaktiva kontroller. Låt oss fortsätta och sätt in den alternativknappen vi pratade om.

Hur man sätter in en radioknapp i Excel

Här är stegen för att infoga en alternativknapp i Excel:

• Gå till fliken Utvecklare -> Kontroller -> Infoga -> Formulärkontroller -> Alternativknapp.
  • Du skulle se att det finns två typer av interaktiva kontroller: Form Control och Interactive Control. Medan formulärkontroller endast används i Excel -arbetsböcker kan interaktiva kontroller också användas i användarformulär. Interaktiva kontroller ger mycket mer flexibilitet och har omfattande egenskaper. I den här självstudien kommer vi bara att fokusera på Form Control Radio Button (även kallad Option -knapp).
• Håll musen var som helst i kalkylbladet. Du kommer att se en plusikon (istället för den vanliga markören). Klicka var som helst, och det kommer att infoga en alternativknapp.
• Grattis! Du har infogat en alternativknapp i Excel. Du kan klicka på knappen och kontrollera den. Det finns dock ett litet problem. Från och med nu är denna alternativknapp värdelös - den gör ingenting. För att detta ska fungera måste det vara anslutet till en cell i kalkylbladet. Först då kommer du att kunna spela in svaret (oavsett om en person väljer antingen alternativ 1, alternativ 2 eller alternativ 3 …). För att konfigurera den här alternativknappen, högerklicka på den och välj Formatkontroll.
• I dialogrutan Formatkontroll, på fliken Kontroll, gör följande ändringar:
  • Värde: Kontrollerad (detta säkerställer att alternativknappen är markerad som standard när du öppnar arbetsboken).
  • Celllänk: $ A $ 1 (detta är cellen som är länkad till alternativknappen). Du kan ange detta manuellt eller markera cellen för att få referensen.
• Klicka på OK.

Nu är din alternativknapp länkad till cell A1. När du väljer alternativknappen visas 1 i cell A1.

Siffran du ser i cell A1 (den länkade cellen) är numret på alternativknappen som har valts. Om du har flera alternativknappar och om du väljer den andra, visar cell A1 2.

Till skillnad från kryssrutor i Excel, när det gäller en alternativknapp, kan du bara välja en av alternativknapparna. Det betyder att om du har mer än en alternativknapp kan du bara välja en av dem (du kan dock gruppera uppsättningar med alternativknappar som täcks senare i den här självstudien).

För att arbeta med alternativknappar i Excel måste du ha mer än en alternativknapp i kalkylbladet. Låt oss se hur vi kan infoga flera alternativknappar i Excel.

Lägga till flera radioknappar i Excel

Det finns tre sätt att lägga till flera alternativknappar i ett kalkylblad i Excel.

#1 Infoga radioknappar med fliken Utvecklare

Det enklaste sättet är att använda utvecklarfliken och sätt in radioknapparna (som visas ovan). Med den här metoden måste du upprepa stegen så många gånger som många alternativknappar du vill ha.

Detta kan vara den valda metoden när du bara måste infoga ett par alternativknappar i Excel.

En intressant sak att notera här är att om du har länkat den första alternativknappen till en cell i kalkylbladet skulle alla alternativknappar som du sätter in efter den länkas till samma cell. Du kommer också att kunna kontrollera endast en av radioknapparna.

#2 Kopiera klistra in radioknapparna

Ett snabbt sätt att infoga alternativknappen är att kopiera och klistra in en befintlig alternativknapp. Du kan göra detta genom att helt enkelt välja alternativknappen och trycka på Ctrl + D.

Detta skulle skapa en kopia av den befintliga alternativknappen.

Det finns ett par saker du behöver veta när du använder den här metoden:

• När du kopierar och klistrar in en befintlig alternativknapp kopieras också bildtextsnamnet (texten som du ser till höger om alternativknappen), men bakgrundsnamnet (namnet som Excel använder för att hänvisa till det objektet) ändras. Se bilden nedan för att förstå skillnaden mellan bildtextsnamnet och bakgrundsnamnet.
• Om den ursprungliga alternativknappen är länkad till en cell i kalkylbladet skulle alla kopierade alternativknappar också länkas till samma cell.

#3 Dra och fyll celler med radioknappar

När du kopierar och klistrar in en cell som innehåller en alternativknapp, skapas en kopia av alternativknappen också.

På samma sätt, om du har en alternativknapp i en cell och du markerar och drar cellen (som visas nedan), skapas kopior av alternativknappen.

Dessa följer igen samma regler som diskuterats ovan:

• När du skapar en kopia av en alternativknapp genom att kopiera klistra in (eller dra) en cell som redan har alternativknappen, kopieras bildtextsnamnet (text som du ser till höger om alternativknappen) på alternativknappen, men bakgrundsnamn (som Excel använder för att hänvisa till det objektet) ändras.
• Om den ursprungliga alternativknappen är länkad till en cell i kalkylbladet skulle alla kopierade alternativknappar också länkas till samma cell.

Hur man grupperar radioknappar i Excel

Tänk dig att du har en enkät med tio olika frågor. För varje fråga kan du välja ett svar (genom att klicka på alternativknappen för det svaret). Det betyder att du skulle göra tio alternativknappar i undersökningen.

Nu för att skapa en sådan undersökning i Excel måste du gruppera alternativen med alternativknappar, så att du i en grupp bara kan välja ett alternativ, men samtidigt får du markera alternativknappen för andra grupp.

Något som visas nedan:

Här är stegen för att gruppera alternativknappar i Excel:

• Sätt i alla alternativknappar som du vill gruppera.
• Gå till Developer -> Controls -> Insert -> Group Box (Form Control).
• Håll musen var som helst i kalkylbladet. Du kommer att se en plusikon (istället för den vanliga markören). Klicka var som helst så infogas en gruppruta.
• Placera grupprutan på ett sådant sätt att alla alternativknappar (som du vill gruppera) finns inuti den. Du kan flytta och ändra storlek på alternativknapparna och grupprutan precis som alla andra objekt.
• Länka en av alternativknapparna till en cell i kalkylbladet. Alla radioknappar skulle automatiskt länkas till samma cell.
• Upprepa stegen ovan för att skapa en annan grupp med alternativknappar.

På så sätt kan du ha valfritt antal oberoende grupper där du bara kan göra ett urval inom gruppen, urvalet mellan grupper är oberoende.

Radera radioknappar i Excel

Du kan enkelt ta bort en enda alternativknapp i Excel genom att markera den och trycka på raderingsknappen. För att välja en alternativknapp måste du hålla ned Ctrl -knappen och trycka på musens vänstra knapp.

Om du vill radera flera alternativknappar:

• Håll ned kontrollknappen och välj alla de som du vill radera.
• Tryck på knappen Radera.

Om du har många alternativknappar spridda i ditt kalkylblad, här är ett sätt att få en lista över alla alternativknappar och radera dem på en gång:

• Gå till Hem -> Redigering -> Hitta och välj -> Urvalsfönster.
  • Detta öppnar en urvalsfönster som listar alla objekt i det kalkylbladet (inklusive alternativknappar, kryssrutor, former och diagram).
• Välj alla alternativknappar som du vill radera (för att välja flera alternativknappar, håll ned kontrollknappen medan du väljer) och tryck på raderingsknappen.
  • Observera att namnen på alternativknapparna här är backendnamnen och inte bildtexten.

Obs! Urvalsfönstret visar bara alla objekt i det aktiva kalkylbladet.

Hur man fixar positionen för en radioknapp i Excel

Ett vanligt problem med att använda former och objekt i Excel är att när du ändrar storlek på celler eller döljer/tar bort rader/kolumner påverkar det också formerna/alternativknapparna.

Något som visas nedan:

Gör så här för att stoppa alternativknappen från att flytta när du ändrar storlek eller tar bort celler:

• Vänsterklicka på alternativknappen och välj Format Control.
• Välj dialogrutan Egenskaper i dialogrutan Formatkontroll.
• På fliken Egenskaper, inom Objektpositionering, välj Flytta inte eller storlek med celler.
• Klicka på OK.

Nu när du ändrar storlek eller tar bort celler, skulle alternativknappen stanna kvar.

Aktivera radioknappar i ett skyddat blad i Excel

Om du vill skydda hela kalkylbladet men vill att alternativknapparna ska fungera så här är stegen:

• Högerklicka på cellen som är länkad till alternativknappen och välj Format Cell.
• Gå till fliken Skydd i dialogrutan Formatera celler och avmarkera det låsta alternativet.

Nu när du skyddar hela arket skulle radioknappen fortfarande fungera. Eftersom Excel bara skyddar alla låsta celler, får den att fungera även om den länkade cellen är upplåst.

Exempel på användning av radioknapp i Excel

Här är några exempel där alternativknappen används:

• KPI -instrumentpanel i Excel (alternativknapp som används för att extrahera data).
• Games of Thrones Dashboard (radioknapp som används för att sortera data).

Radioknapp vs. Kryssruta

Medan både alternativknappen och kryssrutan ser likadana ut, finns det några skillnader du behöver veta innan du använder dessa.

En alternativknapp låter en användare bara välja en av radioknapparna från en grupp. Det betyder att om du har alternativknappar för kön kan du bara välja ett av könen.

Å andra sidan är en kryssruta oberoende av andra kryssrutor, och du kan välja flera samtidigt. Till exempel kan du i en kompetensbedömningsundersökning välja flera färdigheter du har.

Här är definitionen av alternativknapp från Wikipedia som också täcker skillnaden med en kryssruta.

”En alternativknapp eller alternativknapp är ett grafiskt kontrollelement som låter användaren bara välja en av en fördefinierad uppsättning av ömsesidigt uteslutande alternativ. En radioknapps särpräglade egenskap gör att den skiljer sig från en kryssruta, som gör att mer än ett (eller inget) objekt kan väljas och att det omarkerade tillståndet kan återställas. ”