Titta på video - 7 snabba och enkla sätt att räkna nummer i Excel
När du arbetar med Excel finns det några små uppgifter som måste utföras ganska ofta. Att veta det "rätta sättet" kan spara mycket tid.
En sådan enkel (men ofta nödvändig) uppgift är att numrera raderna i en datamängd i Excel (kallas även serienumren i en datamängd).
Om du nu tänker att ett av sätten är att helt enkelt ange serienumret manuellt, ja - du har rätt!
Men det är inte det bästa sättet att göra det.
Tänk dig att ha hundratals eller tusentals rader som du behöver ange radnumret för. Det skulle vara tråkigt - och helt onödigt.
Det finns många sätt att numrera rader i Excel, och i den här självstudien kommer jag att dela några av de sätt som jag rekommenderar och ofta använder.
Naturligtvis skulle det finnas mer, och jag väntar - med en kaffe - i kommentarsfältet för att höra från dig om det.
Hur man numrerar rader i Excel
Det bästa sättet att numrera raderna i Excel beror på vilken typ av datauppsättning du har.
Till exempel kan du ha en kontinuerlig datauppsättning som börjar från rad 1, eller en datamängd som börjar från en annan rad. Eller du kanske har en datauppsättning som har några tomma rader i den, och du vill bara numrera de rader som fylls.
Du kan välja någon av metoderna som fungerar baserat på din datamängd.
1] Använda fyllhandtaget
Fyllhandtag identifierar ett mönster från några fyllda celler och kan enkelt användas för att snabbt fylla hela kolumnen.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Här är stegen för att snabbt numrera raderna med fyllhandtaget:
- Ange 1 i cell A2 och 2 i cell A3.
- Markera båda cellerna (A2 och A3).
- Observera att det skulle finnas en liten fyrkant längst ner till höger i markeringen.
- Håll muspekaren över den här rutan, och du kommer att märka att markören ändras till en plusikon.
- Dubbelklicka på rutan för fyllningshandtag (medan markören är i plusikonformuläret) och den fyller automatiskt alla celler tills slutet av datamängden.
Observera att Fill Handle automatiskt identifierar mönstret och fyller kvarvarande celler med det mönstret. I det här fallet var mönstret att siffrorna ökade med 1.
Om du har en tom rad i datamängden fungerar fyllhandtaget bara till den sista sammanhängande icke-tomma raden.
Observera också att om du inte har data i den intilliggande kolumnen fungerar det inte att dubbelklicka på fyllhandtaget. Du kan dock placera markören på fyllhandtaget, hålla ned höger musknapp och dra nedåt. Det kommer att fylla de celler som täcks av markörens dra.
2] Använda Fill Series
Medan Fill Handle är ett snabbt sätt att numrera rader i Excel, ger Fill Series dig mycket mer kontroll över hur siffrorna matas in.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Här är stegen för att använda Fill Series för att numrera rader i Excel:
- Ange 1 i cell A2.
- Gå till fliken Hem.
- Klicka på rullgardinsmenyn Fyll i redigeringsgruppen.
- I rullgardinsmenyn väljer du "Serie …".
- I dialogrutan "Serie" väljer du "Kolumner" i alternativen "Serie i".
- Ange stoppvärdet. I det här fallet, eftersom vi har 26 poster, kan vi skriva in 26. Om du inte anger något värde fungerar Fill Series inte.
- Klicka på OK.
Detta kommer omedelbart att nummerera raderna från 1 till 26.
Att använda "Fill Series" kan vara användbart när du börjar med att ange radnumren. Till skillnad från Fill Handle kräver det inte att de intilliggande kolumnerna redan är fyllda.
Även om du inte har något på kalkylbladet skulle Fill Series fortfarande fungera.
Obs! Om du har tomma rader i mitten av datamängden skulle Fill Series fortfarande fylla numret för den raden.
3] Använda ROW -funktionen
Du kan också använda Excel -funktioner för att numrera raderna i Excel.
I metoderna Fill Handle and Fill Series ovan är det införda serienumret ett statiskt värde. Det betyder att om du flyttar raden (eller klipper och klistrar in den någon annanstans i datamängden) kommer radnumreringen inte att ändras i enlighet därmed.
Denna brist kan hanteras med hjälp av formler i Excel.
Du kan använda RAD -funktionen för att få radnumreringen i Excel.
För att få radnumreringen med ROW -funktionen, ange följande formel i den första cellen och kopiera för alla andra celler:
= RAD ()-1
Funktionen RAD () anger radnumret för den aktuella raden. Så jag har subtraherat 1 från det när jag började från andra raden och framåt. Om dina data börjar från den femte raden måste du använda formeln = RAD ()-4.
Det bästa med att använda ROW -funktionen är att det inte kommer att skruva upp numren om du tar bort en rad i din datamängd.
Eftersom ROW -funktionen inte refererar till någon cell kommer den automatiskt (eller ska jag säga AutoMagically) att justeras för att ge dig rätt radnummer. Något som visas nedan:
Observera att så snart jag tar bort en rad uppdateras radnumren automatiskt.
Återigen skulle detta inte ta hänsyn till några tomma poster i datamängden. Om du har tomma rader kommer det fortfarande att visa radnumret.
Du kan använda följande formel för att dölja radnumret för tomma rader, men det skulle fortfarande inte justera radnumren (så att nästa radnummer tilldelas nästa fyllda rad).
OM (ISBLANK (B2), "", RAD ()-1)
4] Använda COUNTA -funktionen
Om du vill numrera rader på ett sätt som bara de som fylls får ett serienummer, är den här metoden vägen att gå.
Den använder COUNTA -funktionen som räknar antalet celler i ett område som inte är tomma.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Observera att det finns tomma rader i ovanstående datauppsättning.
Här är formeln som nummererar raderna utan att de tomma raderna numreras.
= IF (ISBLANK (B2), "", COUNTA ($ B $ 2: B2))
IF -funktionen kontrollerar om den intilliggande cellen i kolumn B är tom eller inte. Om det är tomt, returnerar det ett tomt, men om det inte är det, returnerar det antalet fyllda celler tills den cellen.
5] Använda SUBTOTAL för filtrerade data
Ibland kan du ha en enorm datamängd, där du vill filtrera data och sedan kopiera och klistra in de filtrerade data i ett separat ark.
Om du använder någon av metoderna som visas ovan hittills kommer du att märka att radnumren förblir desamma. Det betyder att när du kopierar filtrerade data måste du uppdatera radnumret.
I sådana fall kan funktionen SUBTOTAL automatiskt uppdatera radnumren. Även när du filtrerar datauppsättningen förblir radnumren intakta.
Låt mig visa dig exakt hur det fungerar med ett exempel.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Om jag filtrerar dessa data baserat på produkt A -försäljning får du något enligt nedan:
Observera att serienumren i kolumn A också filtreras. Så nu ser du bara siffrorna för de rader som är synliga.
Även om detta är det förväntade beteendet, om du vill få en serienummerering - så att du helt enkelt kan kopiera och klistra in dessa data någon annanstans - kan du använda funktionen SUBTOTAL.
Här är SUBTOTAL -funktionen som ser till att även den filtrerade data har kontinuerlig radnummerering.
= SUBTOTALT (3, $ B $ 2: B2)
3: an i SUBTOTAL -funktionen anger att man använder COUNTA -funktionen. Det andra argumentet är intervallet för vilket COUNTA -funktionen tillämpas.
Fördelen med SUBTOTAL -funktionen är att den dynamiskt uppdateras när du filtrerar data (som visas nedan):
Observera att även när data filtreras uppdateras radnumreringen och förblir kontinuerlig.
6] Skapa en Excel -tabell
Excel Table är ett bra verktyg som du måste använda när du arbetar med tabelldata. Det gör det mycket enklare att hantera och använda data.
Detta är också min favoritmetod bland alla tekniker som visas i denna handledning.
Låt mig först visa dig rätt sätt att numrera raderna med hjälp av en Excel -tabell:
- Välj hela datauppsättningen.
- Gå till fliken Infoga.
- Klicka på tabellikonen (du kan också använda tangentbordsgenvägen Ctrl + T).
- Kontrollera att intervallet är korrekt i dialogrutan Skapa tabell.
- Klicka på OK. Detta kommer att konvertera dina tabelldata till en Excel -tabell.
- I cell A2 anger du följande formel. Observera att så fort du anger formeln fylls den automatiskt i alla celler i den kolumnen (du kan läsa mer om beräknade kolumner här).
= RAD ()-RAD (Tabell2 [#Huvuden])
Observera att i formeln ovan har jag använt Tabell 2, eftersom det är namnet på min Excel -tabell. Du kan ersätta Table2 med namnet på tabellen du har.
Det finns några ytterligare fördelar med att använda en Excel -tabell när du räknar rader i Excel:
- Eftersom Excel -tabellen automatiskt infogar formeln i hela kolumnen fungerar den när du sätter in en ny rad i tabellen. Det betyder att när du sätter in/tar bort rader i en Excel -tabell uppdateras radnumreringen automatiskt (som visas nedan).
- Om du lägger till fler rader i data expanderas Excel -tabellen automatiskt för att inkludera dessa data som en del av tabellen. Och eftersom formlerna automatiskt uppdateras i de beräknade kolumnerna, skulle det infoga radnumret för den nyligen infogade raden (som visas nedan).
7] Lägga till 1 till föregående radnummer
Detta är en enkel metod som fungerar.
Tanken är att lägga till 1 till föregående radnummer (numret i cellen ovan). Detta kommer att se till att efterföljande rader får ett nummer som ökas med 1.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Här är stegen för att ange radnummer med denna metod:
- I cellen på den första raden anger du 1 manuellt. I det här fallet finns det i cell A2.
- I cell A3 anger du formeln = A2+1
- Kopiera och klistra in formeln för alla celler i kolumnen.
Stegen ovan skulle ange serienummer i alla celler i kolumnen. Om det finns några tomma rader, skulle detta fortfarande infoga radnumret för det.
Observera också att om du sätter in en ny rad skulle radnumret inte uppdateras. Om du tar bort en rad visar alla celler under den raderade raden ett referensfel.
Det här är några snabba sätt du kan använda för att infoga serienummer i tabelldata i Excel.
Om du använder någon annan metod, dela den med mig i kommentarsfältet.
