Även om Excel mest används för datainmatning och analys, har det också några bra diagramtyper som du kan använda för att göra dina rapporter/instrumentpaneler bättre.
Förutom standarddiagrammen som finns i Excel finns det många avancerade diagram som du enkelt kan skapa och använda i ditt dagliga arbete.
I den här självstudien kommer jag att lista ett exempel på avancerade diagram som kan vara användbara när du skapar rapporter/instrumentpaneler i Excel.
Vad är ett avancerat diagram?
För denna handledning överväger jag vilken Excel -diagramtyp som helst som inte är tillgänglig som ett avancerat diagram.
Till exempel, om du går till infoga -fliken, omfattas inte alla diagram som du kan se och direkt infoga därifrån som avancerade diagram. För att skapa ett avancerat diagram måste du göra lite extra arbete (och lite muggelmagi).
Notera: Vissa diagramtyper (t.ex. Histogram, Pareto, Sales Funnel, etc.) har lagts till som standarddiagramtyper i Excel 2016. Jag har fortfarande inkluderat dessa som avancerade diagram när jag visar hur jag skapar dessa i Excel 2013 och tidigare versioner.Hur använder jag denna handledning?
Här är några tips som kan hjälpa till att göra denna handledning mer användbar att använda.
- Eftersom det finns många avancerade diagram som jag kommer att täcka i den här artikeln kommer jag inte att kunna visa dig exakt hur du gör dessa i den här självstudien. Jag kommer dock att länka till självstudierna där jag visar exakt hur dessa avancerade diagram skapas.
- För vissa diagram har jag också en videohandledning. Jag har bäddat in dessa videor i den här självstudien.
- För varje avancerad diagram har jag listat de scenarier där du kan använda det och några av dess framträdande funktioner.
- I de flesta fall har jag också tillhandahållit en nedladdningsfil som du kan använda för att se hur det avancerade diagrammet görs i Excel.
Låt oss komma igång och lära oss några fantastiska karttrick.
Exempel på avancerade diagram i Excel
Nedan finns en lista över alla avancerade diagram som omfattas av denna handledning. Du kan klicka på något av det och hoppa till det avsnittet omedelbart.
Faktiska mot måldiagram
Faktiska Vs måldiagram är användbara om du måste rapportera en data som har målvärdet och det verkliga eller uppnådda värdet.
Detta kan vara fallet när du vill visa den uppnådda försäljningen kontra målet eller de anställdas tillfredsställelsebetyg mot målbetyget.
Som standard kan du inte skapa ett sådant diagram, men det kan göras genom att skapa kombinationsdiagram och spela med diagramtypen och formateringen.
Även om jag bara har visat två sätt att skapa detta diagram, kan det finnas många andra sätt. Tanken är att ha ett målvärde som ser framträdande ut och tydligt visar om målet har uppnåtts eller inte.
Nedan finns en video om hur du skapar ett verkligt vs måldiagram i Excel:
Klicka här för att läsa mer om de faktiska mot måldiagrammen. Ladda ner exempelfil
Milstolpsdiagram
Ett milstolpsdiagram låter dig plotta milstolpar på en tidslinje. Denna diagramtyp kan vara användbar när du planerar ett nytt projekt och visuellt vill visa de planerade milstolparna under en viss period (eller kartlägga de milstolpar som har uppnåtts tidigare).
Ett milstolpsdiagram visar visuellt milstolparna och avståndet mellan varje milstolpe (som visas nedan).
När jag var i mitt dagliga jobb skapade vi ett milstolpsdiagram när vi planerade ett nytt projekt och var tvungna att rapportera tillfälliga uppdateringar och leveranser. Vi visade datum då vi planerade incheckningssamtalet och tillfälliga/slutliga leveranser.
Även om du kan ha dessa data i en tråkig tabell, kan du plocka dem som ett milstolpsdiagram visuellt se framstegen (liksom tiden mellan milstolpar).
Nedan är en video där jag visar hur jag skapar ett milstolpsdiagram i Excel:
Klicka här för att läsa mer om milstolpsdiagrammet i Excel | Ladda ner exempelfil
Gantt -diagram
Gantt -diagrammet är ganska populärt bland projektledare.
Det används för att skapa ett schema för ett projekt eller spåra framstegen.
Med ett Gantt -diagram kan du visuellt se:
- Vad alla uppgifter/aktiviteter är scheman
- På vilket datum börjar och slutar en uppgift
- Antal dagar det tar för varje uppgift att bli klar
- Varje överlappning på ett datum med andra aktiviteter.
Nedan är ett exempel på ett Gantt -diagram (som handlar om Alfred - butlern - som skapar Batsuit för Batman).
Den största fördelen med att använda ett Gantt -diagram är att det visar dig om det finns några dagar där flera aktiviteter/uppgifter överlappar varandra. Detta kan hjälpa dig att planera bättre för ditt projekt.
En annan bra användning av denna typ av Gantt -diagram kan vara att plotta löv som tagits av dina lagmedlemmar. Det kommer att visa dig datumen då mer än en lagmedlem är ledig, och du kan planera i förväg.
Klicka här för att läsa mer om Gantt -diagrammet i Excel | Ladda ner exempelfil
Bell Curve
En klockkurva (även känd som normal distributionskurva) är ett sätt att plotta och analysera data som ser ut som en klockkurva.
Det används ofta under medarbetarbedömningar eller i skolor/högskolor för att betygsätta studenter.
Även om en klockkurva inte är något annat än ett "spridningslinjediagram" som du kan infoga med ett enda klick, är anledningen till att jag har lagt till det som ett av de avancerade diagrammen att det behövs lite förarbete innan du skapar detta diagram.
Om du har medarbetarnas betygsdata eller studentbetygsdata kan du inte direkt plotta det som en klockkurva.
Du måste beräkna medelvärdet och standardavvikelsen och sedan använda dessa för att skapa klockkurvan.
Klicka här för att läsa hur du gör en klockkurva i Excel
Försäljningstrattdiagram
I alla säljprocesser finns det etapper. Ett typiskt försäljningsskede kan se ut något som visas nedan:
Möjlighet identifierad -> Validerad -> Kvalificerad -> Förslag -> Vinn
Om du tänker på siffrorna skulle du inse att detta utgör en försäljningstratt.
Många möjligheter "identifieras", men bara en del av det finns i kategorin "Validerad", och ännu mindre hamnar som en potentiell ledare.
I slutändan finns det bara en handfull affärer som vinns.
Om du försöker visualisera det skulle det se ut något som visas nedan:
Om du har dessa siffror i Excel kan du enkelt skapa ett försäljningstrattdiagram. Om du använder Excel 2016 har du möjlighet att infoga försäljningstrattdiagrammet direkt från infoga -fliken.
Men för versioner före Excel 2016 måste du använda lite kartläggningsknep.
Nedan är videon där jag visar hur jag skapar ett försäljningstrattdiagram i Excel 2013 eller tidigare versioner:
Klicka här för att läsa självstudien om hur du skapar ett försäljningstrattdiagram | Ladda ner exempelfil
Pareto -diagram
Pareto Chart är baserat på Pareto-principen (även känd som 80/20-regeln), vilket är ett välkänt koncept inom projektledning.
Enligt denna princip kan ~ 80% av problemen hänföras till cirka ~ 20% av frågorna (eller ~ 80% av dina resultat kan vara ett direkt resultat av ~ 20% av dina ansträngningar, och så vidare …).
Denna typ av diagram är användbar när du vill identifiera de 20% saker som orsakar 80% av resultatet. Till exempel kan du på ett hotell skapa ett Pareto -diagram för att kontrollera de 20% av problemen som leder till 80% av kundens klagomål.
Eller om du är projektledare kan du använda detta för att identifiera 20% av de projekt som genererar 80% av intäkterna.
Om du använder Excel 2016 kan du infoga Pareto -diagrammet från fliken Infoga, men om du använder Excel 2013 eller tidigare versioner måste du ta några ytterligare steg.
Nedan finns en video där jag visar hur jag skapar ett Pareto -diagram i Excel 2013 och tidigare versioner:
Klicka här för att läsa självstudien om hur du skapar Pareto -diagram i Excel | Ladda ner exempelfil
Bullet Chart
Bullet chart är väl lämpad för instrumentpaneler eftersom det kan slå mycket information och tar väldigt lite plats.
Bullet -diagram har utformats av instrumentbrädsexperten Stephen Few, och sedan dess har det varit allmänt accepterat som en av de bästa kartläggningsrepresentationerna där du behöver visa prestanda mot ett mål.
Detta enda stapeldiagram är kraftfullt med analys. Det har:
- Kvalitativa band: Dessa band hjälper till att identifiera prestandanivån. Till exempel är 0-60% dålig prestanda (visas som ett mörkblått band), 60-75% är rättvist, 75-90% är bra och 90-100% är utmärkt.
- Målprestationsmarkör: Detta visar målvärdet. Till exempel, i ovanstående fall är 90% målvärdet.
- Faktisk prestandamarkör: Den här kolumnen visar det verkliga resultatet. I exemplet ovan indikerar den svarta kolumnen att prestandan är bra (baserat på dess position i de kvalitativa banden), men den uppfyller inte målet.
Nedan finns en video om hur du skapar ett punktdiagram i Excel
Klicka här för att läsa självstudien om hur du skapar ett punktdiagram i Excel | Ladda ner exempelfil
Stegdiagram
Ett stegdiagram kan vara användbart när du vill visa de förändringar som sker med oregelbundna intervall. Till exempel prisökning på mjölkprodukter, bensin, skattesats, räntor etc.
Även om Excel inte har en inbyggd funktion för att skapa ett stegdiagram, kan det enkelt skapas genom att ordna om datamängden.
Nedan är ett exempel på ett stegdiagram.
Nu om du funderar på varför inte använda ett linjediagram istället, ta en titt på nedanstående diagram.
Båda dessa diagram ser lika ut, men linjediagrammet är lite missvisande. Det ger dig intrycket av att bensinpriserna har stigit konsekvent under maj 2015 och juni 2015 (se bild nedan). Men om du tittar på stegdiagrammet märker du att prisökningen endast skedde vid två tillfällen.
Nedan finns en video där jag visar hur jag skapar ett stegdiagram i Excel.
Klicka här för att läsa hur du skapar ett stegdiagram i Excel | Ladda ner exempelfil
Våffeldiagram
Ett våffeldiagram är ett cirkeldiagramalternativ som ganska vanligt används i instrumentpaneler. Det kallas också det kvadrerade cirkeldiagrammet.
Relaterad artikel: Skapa ett cirkeldiagram i Excel
När det gäller Excel -kartläggning använder ett Waffle -diagram inte riktigt några av kartverktygen. Det är snarare skapat med hjälp av celler i kalkylblad och villkorlig formatering.
Ändå ser det ut som ett riktigt diagram och du kan använda det för att jazz upp dina instrumentpaneler.
Nedan är ett exempel på våffeldiagram i Excel.
Vad gillar jag i ett våffeldiagram?
- Ett våffeldiagram ser coolt ut och kan jazz upp din instrumentbräda.
- Det är verkligen enkelt att läsa och förstå. I KPI -våffeldiagrammet ovan har varje diagram en datapunkt och en snabb blick skulle berätta omfattningen av målet uppnått per KPI.
- Det fångar läsarnas uppmärksamhet och kan effektivt användas för att markera ett specifikt mått/KPI.
- Det framställer eller förvränger inte en datapunkt (vilket ett cirkeldiagram ibland gör sig skyldig till).
Vilka är bristerna?
- När det gäller värde är det inte mer än en datapunkt (eller några datapunkter). Det motsvarar nästan att ha värdet i en cell (utan alla färger och jazz).
- Det tar lite arbete att skapa det i Excel (inte lika lätt som en stapel/kolumn eller ett cirkeldiagram).
- Du kan försöka använda mer än en datapunkt per våffeldiagram som visas nedan, men så snart du går utöver ett par datapunkter blir det förvirrande.
Klicka här för att läsa hur du skapar ett våffeldiagram i Excel | Ladda ner exempelfil
Termometer diagram
Ett termometerdiagram är ett annat exempel där du kan visa prestanda mot ett målvärde (liknande till Faktiskt vs Måldiagram eller punktdiagram).
Det kallas ett termometerdiagram eftersom du kan få det att se ut som en termometer.
Obs! Termometerdiagram kan endast användas när du mäter prestandan för en KPI. Om du måste analysera flera KPI: er eller mått måste du antingen skapa flera termometerdiagram eller välja ett vanligt faktisk vs måldiagram som jag täckte tidigare.
Nedan finns en video där jag visar hur man skapar ett termometerdiagram i Excel.
Klicka här för att läsa hur man gör ett termometerdiagram i Excel | Ladda ner exempelfil
Det här är några av de avancerade diagrammen som du enkelt kan skapa och använda i ditt dagliga arbete. Att använda dessa diagram kan verkligen krydda dina rapporter eller instrumentpaneler, och samtidigt hjälper det också till att förmedla mer information jämfört med ett vanligt Excel -diagram.
Om det finns någon diagramtyp som du använder (och kan betraktas som ett avancerat diagram), meddela mig i kommentarsfältet. Jag kommer att fortsätta lägga till mer avancerade diagram till självstudier baserat på din feedback.
Du kanske också gillar följande Excel -tips och självstudier:
- Excel Sparklines - En komplett guide med exempel.
- Hur man skapar en värmekarta i Excel.
- Hur man sparar Excel -diagram som bilder
