100+ Excel -intervjufrågor och svar för att göra dig jobbklar

Microsoft -applikationer som Word, Excel, PowerPoint används i nästan alla stora organisationer såväl som av miljontals småföretag, frilansare och entreprenörer.

För något som är så populärt är det vettigt att ha anständig kunskap om hur man använder dessa applikationer effektivt. I vissa arbetsroller innebär en stor del av arbetet att arbeta med dessa applikationer dagligen.

Jag har varit en del av många intervjupaneler där jag har sett kandidaterna nämna Excel som en av de färdigheter de är expert på, men när jag ställde några frågor om det flöt expertisen ut.

Om du förbereder dig för din nästa intervju och har listat Excel som en av dina färdigheter, ta lite tid att gå igenom dessa vanliga Excel -intervjufrågor.

Jag har försökt att täcka alla de populära Excel -intervjufrågor som jag har sett att ställs, liksom några som jag tyckte kunde vara bra att känna till.

Denna guide kan också användas av intervjuare som vill mäta Excel -skickligheten hos kandidaterna i intervjun.

Obs! Jag fortsätter att lägga till nya frågor i den här guiden. Du kan bokmärka det så att du kan komma tillbaka och kontrollera det senare.

Så här använder du denna Excel -intervjufrågeguide

• Om du har tid, gå igenom var och en av Excel -frågorna.
• Om du vill lära dig om specifika ämnen klickar du på ämnesnamnet från innehållsförteckningen. Sedan kan du gå igenom alla Excel -frågor för det ämnet.
• I de flesta av frågorna har ytterligare läsning föreslagits och relevanta självstudier har länkats. Du kan gå igenom dessa självstudier för att få en djupare förståelse av ämnet.
• Om du bara vill ha grunderna rätt, gå igenom alla frågor utom de i rutorna markerade med blått. Excel -frågor i den blå rutan är av avancerad nivå.

Ämnen i Excel -intervjufrågor

Excel -formateringsfrågor

Nedan följer några vanliga formaterande Excel -intervjufrågor (klicka på frågan för att se svaret på den).

Vilka är de olika dataformaten i Excel?

Följande format finns i Excel:

• Textformat - Detta kan inkludera såväl text som alfanumeriska strängar (t.ex. ABC123). En textsträng kan också innehålla skiljetecken och symboler.
• Nummerformat - Det finns olika format även inom siffror. Till exempel kan du ha decimaler, bråk, ha tusen separatorer, etc. Oavsett vilket format som har tillämpats kan du använda tal i beräkningar som addition, subtraktion, division och multiplikation.
• Datumformat - Det viktigaste att veta om datum är att dessa lagras som nummer i Excel. Du kan dock formatera den så att den visas som datum. Till exempel skulle 01-01-2019 sparas som 43466 i Excel, vilket är numret för det angivna datumet. I Excel kan du visa datum i olika format som t.ex. långt datum (01 januari2021-2022), kort dejt (01-01-2019), etc.
• Redovisning / valutaformat - När du tillämpar bokförings- / valutaformatet på ett tal lägger Excel till valutasymbolen tillsammans med två decimaler.
• Procentformat - Du kan formatera siffror som ska visas i procent. Till exempel kan du göra 0,1 för att visas som 10% när du tillämpar procentformatet på det.

Hur kan du slå in text i Excel?

Om du lägger in text i Excel kan du undvika att text rinner ut ur cellen. Genom att tillämpa alternativet wrap text kan du se till att all text passar snyggt i en enda cell (vilket kan ändra dess höjd).

För att slå in text markerar du cellen, går till fliken Hem och klickar på alternativet Wrap text i gruppen Justering. Observera att detta är en växlingsknapp, vilket innebär att om du klickar på den igen kommer den att packa upp texten.

Hur kan du slå ihop celler i Excel?

För att slå ihop celler måste du först markera de celler som du vill slå samman, gå sedan till fliken Start och klicka på alternativet "Slå ihop och centrera" i gruppen Justering.

Observera att medan du använder "Slå ihop och Center" får jobbet gjort, är det inte det mest effektiva sättet att göra det. Problemet med att använda "Slå ihop och centrera" är att de resulterande cellerna inte skulle sortera ordentligt. Det rätta sättet att slå samman celler är genom att använda alternativet "Center Across Selection".

Du kan läsa mer om att slå samman celler på rätt sätt här.

Vad används "Format Painter" till?

Med "Format Painter" kan du kopiera formatet från en cell och tillämpa det på en annan cell (eller cellintervall).

Du kan läsa mer om Format Painter här.

Hur skulle du rensa all formatering utan att ta bort cellinnehållet?

Ibland kanske du vill ta bort all formatering (färger, ramar, typsnitt, etc.) och bara ha enkla data. Du kan göra det genom att rensa all formatering i Excel.

För att göra detta måste du använda alternativet "Rensa formater", som finns på fliken Hem i redigeringsgruppen. Det blir synligt när du klickar på rullgardinsmenyn 'Rensa'.

Observera att det också finns andra alternativ - till exempel tydligt innehåll, tydliga kommentarer och tydliga hyperlänkar. Om du vill rensa allt - använd alternativet "Rensa allt".

Vad är villkorlig formatering?

Villkorlig formatering låter dig formatera en cell baserat på värdet i den. Om du till exempel vill markera alla celler där värdet är mindre än 30 med en röd färg kan du göra det med villkorlig formatering.

Du kan läsa mer om villkorlig formatering här.

Hur skulle du markera celler med negativa värden i det?

Du kan göra detta med villkorlig formatering. Här är stegen:

• Markera cellerna där du vill markera cellerna med negativt värde.
• Gå till fliken Hem och klicka på alternativet Villkorlig formatering.
• Gå till Markera cellregler och klicka på alternativet "Mindre än".
• Ange värdet som 0 och formateringen i dialogrutan "Mindre än".

Hur skulle du markera celler med dubblettvärden i den?

Du kan enkelt göra detta med villkorlig formatering. Här är stegen:

• Markera data där du vill markera dubblettceller.
• Gå till fliken Hem och klicka på alternativet Villkorlig formatering.
• Gå till Markera cellregler och klicka på alternativet "Dubbla värden".

Hur skulle du markera celler med fel i den?

I Excel kan det finnas olika typer av fel - till exempel #N/A, #DIV/0!, #VÄRDE!, #REF!, #NAME och #NUM.

Du kan markera alla celler som innehåller något av dessa fel med villkorlig formatering.

Här är stegen för att markera celler med fel:

• Markera data där du vill markera cellerna med fel.
• Gå till fliken Hem och klicka på alternativet Villkorlig formatering.
• Klicka på "Ny regel".
• I dialogrutan Ny formateringsregel väljer du "Använd en formel för att avgöra vilka celler som ska formateras".
• Ange i formelfältet = FEL (A1), där A1 är den aktiva cellen i urvalet.
• Klicka på knappen Format och ange i vilken färg du vill markera cellerna.
• Klicka på OK.

Hur kan du göra text osynlig i Excel?

Det finns flera sätt att göra detta:

• Du kan helt enkelt göra teckensnittet vitt och det verkar som om det är osynligt.
• [Better Way] Du kan ändra göra texten osynlig genom att ändra det anpassade formatet. Här är stegen för att göra detta. Markera cellen, tryck på Control + 1 (håll ned kontrollknappen och tryck på 1). Detta öppnar dialogrutan Formatera celler. I alternativet Anpassat skriver du ;;; i anpassat alternativfält. Detta kommer att göra texten osynlig (men den kommer fortfarande att finnas där).

Excel Formel Frågor

Nedan följer några vanliga Excel -formelfrågor för intervjuer (klicka på frågan för att se svaret på den).

Vilken ordningsföljd används vid utvärdering av formler i Excel?

Följande är prioritetsordningen i Excel -formler:

• Parentes (Bracketar)
• Exponentiation (^)
• Mfördubbling eller Division - båda har samma företräde och utvärderas utifrån det som kommer först
• Addition eller Subtraction - båda har samma företräde och utvärderas utifrån det som kommer först

Ett enkelt sätt att komma ihåg detta är med förkortningen PEMDAS - vilket är det första alfabetet för varje operatör.

Vad är skillnaden mellan en funktion och en formel i Excel?

En formel är ett användardefinierat uttryck som beräknar ett värde. En funktion är fördefinierad inbyggd operation som kan ta det angivna antalet argument. En användare kan skapa formler som kan vara komplexa och kan ha flera funktioner i den.

Till exempel är = A1+A2 en formel och = SUMMA (A1: A10) är en funktion.

Vad enligt dig är de fem bästa funktionerna i Excel?

Denna fråga ställs ofta för att förstå komforten hos en kandidat med Excel -funktioner. Även om det finns 450+ funktioner i Excel och det inte finns några fastställda kriterier för att välja de fem bästa, så är det de jag tycker är värda:

• VLOOKUP
• RÄKTA
• SUMIF
• IFERROR
• INDEX / MATCH

Jag har valt ovanstående funktioner eftersom dessa inte är särskilt grundläggande och är ganska användbara för någon som gör analys i Excel. Du kan också överväga följande funktioner - SUMPRODUCT, TEXT, SUM, GENomsnitt, LEN/VÄNSTER/HÖGER/MELLAN.

Återigen finns det inget rätt eller fel svar på detta. Se bara till att du känner till de funktioner som du nämner.

Du hittar detaljerade förklaringar om de mest populära Excel -funktionerna här.

Vad är skillnaden mellan absoluta och relativa cellreferenser?

I Excel refererar referens till en cellreferens - till exempel A1 eller intervallreferens - till exempel A1: A10.

Relativa referenser: Det här är cellreferenser som ändras när du kopierar och klistrar in formeln som innehåller referenserna. För att ge dig ett enkelt exempel, om du lägger in = A10 i cell A1 och sedan kopierar cell A1 och klistrar in den i cell A2, ändras referensen till A11. Detta händer eftersom detta är en relativ cellreferens och den ändras i förhållande till cellen den har kopierats från.

Absoluta referenser: Dessa är de referenser som förblir desamma och inte ändrar kopiera och klistra in formeln som har referenserna. Om du till exempel lägger = $ A $ 10 i cell A1 och sedan kopierar cell A1 och klistrar in den i cell A2, skulle referensen fortfarande vara $ A $ 10. $ -Tecknet före kolumnalfabetet och radnumret gör det absolut.

Du kan läsa mer om absoluta och relativa referenser här.

Vilka olika typer av fel kan du stöta på i Excel?

När du arbetar med Excel kan du stöta på följande sex typer av fel:

1. #N/A Fel: Detta kallas "Value Not Available" -felet. Du kommer att se detta när du använder en uppslagsformel och det inte kan hitta värdet (därmed inte tillgängligt).
2. #DIV/0! Fel: Du kommer sannolikt att se detta fel när ett tal divideras med 0. Detta kallas divisionsfel.
3. #VÄRDE! Error: Värdefelet uppstår när du använder en felaktig datatyp i en formel.
4. #REF! Fel: Detta kallas referensfel och du kommer att se detta när referensen i formeln inte längre är giltig. Detta kan vara fallet när formeln hänvisar till en cellreferens och den cellreferensen inte existerar (händer när du tar bort en rad/kolumn eller kalkylblad som refererades i formeln).
5. #NAME ERROR: Det här felet beror troligen på en felstavad funktion.
6. #NUM FEL: Nummerfel kan uppstå om du försöker beräkna ett mycket stort värde i Excel. Till exempel, = 194^643 returnerar ett talfel.

Hur kan du hantera fel när du arbetar med Excel -formler?

Det finns olika sätt att hantera felen i Excel:

1. Du kan markera felen med villkorlig formatering. Detta kräver att du använder funktionen FEL i villkorlig formatering.
2. Du kan använda IFERROR -funktionen i Excel för att få ett specifikt värde om formeln returnerar ett fel.
3. Du kan använda FEL för att få SANT om det uppstår ett fel och FALSKT om det inte finns det.
4. Du kan använda IFNA -funktionen för att åtgärda #N/A -felet.

Vilken funktion skulle du använda för att få aktuellt datum och tid i Excel?

Följande funktioner kan användas:

• TODAY () - Denna funktion tar inget argument och skulle returnera det aktuella datumvärdet.
• NOW () - Den här funktionen tar inga argument och returnerar det aktuella datum- och tidsvärdet.

Kom ihåg att datum och tid lagras som siffror i Excel. Så du kan utföra operationer som addition/subtraktion med dessa datum.

Hur kan du kombinera texten från flera celler med en formel?

För att kombinera text från olika celler kan du använda någon av följande tre metoder:

1. TEXTJOIN -funktion - Om du använder Office 365 -prenumeration har du TEXTJOIN -funktionen tillgänglig i din version. Klicka här för att läsa hur det fungerar.
2. CONCATENATE -funktion - Om du vill kombinera värden i cell A1 och A2 kan du använda formeln = CONCATENATE (A1, A2)
3. Ampersand (&) -operatör: Detta fungerar precis som CONCATENATE -funktionen. För att kombinera textsträngar i cell A1 och A2, använd formeln = A1 & A2

Du kan läsa mer om att ansluta strängar i Excel här.

Vilken formel skulle du använda för att hitta längden på en textsträng i en cell?

Du kan hitta längden på en sträng i en cell med LEN -funktionen.

Om du till exempel vill veta strängens längd i cell A1 kan du använda formeln = LEN (A1)

Vad är syntaxen för VLOOKUP -funktionen?

VLOOKUP är definitivt en av de mest populära Excel -funktionerna. Och det här är också en av de mest ställda Excel -frågorna som jag har sett i intervjuer.

Här är VLOOKUP -syntaxen:

= VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value - detta är det sökningsvärde du försöker hitta i kolumnen längst till vänster i en tabell. Det kan vara ett värde, en cellreferens eller en textsträng. I exemplet med poängbladet skulle detta vara ditt namn.
• tabell_array - detta är tabellmatrisen där du letar efter värdet. Detta kan vara en referens till ett cellområde eller ett namngivet område. I exempelbladet är detta hela tabellen som innehåller poäng för alla för varje ämne
• col_index - detta är kolumnindexnumret från vilket du vill hämta matchningsvärdet. Om du vill ha poängen för matematik (som är den första kolumnen i en tabell som innehåller poängen) i exempelbladet, ser du i kolumn 1. Om du vill ha poängen för fysik ser du i kolumnen 2.
• [range_lookup] - här anger du om du vill ha en exakt matchning eller en ungefärlig matchning. Om den utelämnas är den som standard SANN - ungefärlig matchning.

Om du har tid rekommenderar jag att gå till den här VLOOKUP -funktionsguiden som jag skapade med 10 praktiska exempel.

Hur skulle du bli av med ledande / bakre / dubbla mellanslag i en text i Excel?

För att bli av med ledande, bakre och dubbla mellanslag måste du använda TRIM -funktionen.

Om du till exempel har en textsträng i cell A1 och du vill ta bort mellanslag kan du använda följande formel:

= TRIM (A1)

Observera att det inte tar bort enstaka mellanslag mellan ord.

Excel TRIM-funktion gör ett bra jobb med att ta bort mellanslag i Excel, men det misslyckas när du har tecken som inte skrivs ut (t.ex. radbrytningar) i din datamängd. För att ta bort tecken som inte skrivs ut kan du använda en kombination av TRIM- och CLEAN-funktioner.

Om du har lite text i cell A1 från vilken du vill ta bort mellanslag använder du formeln nedan:

= TRIM (RENGÖR (A1))

Du kan läsa mer om det här.

Vilka är de kända begränsningarna för VLOOKUP -funktionen?

VLOOKUP -funktionen är mycket användbar, men den har också några begränsningar:

• Det kan inte användas när uppslagsvärdet är till höger. För att VLOOKUP ska fungera bör sökningsvärdet alltid finnas i kolumnen längst till vänster. Nu kan denna begränsning övervinnas genom att använda den med andra formler, den tenderar att göra formler komplexa.
• VLOOKUP skulle ge ett felaktigt resultat om du lägger till/tar bort en ny kolumn i dina data (eftersom kolumnnummervärdet nu hänvisar till fel kolumn). Du kan göra kolumnnumret dynamiskt, men om du planerar att kombinera två eller flera funktioner, varför inte använda INDEX/MATCH i första hand.
• När det används på stora datamängder kan det göra din arbetsbok långsam.

Du kan läsa min jämförelse av VLOOKUP Vs. INDEX/MATCH här.

Här är några exempel på hur du använder kombinationen INDEX MATCH i Excel.

När skulle du använda funktionen SUBTOTAL?

När du arbetar med tabelldata kan du använda SUBTOTAL -funktionen för att få olika subtotaler - till exempel GENomsnitt, RÄKNA, MAX, MIN, STDEV.

En av höjdpunkterna i SUBTOTAL -funktionen är att den låter dig ignorera dolda/filtrerade celler. Så om du har en enorm datauppsättning och du filtrerar den utifrån ett kriterium eller döljer några rader, uppdateras SUBTOTAL -funktionen automatiskt för att bara ge dig resultatet från de synliga cellerna.

Naturligtvis, om du inte vill att data från filtrerade/dolda celler ska ignoreras, kan du också göra det.

Vad är flyktiga funktioner? Kan du nämna några?

En flyktig funktion beräknar om formeln om och om igen (när det finns någon förändring i kalkylbladet). Detta kan bromsa arbetsboken avsevärt.

Ett mycket enkelt exempel på en flyktig funktion är funktionen NOW () (för att få aktuellt datum och tid i en cell). När du redigerar en cell i ett kalkylblad blir den omberäknad. Det här är bra om du har en liten datamängd och mindre antal formler, men när du har stora kalkylblad kan detta avsevärt bromsa behandlingen.

Här är en lista över flyktiga formler:

• Mycket flyktig: RAND (), NU (), IDAG ()
• Nästan flyktig: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

BONUSTIPS: Villkorlig formatering är också flyktig. Du bör bara använda den där cellerna behövs.

Kortkommandon i Excel

Nedan följer några vanliga Excel -intervjufrågor om kortkommandon som du kan få i en intervju (klicka på frågan för att se svaret).

Vilka är de mest användbara tangentbordsgenvägarna du använder?

Det finns hundratals Excel -tangentbordsgenvägar. Jag listar mina fem bästa genvägar, men om du har dina egna, använd det gärna.

1. KONTROLL D för att fylla i innehållet från cellen ovan.
2. SKIFT Mellanslag för att välja hela raden (eller CONTROL + blanksteg för att välja hela kolumnen).
3. KONTROLL - för att radera celler/rad/kolumn. Detta öppnar raderingsdialogrutan där du kan välja vad du vill ta bort.
4. KONTROLL; för att infoga aktuellt datum (CONTROL SHIFT; infogar aktuell tid).
5. KONTROLL PAGEUP/PAGEDOWN att bläddra igenom kalkylbladen.

Du kan läsa följande självstudier om du vill ha fler kortkommandon:

• 20 Excel -tangentbordsgenvägar som kommer att imponera på din chef
• 200+ Excel -tangentbordsgenvägar

Vad är genvägen för att öppna dialogrutan Sök och ersätt

• KONTROLL F - Detta öppnar dialogrutan Sök och ersätt med fliken Sök markerad.
• KONTROLL H - Detta öppnar dialogrutan Sök och ersätt med fliken Ersätt markerad.

Vad är genvägen för stavningskontroll?

F7 - Detta öppnar stavningskontrolldialogrutan.

Vad är genvägen till att snabbt summera rader/kolumner automatiskt?

ALT =

Om du har siffror i en kolumn/rad kan du snabbt få summan med hjälp av denna Excel -tangentbordsgenväg.

Vad är genvägen för att öppna en ny Excel -arbetsbok?

KONTROLL N

Detta fungerar bara när du har Excel -programmet öppet.

Hur kan du markera alla celler i kalkylbladet

Du kan använda KONTROLL A A - håll ned kontrollknappen och tryck på A -knappen två gånger.

Om du inte har någon data runt den aktiva cellen, skulle du trycka på A -tangenten en gång för att välja hela kalkylbladet. Men om det finns data, trycker du på A -tangenten en gång väljer du hela data och slår den igen och markerar sedan alla celler i kalkylbladet.

Hur skulle du infoga en ny rad i samma cell?

Använd genvägen för att infoga en ny rad i samma cell ALT Enter - håll ner ALT -tangenten och tryck på enter.

Vad är genvägen för att infoga en kommentar i Excel?

SKIFT F2

Markera cellen där du vill lägga till kommentaren, håll ned ALT -tangenten och tryck på F2 -knappen.

Om du har valt ett cellintervall infogar det bara kommentaren i den aktiva cellen.

Excel Pivot Table Frågor

Nedan följer några vanliga Excel -intervjufrågor om pivottabell som du kan få ställt i en intervju (klicka på frågan för att se svaret).

Vad är ett vridbord och när skulle du använda det?

En pivottabell är en funktion i Microsoft Excel som låter dig snabbt sammanfatta enorma datamängder (med några klick).

Även om du är helt ny i Excel -världen kan du enkelt använda ett pivottabell. Det är lika enkelt som att dra och släppa rader/kolumnrubriker för att skapa rapporter.

För att ge dig ett exempel, om du har 10 000 rader säljdata från fyra olika regioner, kan du använda en pivottabell för att omedelbart hitta vad som är den totala försäljningen i varje region. Om du vill gå vidare och se vad som säljs för varje produkt i varje region kan du enkelt göra det (det är bokstavligen lika enkelt som att dra en datapunkt i en låda).

Du kan läsa mer om pivottabeller här.

Vilka är de olika sektionerna i ett pivottabell?

Ett pivottabell består av fyra olika sektioner:

• Värdeområde: Detta är området där värdena rapporteras.

• Rader område: Rubrikerna till vänster om området Values ​​gör raderna.

• Kolumner Område: Rubrikerna högst upp i området Värden gör området Kolumner.

• Filterområde: Det är ett valfritt filter som du kan använda för att gå vidare i datamängden.

Vad är skärare?

Slicers introducerades i pivottabellen i 2010 -versionen av Excel.

Med en Pivot Table Slicer kan du filtrera data när du väljer ett eller flera alternativ i rutan Slicer (som visas nedan).

Vad är ett Pivot Chart

När du skapar en pivottabell får du en sammanfattning av dina data. Du kan också plotta denna sammanfattning i ett diagram som är anslutet till data.

Detta diagram kallas Pivot Chart.

En stor fördel med att använda ett pivottabell är att det uppdateras när du ändrar pivottabelllayouten. Om du till exempel har den totala försäljningen efter region och du uppdaterar pivottabellen för att visa försäljningsdata för varje produkt i regionerna uppdateras Pivot -diagrammet.

Vad är skillnaden mellan Pivot Charts Vs Regular Charts?

Även om Pivot Charts är fantastiska och har möjlighet att uppdatera när Pivot Table uppdateras, är dessa inte lika flexibla som de vanliga diagrammen.

I allmänhet kan du göra många anpassningar i ett vanligt Excel -diagram, men inte i ett Pivot -diagram. Om du anpassar ett pivottabell och sedan uppdaterar pivottabellen kommer du sannolikt att förlora anpassningen.

Trots begränsningarna är Pivot -diagram användbara och kan hjälpa till att skapa snabba vyer från ett pivottabell.

Hur kan du uppdatera ett pivottabell?

För att uppdatera en pivottabell klickar du på vilken cell som helst i pivottabellen, högerklickar och väljer Uppdatera.

Ett annat sätt att uppdatera ett pivottabell är att välja valfri cell i pivottabellen. Det aktiverar fliken Pivot Table Tools. Klicka på "Uppdatera" på fliken Analysera.

Du kan läsa mer om att uppdatera pivottabellen här.

Kan du gruppera datum i pivottabeller?

Om du har datumvisa poster kan du enkelt gruppera dessa i följande segment:

• År
• Kvartal
• Månader
• Veckor
• Dagar
• Timmar / minuter / sekunder

Alternativet att gruppera data i pivottabellen finns på fliken Analysera, vilket blir synligt när du markerar en cell i pivottabellen i området Rader.

Du kan läsa mer om gruppering av datum i pivottabellen här.

Vad är en Pivot Cache?

Pivot Cache är något som automatiskt genereras när du skapar en pivottabell. Det är ett objekt som innehåller en kopia av datakällan. Även om du inte kan se den, är den en del av arbetsboken och är ansluten till pivottabellen. När du gör några ändringar i pivottabellen använder den inte datakällan, utan den använder Pivot -cachen. Anledningen till att en pivotcache genereras är att optimera pivottabellens funktion. Även när du har tusentals rader med data är en pivottabell supersnabb i att sammanfatta den. Du kan dra och släppa objekt i raderna/kolumnerna/värdena/filtren så uppdateras resultaten omedelbart. Pivotcache möjliggör en snabb funktion av en pivottabell.

Kan du göra ett pivottabell från flera tabeller?

Ja, du kan skapa en pivottabell från flera olika tabeller. Det måste dock finnas en anslutning i dessa tabeller.

Om du till exempel har två tabeller, en med datum, produkt -ID och försäljningsvärde och en annan som har produkt -ID och produktnamn, kan du kombinera dessa som den vanliga kolumnen i produkt -ID.

När du har anslutit dessa tabeller kan du skapa ett pivottabell från dessa.

En avgörande del av detta är att sätta upp tabellrelationer (där du anger förhållandet mellan 2 tabeller).

Du kan läsa mer om detta här.

Vad är beräknade fält i pivottabellen?

Ett beräknat fält låter dig lägga till en kolumn i pivottabelldata där du kan använda de befintliga kolumnerna för att göra några beräkningar.

Låt mig ge dig ett enkelt exempel.

Anta att du har en datauppsättning av återförsäljare och du har skapat en pivottabell enligt nedan:

Ovanstående pivottabell sammanfattar försäljnings- och vinstvärdena för detaljhandlarna.

Vad händer om du också vill veta vad som var vinstmarginalen för dessa återförsäljare (där vinstmarginalen är "Vinst" dividerat med "Försäljning").

Du har ett par alternativ:

• Du kan gå tillbaka till den ursprungliga datamängden och lägga till den här nya kolumnen. Detta är genomförbart men inte den bästa lösningen eftersom det ändrar den ursprungliga datamängden och ökar filstorleken.
• Du kan göra denna beräkning utanför pivottabellen. Detta är okej om din pivottabell är statisk, men om du uppdaterar tabellen eller ändrar layout måste du göra beräkningarna igen.
• Du lägger till ett beräknat fält.

Betrakta beräknat fält som en virtuell kolumn som du har lagt till med hjälp av de befintliga kolumnerna från pivottabellen.

Det finns många fördelar med att använda ett pivottabellberäknat fält:

• Det kräver inte att du hanterar formler eller uppdaterar källdata.
• Det är skalbart eftersom det automatiskt kommer att redogöra för alla nya data som du kan lägga till i din pivottabell. När du har lagt till ett beräkningsfält kan du använda det som alla andra fält i din pivottabell.
• Det är enkelt att uppdatera och hantera. Om till exempel mätvärdena ändras eller om du behöver ändra beräkningen kan du enkelt göra det från själva pivottabellen.

Du kan läsa mer om pivottabellens beräknade fält här.

Excel kartläggningsfrågor

Nedan följer några vanliga Excel -intervjufrågor om kartläggning som du kan få i en intervju (klicka på frågan för att se svaret).

Vad är ett kolumndiagram?

Ett kolumndiagram består av vertikala staplar som används för att jämföra värden över tid eller två jämföra värden i olika kategorier.

Till exempel kan du använda den för att se hur försäljningen har gått under åren. Eller så kan du jämföra vilken produktkategori som har gjort bättre försäljning. Eftersom du kan se alla vertikala staplar på en gång är det lättare att visuellt se och jämföra.

Du kan också skapa grupperade kolumndiagram där du kan ha flera kolumner för samma kategori eller år (något som visas nedan).

Vad är ett stapeldiagram?

Ett stapeldiagram består av horisontella staplar som används för att jämföra värden i olika kategorier.

Du kan till exempel använda den för att jämföra vilken produktkategori som har gjort bättre försäljning. Eller vad har svaret från en undersökning.

Du kan också skapa grupperade stapeldiagram där du kan ha flera staplar för samma kategori (något som visas nedan).

Vad är ett linjediagram?

Linjediagram är användbart när du vill visa en trend under åren (eller andra tidsperioder som veckor, månader eller kvartal).

Du kan ha flera rader i ett linjediagram. Detta gör att du kan jämföra olika kategorier under samma tidsperiod (något som visas nedan).

Vad är ett Scatter -diagram?

Ett spridningsdiagram används för att jämföra två uppsättningar värden. Du kan till exempel ha data om olika produkter på två KPI: er och du kan plotta upp data på ett spridningsdiagram (som visas nedan).

Detta gör att du kan se vilka produkter som gör det bra på både KPI: erna (den övre högra kvadranten) eller dåliga på båda KPI: erna (nedre vänstra kvadranten).

Du kan se ett exempel på spridningsdiagram i aktion i KPI -instrumentpanelen här.

Är cirkeldiagram bra? Ska den användas i rapporter/instrumentpanel?

Det finns två tankar.

Det finns några som helt hatar cirkeldiagram och rekommenderar att aldrig använda dessa (som den här artikeln). Och så finns det några (inklusive jag själv), som någon gång använder cirkeldiagram i instrumentpaneler i rapporter.

Det finns många chefer som är bekväma med cirkeldiagram och tycker att dessa är lätta att läsa. Så om du vill visa en uppdelning av intäkter per division (där du bara har några divisioner) kan du använda ett cirkeldiagram.

Låt mig vara tydlig. Pajdiagram kan helt ersättas av ett stapeldiagram. Det finns ingen ytterligare fördel med att använda den. Men i vissa fall gör cirkeldiagram en bra historia (till exempel visar att en division ger ~ 75% av intäkterna enligt nedan).

Du bör undvika att använda cirkeldiagram:

• Om skillnaden i värden inte är signifikant. Skillnaden visualiseras bättre med ett stapeldiagram.
• Om det finns för många delar i ett cirkeldiagram. I sådana fall kan det se rörigt ut.

Vad är ett vattenfallsschema? När skulle du använda den?

Ett vattenfallsschema visar olika värden (positiva och negativa) som leder till det slutliga resultatvärdet. Om du till exempel analyserar företagens nettoresultat kan du ha alla kostnadskomponenter som visas i vattenfallstabellen.

Detta hjälper dig visuellt att se hur värdet från intäkter till nettoinkomst uppnås när alla kostnader dras av.

Vad är kombinationsdiagram?

Kombinationsdiagram är de där du kombinerar mer än en diagramtyp. Ett populärt exempel på detta visar stapeldiagram med ett linjediagram.

Kombinationsdiagram kan du presentera och jämföra två olika datamängder som är relaterade till varandra. Till exempel kan du vara intresserad av att plotta intäktssiffrorna för ett företag, och samtidigt också kunna visa hur vinstmarginalen har förändrats. Ett kombinationsdiagram (som visas nedan) är ett lämpligt sätt att göra detta.

Vad är en sekundäraxel i ett diagram?

I ett diagram finns det en Y -axel där du visar skalan på vilken du kan mäta diagrammet (vara ett stapeldiagram eller linjediagram eller andra).

I fall där du har två visar två olika typer av datauppsättningar med en betydande skillnad i värde kan du använda de sekundära axlarna.

För att ge dig ett exempel, om du vill visa intäkter och nettoinkomstmarginal i samma diagram, måste du visa två olika axlar. Detta beror på att intäktssiffrorna kan vara i tusentals eller miljoner, men nettoinkomstmarginalen skulle vara i procent och alltid mindre än 100%. I det här fallet måste du ha två axlar, en som visar skala för intäkter och en som skala för nettoinkomstmarginal.

Så när du lägger till ytterligare axlar kallas det sekundära axlar. I figuren nedan är axlarna till höger de sekundära axlarna.

Vad är ett Bullet -diagram? När ska vi använda den?

Bullet -diagram har utformats av instrumentbrädsexperten Stephen Few, och sedan dess har det varit allmänt accepterat som en av de bästa kartläggningsrepresentationerna där du behöver visa prestanda mot ett mål.

En av de bästa sakerna med punktdiagram är att den är fullpackad med information och tar lite plats i din rapport eller instrumentpaneler.

Nedan är ett exempel på ett punktdiagram:

Observera att punktdiagram inte är en standarddiagramtyp i Excel, och du måste använda ett antal steg för att skapa dessa.

Du kan läsa mer om punktdiagram här.

Frågor om dataanalys i Excel

Nedan följer några vanliga Excel -intervjufrågor om dataanalys som du kan få i en intervju (klicka på frågan för att se svaret).

Hur ersätter jag ett värde med ett annat i Excel?

Du kan ersätta ett värde med ett annat med hjälp av FIND & REPLACE -funktionen i Excel.

För att göra detta, välj datauppsättningen och använd kortkommandot - CONTROL H (håll ned kontrollknappen och tryck sedan på H). Detta öppnar dialogrutan Sök och ersätt.

I den här dialogrutan kan du ange det värde du vill ändra och ersättningsvärdet.

Om du är intresserad av att lära dig mer om Hitta och ersätt, klicka här.

Vilken typ av datafilter finns i Excel?

I Excel kan du filtrera en datamängd baserad på typen av data.

Följande typer av datafilter finns i Excel:

• Textfilter
• Nummerfilter
• Datumfilter

Du kan tillämpa filter på en datamängd genom att välja data, klicka sedan på fliken Hem och klicka på ikonen Filter.

När du har tabelldata och du använder filter, baserat på data i kolumnen, visar Excel det relevanta filtret. Om du till exempel har textdata visar det dig filter relaterade till text (t.ex. text innehåller, börjar med, slutar med, etc.).

Du c

Hur kan du sortera data i Excel?

Det finns en sorteringsfunktion i Excel som kan sortera data baserat på text, siffror eller färger.

Här är några sätt att sortera data i Excel:

• Välj data och klicka på en av de två sorteringsikonerna på fliken Data.
• Välj data och klicka på ikonen Sortera. Det öppnar sorteringsdialogrutan och du kan ange vilken kolumn som ska sorteras och kriterierna (stigande/fallande).
• Använd datafilter och klicka på filtret. Tillsammans med filteralternativen visar den också datasorteringsalternativen.

Du kan läsa mer om datasortering här.

Vad är datavalidering?

Med datavalidering kan du bara ange data i en cell som uppfyller ett kriterium.

Om du till exempel bara vill ange siffror i en cell kan du använda datavalidering för att göra detta. Om någon anger något annat än siffror kommer Excel att visa ett fel och inte tillåta det.

Datavalideringsalternativ finns på fliken data.

Du kan läsa mer om datavalidering här.

Datavalidering kan vara till stor hjälp när du skapar formulär i Excel. Om du till exempel vill att en användare bara ska ange deras ålder kan du använda datavalidering för att se till att cellen endast accepterar ett numeriskt värde.

Hur kan du transponera en datauppsättning i Excel?

Det finns två populära sätt att transponera data i Excel:

• Använd dialogrutan Klistra in special.
• Använda transponeringsfunktionen.

Med dialogrutan Klistra in special måste du först kopiera data som du vill transponera, markera cellen där du vill klistra in den, högerklicka och gå till Klistra in special och välj alternativet Transponera (som visas nedan).

Du kan läsa mer om att transponera data i Excel här.

Hur kan du markera alla tomma celler i Excel?

Om du arbetar med en datauppsättning som har tomma celler i kan du enkelt markera dessa celler i Excel. När de väl är markerade kan du välja att markera dessa, ta bort dessa eller lägga till något värde (t.ex. 0 eller NA).

För att göra detta måste du använda dialogrutan Gå till special i Excel.

Här är stegen för att markera alla tomma celler i Excel:

• Välj hela datamängden (inklusive tomma celler)
• Tryck på F5 (detta öppnar dialogrutan Gå till)
• Klicka på knappen "Special" (detta öppnar dialogrutan Gå till special)
• Välj Tomrum och klicka på OK (detta markerar alla tomma celler i din datamängd)

Du kan läsa mer om att välja tomma celler i Excel här.

Hur kan du ta bort dubbletter från en datamängd?

Excel har en inbyggd funktionalitet som låter dig ta bort dubbletter av celler/rader i Excel.

Du kan hitta alternativet att ta bort dubbletter på fliken Data.

Här är stegen för att ta bort dubbletter i Excel:

• Välj data.
• Klicka på fliken Data och klicka sedan på alternativet Ta bort dubbletter.
• I dialogrutan Ta bort dubbletter, om din data har rubriker, se till att alternativet "My data has headers" är markerat. Välj den kolumn som du vill ta bort dubbletter från.
• Klicka på OK

Du kan läsa mer om att ta bort dubbletter i Excel här.

Vad är ett avancerat filter i Excel?

Excel Advanced Filter - som namnet antyder - är den avancerade versionen av det vanliga filtret. Du kan använda detta när du behöver använda mer komplexa kriterier för att filtrera din datamängd.

Här är några skillnader mellan det vanliga filtret och det avancerade filtret:

• Medan det vanliga datafiltret filtrerar den befintliga datamängden kan du använda Excel -avancerade filter för att extrahera datauppsättningen till någon annan plats också.
• Excel Advanced Filter låter dig använda komplexa kriterier. Om du till exempel har försäljningsdata kan du filtrera data efter ett kriterium där säljaren är Bob och regionen är antingen norr eller söder.

Du kan läsa mer om Excel Advanced Filter här.

Kan du sortera flera kolumner samtidigt?

Ja, du kan sortera flera kolumner i Excel.

Med multipel sortering är tanken att sortera en kolumn och sedan sortera den andra kolumnen samtidigt som den första kolumnen är intakt.

Nedan följer ett exempel på sortering på flera nivåer i Excel.

Observera att kolumn A sorteras först i det här fallet och sedan sorteras kolumn B. Det slutliga resultatet har kolumn A -värden sorterade och kolumn B sorterade för varje objekt i kolumn A.

För att göra sortering på flera nivåer måste du använda dialogrutan Sortera. För att få det, välj data som du vill sortera, klicka på fliken Data och klicka sedan på ikonen Sortera.

I dialogrutan Sortera kan du ange sorteringsinformation för en kolumn och sedan för att sortera en annan kolumn klickar du på knappen "Lägg till nivå". Detta gör att du kan sortera baserat på flera kolumner.

Du kan läsa mer om datasortering med flera kolumner här.

Vad är en en-variabel datatabell?

En variabel datatabell i Excel är mest lämpad i situationer när du vill se hur det slutliga resultatet ändras när du ändrar en av inmatningsvariablerna.

Om du till exempel vill veta hur mycket på månadsvis avbetalningsförändring om du ökar/minskar antalet månader kan du skapa en datatabell med en variabel. Detta kan vara användbart när du vill hålla den månatliga betalningen mindre än $ 500 och veta vad alla alternativ du har (6 månader, 9 månader, 12 månader, etc.)

Alternativet att ställa in en tabell med en variabel finns på fliken Data i rullgardinsmenyn Vad-om-analys.

Du kan läsa mer om datatabell med en variabel här.

Vad är en datatabell med två variabler?

Två variabla datatabeller i Excel är mest lämpade i situationer när du vill se hur det slutliga resultatet ändras när du ändrar två av inmatningsvariablerna.

Till exempel, om du vill veta hur mycket på månadsavbetalningen ändras om du ökar/minskar antalet månader och räntan.

Du kan skapa en datatabell med två variabler som visar dig den sista månatliga avbetalningen baserat på olika kombinationer av ränta och antal månader. Detta kan vara användbart när du vill hålla den månatliga betalningen mindre än $ 500 och veta vad alla alternativ du har.

Alternativet för att ställa in tabell med två variabler finns på fliken Data i rullgardinsmenyn Vad-om-analys.

Du kan läsa mer om datatabell med två variabler här.

Vad är Scenario Manager?

Scenariohanteraren i Excel kan vara det valda verktyget när du har flera variabler och du vill se effekten på det slutliga resultatet när dessa variabler ändras.Om du bara har en eller två variabler som ändras kan du skapa en eller två variabler -variabel datatabell. Men om du har tre eller fler än tre variabler som kan ändras, är scenariohanteraren rätt väg att gå.

Om du till exempel är en regional försäljningschef och har fyra områden under dig kan du använda scenariohanteraren för att skapa olika scenarier (t.ex.):

• Inget av området visar någon försäljningstillväxt.
• Område A växer 10% men de andra 3 växer inte.
• Område A och B växer med 10%, men andra två växer inte.

Du förstår tanken … eller hur?

Med scenariohanteraren i Excel kan du enkelt skapa scenarier och analysera dessa en efter en eller som en sammanfattning av alla scenarier.

Du kan läsa mer om scenariohanteraren här.

Vad är målsökning?

Målsök i Excel, som namnet antyder, hjälper dig att uppnå ett värde (målet) genom att ändra ett beroende värde.

Till exempel, om du köper en bil och du vill veta hur många månaders delbetalning du ska välja så att din månatliga betalning inte är mer än $ 500, kan du göra detta med Målsökning.

Du kan läsa mer om Målsök här.

Vad är en lösare?

Solver i Excel är ett tillägg som låter dig få en optimal lösning när det finns många variabler och begränsningar. Du kan betrakta det som en avancerad version av Goal Seek.

Med Solver kan du ange vilka begränsningar som är och vilket mål du behöver uppnå. Det gör beräkningen i back-end för att ge dig en möjlig lösning.

Du kan läsa mer om Solver här.

Excel VBA -frågor

Nedan följer några vanliga Excel -intervjufrågor om VBA som du kan få ställt i en intervju (klicka på frågan för att se svaret).

Vad är VBA?

VBA står för Visual Basic for Applications. Det är programmeringsspråket som du kan använda för att automatisera uppgifter i Excel.

Vilka är fördelarna med att använda VBA i Excel?

Excel har många fantastiska funktioner och funktioner, men det kanske inte har allt du behöver.

Med VBA kan du förbättra Excel: s förmåga genom att skapa koder som kan automatisera uppgifter i Excel. Nedan följer några av de saker du kan göra med denna VBA:

• Automatisera en uppsättning uppgifter och spara tid.
• Skapa dina egna Excel -funktioner (om befintliga funktioner inte räcker).
• Skapa och dela dina koder med andra människor så att de också kan automatisera uppgifter och spara tid.
• Skapa anpassade applikationer.

Vad är ett makro i Excel?

Ett makro är en uppsättning instruktioner skriven på VBA -språket som Excel kan förstå och köra. Ett makro kan vara lika enkelt som en enda rad eller kan vara tusentals rader långt.

I många fall tenderar människor att använda VBA -kod och makro omväxlande.

Hur kan du spela in ett makro i Excel?

Även om du inte vet något om VBA kan du fortfarande skapa några makron och automatisera ditt arbete.

Du kan göra detta genom att spela in ett makro.

När du spelar in ett makro tittar Excel noga på stegen du tar och noterar det på ett språk som det förstår - vilket är VBA.

Nu, när du stoppar inspelningen, sparar makrot och kör det, går Excel helt enkelt tillbaka till VBA -koden som den genererade och följer exakt samma steg.

Det betyder att även om du inte vet något om VBA kan du automatisera vissa uppgifter bara genom att låta Excel spela in dina steg en gång och sedan återanvända dessa senare.

Du kan spela in ett makro med alternativet Spela in makro som finns på fliken Utvecklare i menyfliksområdet.

När du har spelat in makrot lagrar Excel det med det namn du anger och sedan kan du enkelt återanvända det så många gånger du vill.

Du kan läsa mer om hur du spelar in ett makro här.

Vilka är begränsningarna för att spela in ett makro i Excel?

Även om inspelning av ett makro är ett bra sätt att snabbt generera kod, har det följande begränsningar:

• Du kan inte köra en kod utan att välja objektet. Om du vill att makroinspelaren ska gå till nästa kalkylblad och markera alla fyllda celler i kolumn A, utan att lämna det aktuella kalkylbladet, kommer det inte att kunna göra detta. Det beror på att om jag ber dig att göra detta, kommer du inte att kunna göra det (utan att lämna det aktuella bladet). Och om du inte kan göra det själv, hur kommer makroinspelaren att fånga dina handlingar. I sådana fall måste du gå manuellt och skapa/redigera koden.
• Du kan inte skapa en anpassad funktion med en makroinspelare. Med VBA kan du skapa anpassade funktioner som du kan använda i kalkylbladet som vanliga funktioner. Du kan skapa detta genom att skriva koden manuellt.
• Du kan inte köra koder baserade på händelser. I VBA kan du använda många händelser - som att öppna en arbetsbok, lägga till ett kalkylblad, dubbelklicka på en cell, etc, för att köra en kod som är associerad med den händelsen. Du kan inte använda en makroinspelare för att göra detta.
• Du kan inte skapa loopar med en makroinspelare. När du manuellt anger koden kan du utnyttja kraften hos loopar i VBA (till exempel för nästa, för varje nästa, gör medan, gör tills). Men du kan inte göra detta när du spelar in ett makro.
• Du kan inte analysera förhållanden: Du kan söka efter villkor i koden med hjälp av makroinspelare. Om du skriver en VBA -kod manuellt kan du använda IF Then Else -satserna för att analysera ett tillstånd och köra en kod om den är sann (eller en annan kod om den är falsk).

Vad är en UDF i Excel VBA?

En UDF är en användardefinierad funktion i VBA. Dessa kallas också anpassade funktioner.

Med VBA kan du skapa en anpassad funktion (UDF) som kan användas i kalkylbladet precis som vanliga funktioner.

Dessa är användbara när de befintliga Excel -funktionerna inte räcker. I sådana fall kan du skapa dina egna anpassade UDF: er för att tillgodose dina specifika behov.

Du kan läsa mer om användardefinierade funktioner här.

Vad är händelser i VBA?

I Excel VBA är en händelse en åtgärd som kan utlösa körning av det angivna makrot.

Till exempel, när du öppnar en ny arbetsbok är det en händelse. När du sätter in ett nytt kalkylblad är det en händelse. När du dubbelklickar på en cell är det en händelse.

Det finns många sådana händelser i VBA, och du kan skapa koder för dessa händelser. Det betyder att så snart en händelse inträffar, och om du har angett en kod för den händelsen, skulle den koden direkt köras.

Excel gör detta automatiskt så snart det märks att en händelse har ägt rum. Så du behöver bara skriva koden och placera den i rätt händelsubrutin.

Du kan läsa mer om Excel VBA -evenemang här.

Vilka är några av de användbara slingorna i VBA?

Det finns följande slingor i Excel VBA:

• För nästa loop
• Gör medan loop
• Gör tills slingan
• För varje nästa loop

Du kan läsa mer om Excel VBA -slingor här.

Vilka är de olika sätten att köra ett makro i Excel?

Du kan använda följande sätt för att köra ett makro i Excel:

• Tilldela makron till en form
• Tilldela makron till en knapp
• Kör ett makro från menyfliksområdet (fliken utvecklare)
• Kör ett makro från VB Editor
• Kör ett makro med en kortkommando
• Ring ett makro från ett annat makro

Du kan läsa mer om hur du kör ett makro här.

Vad är UserForms?

En UserForm är en dialogruta som du kan designa och bygga i Excel VBA.

När de väl har skapats kan de användas på många sätt i Excel -kalkylbladsområdet:

• Du kan använda den för att få input från användaren.
• Du kan skapa ett formulär och spela in posterna i Excel.
• Du kan lägga till knappar i UserForm och ge alternativ för användaren. Du kan också koda dessa knappar så varje gång en användare klickar på en knapp körs ett specifikt makro.

Vad är tillägg?

Ett tillägg är en fil som du kan ladda med Excel när den startar.

När du skapar ett tillägg och installerar det i Excel öppnas det när Excel-programmet öppnas. Du kan ha många olika makron i ett tillägg och när du öppnar Excel är dessa koder tillgängliga för användning.

Detta är användbart eftersom du kan skapa ett tillägg och blir tillgängligt för alla arbetsböcker. Så om det är några uppgifter som du behöver göra ofta kan du automatisera dessa genom att skriva ett makro och sedan spara dessa som tillägg. Oavsett vilken Excel du öppnar kan du använda makrot.

En annan fördel med tillägget är att du kan dela tilläggsfilen med andra också. Allt de behöver göra är att installera det en gång och de kommer också att ha samma makron tillgängliga för dem

Du kan läsa mer om hur du skapar ett tillägg här.

Excel Dashboard Frågor

Nedan följer några vanliga Excel -intervjufrågor om instrumentpaneler som du kan få ställt i en intervju (klicka på frågan för att se svaret).

Vad är skillnaden mellan en instrumentpanel och en rapport?

En rapport är avsedd att ge relevant information. Det kan vara en rapport som har all data eller kan också ha några diagram/visualiseringar. Exempel på rapporter kan vara säljtransaktionsdata eller medarbetarundersökningsdata.

En instrumentpanel är avsedd att svara på frågor med hjälp av data. Det kan vara att visa vilka regioner som presterar bättre i försäljning eller vilka områden som släpar efter medarbetarnas feedback. Dessa instrumentpaneler kan vara statiska eller interaktiva (där användaren kan göra val och ändra vyer och data uppdateras dynamiskt).

Du kan läsa mer om Excel -instrumentpaneler här.

Vilka är några av de frågor du bör ställa till en klient/intressent innan du skapar en instrumentpanel?

Även om frågorna beror på fall från fall till fall, finns det få frågor på hög nivå som du bör ställa när du skapar en instrumentpanel i Excel.

• Vad är syftet med instrumentpanelen?
• Vilka är datakällorna?
• Vem ska använda denna Excel -instrumentpanel?
• Hur ofta behöver Excel -instrumentpanelen uppdateras?
• Vilken version av Office använder klienten/intressenterna?

Det kan finnas många sådana frågor. Avsikten här är att vara tydlig med vad instrumentpanelen behöver vara och vilket syfte den tjänar.

Vilka interaktiva kontroller kan du använda i instrumentpaneler?

Excel har ett antal interaktiva verktyg som kan användas i en instrumentpanel:

• Listrutor
• Kryssrutor
• Rullningsfält
• Radioknappar

Förutom dessa vanliga interaktiva verktyg kan du också använda VBA för att lägga till mer funktionalitet på din instrumentpanel.

Vilka är några användbara diagramtyper som du kan använda i en instrumentpanel?

Ett av behovet när du skapar en instrumentpanel är att visa relevant data med bilder. Diagram som kan berätta en bra historia och visa relevant information är mer lämpade för instrumentpanelen.

Eftersom en instrumentpanel vanligtvis förväntas passa in på en enda skärm, finns det begränsat utrymme för data och bilder. I sådana fall kommer kombinationsdiagram till nytta.

Följande diagram kan vara användbara när du skapar en instrumentpanel:

• Kombinationsdiagram
• Sprida diagram
• Bullet Chart
• Vattenfall diagram
• Värmekartor

Vilka är de bästa metoderna när du skapar en instrumentpanel i Excel?

Här är några bästa metoder när du skapar instrumentpanel i Excel:

• Konvertera tabelldata till Excel -tabeller: Det är mycket enklare att skapa instrumentpaneler med hjälp av en Excel -tabell som datakälla. Om du inte har extremt starka skäl mot det, konvertera alltid backend-data till en Excel-tabell.
• Numrering av dina sjökort/sektion: Detta hjälper när du presenterar instrumentpanelen och hänvisar till olika diagram/tabeller. Det är lättare att be folk att fokusera på diagram nummer 2, istället för att säga linjediagrammet eller stapeldiagrammet längst upp till vänster.
• Begränsa rörelse i instrumentpanelen: Även om ett Excel -kalkylblad är enormt är det bättre att ta bort alla rader/kolumner utom de som har din instrumentpanel.
• Frys Viktiga rader/kolumn: Om du vill att vissa rader/kolumner alltid ska vara synliga kan du frysa dessa.
• Få former/diagram att hålla fast: En användare kan sluta ändra rad/kolumnbredd. Du vill inte att formerna och diagrammen ska bli feljusterade och flytta från deras ursprungliga plats. Så det är bättre att få dem att hålla sig till sin position.
• Ge en användarhandbok: Det är en bra idé att inkludera ett separat blad som innehåller detaljer om hur du använder instrumentpanelen. Detta blir mer användbart när du har interaktiva kontroller i instrumentpanelen.
• Spara utrymme med kombinationsdiagram: Eftersom det finns begränsat utrymme i en instrumentpanel (eftersom du behöver passa det på en skärm) kan du spara plats genom att använda kombinationsdiagram.
• Använd symboler och villkorlig formatering: Du kan göra instrumentpanelen mer visuell och lättläst med hjälp av symboler och villkorlig formatering. Till exempel är det lättare att se det lägsta värdet i en tabell när det är markerat med rött, istället för att gå igenom alla värdena en efter en.
• Använd färger klokt för att visa kontrast: När du vill markera en datapunkt i en tabell eller en stapel i diagrammet är det bättre att få den att sticka ut genom att markera den i iögonfallande färg.

Andra Excel -frågor

Det här är de frågor som jag inte kunde passa i någon av ovanstående kategorier. Så jag sätter ihop alla dessa här (klicka på frågan för att se svaret).

Vad är en Excel -tabell?

En Excel -tabell är en funktion i Excel. Detta är inte samma sak som tabelldata.

När du konverterar tabelldata till en Excel -tabell finns det några ytterligare funktioner som läggs till som kan vara mycket användbara.

Enligt Microsoft Hjälpsajt - ”En tabell innehåller vanligtvis relaterade data i en serie kalkylblad och kolumner som har formaterats som en tabell. Genom att använda tabellfunktionerna kan du sedan hantera data i tabellraderna och kolumnerna oberoende av data i andra rader och kolumner i kalkylbladet. ”

Du kan läsa mer om Excel -tabeller här.

Vilka är fördelarna med att använda Excel -tabell?

När du konverterar tabelldata till Excel -tabell läggs följande funktioner till automatiskt i data:

• Du kan använda filterikonen på varje kolumnrubrik för att sortera och filtrera data.
• Du kan enkelt tillämpa stilar på ett bord och formatera det. Det finns många inbyggda stilar tillgängliga som du kan använda med ett enda klick.
• Du kan använda tabellnamn och kolumnamn istället för cellreferenser i formler.
• När du lägger till en ny rad/kolumn i tabelldatan expanderas Excel -tabellen automatiskt så att den täcker den nya raden/kolumnen som en del av den. Och eftersom du kan använda tabell-/kolumnnamn i formler behöver du inte gå och uppdatera formler när nya rader/kolumner läggs till. Excel -tabellen redovisar det automatiskt.

Vad är strukturerade referenser?

När du använder en Excel -tabell behöver du inte använda cellreferenser. Istället kan du använda tabellnamnet eller kolumnnamnen. Dessa referenser kallas strukturerade referenser.

Vilka är de vanligaste filformaten där en Excel -fil kan sparas?

Det finns många filformat där du kan spara din Excel -arbetsbok. Några vanligt förekommande är:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (när du har makron)
• .CSV
• .XLB (binärt format)
• .XLA (för tillägg)
• .PDF

Hur minskar storleken på en Excel -fil?

Det finns många sätt att minska filstorleken i en Excel -arbetsbok:

• Radera oanvänd data
• Ta bort oanvända kalkylblad
• Ta bort bilder eller komprimera dessa bilder
• Ta bort onödig formatering
• Ta bort pivottabeller som du inte behöver. Detta hjälper också till att rensa Pivot Cache.
• Spara filen i .XLSB -format

Läs mer: 8 sätt att minska filstorleken i Excel

Vilka steg kan du vidta för att hantera långsamma Excel -arbetsböcker?

Du kan använda följande tekniker för att hantera långsamma Excel -arbetsböcker:

• Undvik flyktiga funktioner som INDIRECT, OFFSET, etc.
• Använd hjälpkolumner istället för matrisformel
• Använd endast villkorlig formatering när det är absolut nödvändigt (eftersom det också är flyktigt).
• Använd Excel -tabeller och namngivna intervall.
• Konvertera oanvända formler till värden.
• Spara all refererad data i ett ark.
• Undvik att använda hela raden/kolumnen i referenser.
• Använd manuellt beräkningsläge.

Du kan läsa mer om hur du hanterar långsam Excel -arbetsbok här.

Hur många rader och kolumner finns det i ett Excel -kalkylblad?

Ett Excel -blad (2007 och senare versioner) har:

• 16 384 kolumner
• 1 048 576 rader

Hur lägger jag till/tar bort rader i Excel?

För att lägga till nya rader, högerklicka på en cell där du vill infoga raden och klicka på alternativet Infoga. Detta öppnar en dialogruta som du kan använda för att infoga nya rader.

På samma sätt, för att radera celler/rader/kolumner, markera dessa, högerklicka och välj Ta bort.

Hur kan du zooma in eller zooma ut i Excel?

Det finns knappar Zooma in och Zooma ut i statusfältet i Excel. Du kan klicka på plustecknet för att zooma in och minustecknet för att zooma ut.

Du kan också hålla ned kontrollknappen och sedan använda rullningshjulet i musen för att zooma in och zooma ut.

På fliken Visa finns också möjlighet att zooma in och ut i Excel.

Hur skyddar jag ett ark i Excel?

Du kan skydda ett ark genom att klicka på fliken Granska och sedan klicka på alternativet Skydda blad.

Detta öppnar en dialogruta där du kan ange ett lösenord. Om du inte vill ange ett lösenord kan du lämna det tomt.

Vad kallas intervall? Vilka är dess fördelar?

Ett namngivet område är en funktion i Excel som låter dig ge en cell eller ett cellområde ett namn. Nu kan du använda detta namn istället för att använda cellreferenser.

Att använda ett namngivet intervall gör det enklare när du arbetar med formler. Detta blir särskilt användbart när du måste skapa formler som använder data från flera blad. I sådana fall kan du skapa namngivna intervall och sedan använda dessa istället för cellreferenser.

Du kan ge beskrivande namn till dessa namngivna intervall - vilket också gör det lättare att läsa och förstå formeln.Till exempel kan du använda = SUMMA (FÖRSÄLJNING) istället för = SUMMA (C2: C11), vilket direkt berättar vad formeln handlar om.

Du kan läsa mer om Named Ranges här.

Kan du få rubrikraderna/kolumnerna att hålla fast och vara synliga när du rullar?

När du arbetar med stora datamängder, när du rullar till botten eller till höger försvinner rubrikraderna och kolumnerna. Detta gör det ibland svårt att förstå vad en datapunkt handlar om.

Genom att använda alternativet Frysrutor i Excel kan du göra rubrikraderna/kolumnerna synliga när du rullar bort till de avlägsna datapunkterna.

Alternativet Frysrutor är tillgängliga på fliken Visa i Excel -bandet.

Du kan läsa mer om Excel Freeze Panes här.

Hur skulle du identifiera celler som har kommentarer?

Cellerna som har lagt till kommentarer markeras av en liten röd triangel högst upp till höger i cellen. När du håller markören över cellen blir kommentarerna synliga.

Hur skulle du spara ett Excel -kalkylblad som PDF?

Om du vill spara ett kalkylblad som ett PDF -dokument kan du ange filtypen som PDF när du sparar filen.

För att göra detta, klicka på fliken Arkiv och klicka sedan på Spara som.

Välj den plats där du vill spara filen i dialogrutan Spara som och använd rullgardinsmenyn Spara som för att välja PDF. Detta sparar hela kalkylbladet som ett PDF -dokument.

Hur skapar jag en hyperlänk i Excel?

Om du vill skapa en hyperlänk markerar du cellen där du vill ha hyperlänken och använder kortkommandot Kontroll K (håll ned kontrollknappen och tryck på K -knappen).

Detta öppnar dialogrutan Infoga hyperlänk där du kan ange webbadressen.

Du kan också få alternativet att lägga till hyperlänken när du högerklickar på cellen.

När skulle du överväga att byta från automatisk till manuell beräkning i Excel?

Medan i de flesta fall automatiskt beräkningsläge är vägen att gå, om du har en formeltung fil där omberäkning tar mycket tid varje gång du ändrar något i arket, kan du byta till manuell beräkning.

När du har bytt till manuell beräkning måste du uppdatera varje gång du vill att arket ska räkna om.

Vad är Flash Fill?

Flash Fill är ett fantastiskt verktyg som lades till i Excel 2013 och är tillgängligt i alla versioner efter det.

Du kan använda Flash Fill i Excel för att göra datainmatning enkel. Det är ett smart verktyg som försöker identifiera mönster baserat på din datainmatning och gör det åt dig.

Några enkla exempel på att använda Flash Fill kan vara att få förnamnet från det fullständiga namnet, få initialer, formatera telefonnummer etc.

Du kan läsa mer om Flash Fill här.

Vad är ett fyllhandtag?

Fyllhandtag är ett verktyg som du kan använda för att automatiskt komplettera listor i Excel. Om du till exempel måste ange siffrorna 1 till 20 i cell A1: A20, istället för att manuellt ange varje nummer, kan du helt enkelt ange de två första siffrorna och använda fyllhandtaget för att göra resten.

Fill Handle är den lilla rutan du skulle se när du markerar två eller fler än två celler i Excel.

När du håller markören på Fyllhandtag, ändras markören till en plusikon. Nu kan du hålla vänster musknapp och dra den för att lägga till fler nummer i serien.

Vad är jokertecken i Excel?

Det finns tre jokertecken i Excel:

• * (asterisk) - Den representerar valfritt antal tecken. Ex* kan till exempel betyda Excel, Excel, Exempel, Expert, etc.
• ? (frågetecken) - Det representerar ett enda tecken. Till exempel kan Gl? Ss vara Glas eller Glans.
• ~ (tilde) - Det används för att identifiera ett jokertecken (~, *,?) i texten. Låt oss till exempel säga att du vill hitta den exakta frasen Excel* i en lista. Om du använder Excel* som söksträng, skulle det ge dig alla ord som har Excel i början följt av valfritt antal tecken (t.ex. Excel, Excels, Excellent). För att specifikt leta efter excel*måste vi använda ~. Så vår söksträng skulle vara excel ~*. Här säkerställer förekomsten av ~ att excel läser följande tecken som det är, och inte som ett jokertecken.

Jokertecken är användbara när du vill använda det i formler eller när du filtrerar data.

Du kan läsa mer om jokertecken här.

Vad är ett utskriftsområde och hur kan du ställa in det i Excel?

Ett utskriftsområde är ett cellområde (sammanhängande eller icke-sammanhängande) som du anger att skriva ut när du skriver ut det kalkylbladet. Till exempel, istället för att skriva ut hela kalkylbladet, om jag bara vill skriva ut de första 10 raderna, kan jag ställa in de första 10 raderna som utskriftsområde.

Så här ställer du in utskriftsområdet i Excel:

• Markera de celler som du vill ange utskriftsområdet för.
• Klicka på fliken Sidlayout.
• Klicka på Utskriftsområde.
• Klicka på Ange utskriftsområde.

Du kan läsa mer om utskriftsområdet här.

Hur kan du infoga sidnummer i Excel?

Du kan infoga sidnummer med hjälp av dialogrutan Sidinställningar.

Här är stegen för att göra detta:

• Klicka på fliken Sidlayout,
• I kategorin Sidinställningar klickar du på ikonen för dialogrutan som startar (som är den lilla lutade pilikonen längst ned till höger i gruppen).
• Klicka på fliken Sidhuvud/sidfot i dialogrutan Sidinställningar.
• Välj formatet Sidnummer i rullgardinsmenyn Sidfot.

Du kan läsa mer om Sidnummer i Excel här.

Medan jag har försökt behålla denna 'Excel-intervjufrågor och svar'-guide felfri, meddela mig i kommentarsfältet om du hittar några fel i någon av frågorna.