Excel AutoCorrect: En komplett guide + tidsbesparande exempel

Vad händer när du skriver ordet 'Drnik' istället för 'Drick' i Excel?

Du skulle märka att Excel kommer att autokorrigera det felstavade ordet för att dricka (som visas nedan).

På något sätt visste Excel att detta inte är rätt stavning och autokorrigerade det till rätt.

Nu kommer det inte att autokorrigera alla felstavade ord.

Bara några få!

Prova till exempel ordet 'dirnk'.

Det skulle inte automatiskt korrigeras.

Anledningen till att vissa ord är autokorrigerade och andra inte är för att det redan finns en fixlista med ord som förfylls i Excel för att autokorrigera.

Obs! Autokorrigering är aktiverad som standard i Excel.

I den här självstudien kommer jag att förklara vad Autokorrigeringsalternativ är och sedan visa dig några exempel där du kan använda det för att spara tid. Jag kommer också att täcka hur du kan inaktivera det (dvs. stäng av autokorrigering)

Förstå autokorrigeringsalternativen

Autokorrigering skapades för att hjälpa dig att stryka ut små problem som du kan stöta på när du skriver i Excel eller när du gör datainmatning (till exempel att ersätta några vanligt felstavade ord med korrekta ord).

Det låter dig också få lite mer kontroll när du använder Excel (som vi kommer att se i exemplen senare i denna handledning).

Men låt oss först förstå var är autokorrigeringsalternativen och vad som är tillgängligt som standard.

För att få autokorrigeringsalternativen, klicka på fliken Arkiv.

Klicka på "Alternativ" på skärmen Arkiv.

Klicka på Korrektur i dialogrutan Excel -alternativ.

Klicka på Autokorrigeringsalternativ i korrekturalternativen.

Detta öppnar dialogrutan Autokorrigeringsalternativ.

Låt mig förklara de olika flikarna i dialogrutan Autokorrigering och alternativen i dessa.

Fliken Autokorrigering

På fliken Autokorrigeringsalternativ finns det några alternativ som är aktiverade som standard och tar hand om några vanliga problem.

• Visa knappar för autokorrigering: Den här är inte relevant för Excel men den är för andra MS -applikationer. När det här alternativet är aktiverat ser du autokorrigeringsalternativen i MS Word eller MS PowerPoint (som visas nedan).
• Korrigera två initiala versaler: Detta alternativ när det är aktiverat kommer automatiskt att korrigera de två stora initialerna i Excel. Om du till exempel skriver "HEllo" ändras det automatiskt till "Hej"
• Börja med första bokstaven i meningar: När det är aktiverat säkerställer det här alternativet att en ny mening börjar med en stor bokstav. Om du till exempel skriver "Hej. hur mår du? ”, kommer det att autokorrigeras till” Hej. Hur mår du?'
• Använd versaler på dagar: Detta ändrar automatiskt den första bokstaven i dagens namn om du skriver med små bokstäver. Till exempel, onsdag skulle ändras till Onsdag.
• Korrekt oavsiktlig användning av Caps Lock -nyckeln: Om du har Caps Lock på och du skriver en mening, kommer det automatiskt att korrigera texten och inaktivera Caps Lock. Om du till exempel anger hallo ändras det automatiskt till Hej.
• Ersätt text medan du skriver: Det är här Excel redan har några vanligt felstavade ord (eller kortkoder för vissa symboler). Om du till exempel skriver (c) konverteras det automatiskt till upphovsrättssymbolen. Det beror på att det har angetts i listan i det här alternativet. Du kan lägga till eller ta bort ord från listan (mer om detta i ett exempel nedan).

Autokorrigerade undantag

Även om dessa autokorrigeringsalternativ är fantastiska, kanske du ibland vill att den inte ska verka supersmart och korrigera dem automatiskt.

Till exempel, om du har varumärket ATs (där "s" är med små bokstäver), skulle Excel automatiskt konvertera det till "Ats".

Medan du gillar att autokorrigeringen sker i alla andra fall, kan du göra det om du vill utesluta det här fallet.

Klicka på fliken Undantag på fliken Autokorrigering.

I dialogrutan Autokorrigera undantag kan du ha två typer av undantag:

1. Första bokstaven: Som standard aktiverar Excel alfabetet efter punkten (punkt). Du kan ge några undantag här (det finns redan en lista över vanliga undantag).
2. Initial Caps: Om du inte vill att AT: er ska konverteras till Ats kan du ange det här.

Autoformat medan du skriver Tab

Denna flik har tre alternativ (alla är aktiverade). Jag tycker att alla dessa tre alternativ är användbara.

1. Ersätt när du skriver: När du anger några hyperlänkar i en cell konverteras den automatiskt till en hyperlänk. Jag inaktiverar ibland det här alternativet eftersom jag ofta klickar på cellen som sedan tar några sekunder och sedan öppnar länken i webbläsaren.
2. Ansök när du arbetar: Detta lägger automatiskt till nya rader och kolumner i en Excel -tabell när du anger något i cellen intill den i tabellen.
3. Automatiskt som ditt arbete: När du anger en formel i en kolumn i en Excel -tabell, kommer det här alternativet att ange samma formel (med cellreferenser justerade) i alla celler i kolumnen.

Fliken Åtgärder

I Microsoft -program kan du skapa en åtgärd baserad på ett specifikt ord eller en specifik text.

I Excel finns det bara en typ av åtgärd som är datumåtgärd.

En datumåtgärd innebär att om du har ett datum i en cell i Excel kan du högerklicka och du får några åtgärder som du kan utföra för det datumet (t.ex. visa det datumet i kalendern eller schemalägga ett möte i Outlook ).

Detta kan vara användbart om du har en lista med datum och snabbt vill spara några i din kalender eller vill schemalägga ett möte (med Outlook).

Det här alternativet är inaktiverat som standard och du måste aktivera det för att kunna använda det i Excel.

När den är aktiverad kommer du att kunna använda den Excel. Om du har ett datum i en cell, högerklickar du så hittar du åtgärdsalternativen längst ner.

Fliken Matematisk autokorrigering

Precis som du kan infoga symboler i en Excel -cell (t.ex. Delta, Degree eller Checkmark), kan du också infoga matematiska symboler i en ekvation.

Denna flik har lite text som automatiskt konverteras till den angivna matematiska symbolen. Om du till exempel skriver \ sigma kommer det att ersätta det med σ -symbolen.

Observera att detta inte fungerar i cellerna i kalkylbladet. Det fungerar bara med ekvationer.

Hur lägger du till dina egna ord i Excel Autocorrect?

Önskar att det fanns några ord som var en del av autokorrigering?

Låt oss till exempel säga att du vill lägga till ordet 'drikn' för autokorrigering så att det korrigerar det till 'dricka'.

Du kan använda stegen nedan för att lägga till ett ord för autokorrigering:

1. Klicka på fliken Arkiv.
2. Klicka på Alternativ.
3. I dialogrutan Alternativ väljer du Korrektur.
4. Klicka på knappen "Autokorrigering".
5. Ange följande i dialogrutan Autokorrigering:
   • Byta ut: drikn
   • Med: dryck
6. Klicka på ADD
7. Klicka på OK.

När du skriver "drikn" i Excel kommer det att autokorrigera det till "dricka".

Innan jag visar dig några coola exempel för att använda detta, här är några saker du behöver veta om Autokorrigering i Excel:

• Autokorrigeringslistan är skiftlägeskänslig. Det betyder att du har lagt till ordet 'drikn' som ska ersättas med 'dryck', det fungerar bara med små bokstäver. Om du anger 'Drikn' eller 'DRIKN' kommer det inte att korrigeras.
• Den här ändringen sparas i Excel och skulle existera även om du stänger arbetsboken och öppnar igen. Om du inte längre vill ha det här måste du ta bort det manuellt.
• Ändringen sker bara när det exakta ordet används. Om du till exempel använder "drikns" kommer det inte att autokorrigeras. För att det ska fungera måste ordet inte ha tecken strax före eller efter det.
• När du anger ett autokorrigering i Excel aktiveras det automatiskt i andra MS -applikationer som MS Word eller MS PowerPoint.

Autokorrigering skapades som ett sätt att korrigera vanliga stavfel. Men du kan också använda den på några fantastiska sätt att spara tid.

Relaterad: Stavningskontroll i Excel.

Nedan följer några användbara exempel för att använda Autokorrigering (annat än att korrigera ett felstavat ord).

Exempel 1: Använd autokorrigering för att slutföra förkortningar

Tänk dig att du arbetar för ett företag 'ABC Technology Corporation Limited'.

Ditt arbete innebär mycket datainmatning i Excel och du måste manuellt skriva hela företagsnamnet många gånger på en dag.

Oavsett hur snabbt du skriver så känns det som slöseri med tid.

Skulle du inte önska att det fanns ett sätt där du bara kan ange ABC (eller vad du vill) och excel ersätter det med företagets namn?

Det är här det fantastiska med Autokorrigering kan hjälpa.

Du kan ange en förkortning i Autokorrigering, och när du använder den förkortningen konverterar Excel den automatiskt till den angivna texten.

Till exempel kan du ange att när du skriver ABC ska Excel automatiskt ersätta det med ‘ABC Technology Corporation Limited’.

Något som visas nedan:

Detta händer när du lägger till en autokorrigering i Excel där ABC ska korrigeras till ”(som visas nedan i dialogrutan för autokorrigering).

Vad händer om du vill infoga ABC och inte hela namnet?

Om du inte vill att autokorrigeringen ska ändra ABC till det fullständiga namnet trycker du bara på Control + Z för att få tillbaka ABC.

Medan du använder Control + Z fungerar är det bäst att välja en förkortning som du osannolikt kommer att använda i ditt arbete. Detta säkerställer att du inte får det fullständiga namnet av misstag (när allt du ville var förkortningstexten).

Nedan följer några scenarier där detta autokorrigerande trick kan spara mycket tid:

• Du kan ange filnamn eller mappnamn snabbt (istället för att kopiera-klistra in det varje gång).
• Om du har en lista över gruppmedlemmar kan du använda deras initialer för att snabbt ange deras namn.

Ett försiktighetsåtgärd: Alla autokorrigeringsalternativ som du anger i Excel aktiveras också i andra MS -applikationer som MS Word eller MS PowerPoint. I sådana fall är det bäst att använda förkortningar som du inte kommer att använda någon annanstans.

Exempel 2: Infoga symboler snabbt (t.ex. grad eller delta)

Det finns några symboler som är svåra att infoga/skriva i Excel eftersom dessa inte redan är tillgängliga på tangentbordet (t.ex. gradsymbolen eller deltasymbolen eller punktpunkter).

Du måste antingen känna till tangentbordsgenvägen (som ofta är långa och komplicerade) eller använda dialogrutan Infoga symbol (vilket tar tid).

Om det är några symboler du behöver använda ganska ofta kan du använda funktionen Autokorrigering för att ge dessa symboler ett kodnamn eller en förkortning.

Nu när du måste ange den symbolen kan du helt enkelt använda kodnamnet och det kommer att bli autokorrigerat till den symbolen.

Nedan är ett exempel där jag använder koden DEGSYM för att få examenssymbolen i Excel.

För att göra detta, gör följande ändring i dialogrutan Autokorrigering i Excel:

Exempel 3: Skriv formler snabbare med autokorrigering

Det här tricket (som jag lärde mig från den här bloggen) är lite långsökt, men om du arbetar med många långa formler kan det spara lite tid.

Nedan finns en formel som kombinerar texten för de tre celler som finns kvar i cellen där denna formel används .:

= INDIRECT (ADRESS (RAD (), COLUMN ()-3)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-2)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-1))

Om du ofta behöver skapa en formel som denna är det bättre att skapa en enkel kod för den och använda den i Autokorrigering.

I det här fallet har jag använt koden 'com3' i autokorrigering för att få formeln.

Nu kan du använda koden 'com3' för att få hela formeln med några knapptryckningar (som visas nedan):

Obs! Som jag nämnde är detta något de flesta av er aldrig skulle behöva använda, men det är fortfarande ett bra knep att veta (för säkerhets skull). Ovanstående exempel är ett verkligt fall där jag för närvarande använder detta i ett av mina projekt för att spara tid.

Så här stänger du av autokorrigering helt

Jag tror att autokorrigering är en bra funktion, men den kanske inte är relevant för alla.

Och i vissa fall kan det faktiskt vara en irritation. Om du till exempel skriver (c) eller (r) eller ™ kommer automatisk autokorrigering att ändra texten automatiskt (till © eller ® eller ™)

I sådana fall är det bäst att stänga av autokorrigering eller åtminstone radera villkoren som du inte vill att ska autokorrigeras.

Nedan följer stegen för att stänga av autokorrigering:

1. Klicka på fliken Arkiv.
2. Klicka på Alternativ.
3. I dialogrutan Alternativ väljer du Korrektur.
4. Klicka på knappen "Autokorrigering".
5. Avmarkera alternativet "Ersätt text när du skriver" i dialogrutan Autokorrigering på fliken Autokorrigering.

Obs! Stegen ovan stänger helt av funktionen autoslutföring där den ersätter text med den angivna texten. Detta kan också innebära att de vanligt felstavade orden inte längre kommer att korrigeras.

Så här inaktiverar/ersätter vissa ord från att bli autokorrigerade

Om du vill behålla den övergripande funktionen "Ersätt text när du skriver" men vill ha några undantag kan du hitta ordet i listan och radera det manuellt (eller redigera det).

Nedan följer stegen för att göra detta:

1. Klicka på fliken Arkiv och klicka sedan på Alternativ (i filskärmen som öppnas).
2. I dialogrutan Alternativ väljer du Korrektur.
3. Klicka på knappen "Autokorrigering".
4. Markera ordet du vill radera i dialogrutan Autokorrigering på fliken Autokorrigering.
5. Klicka på knappen Ta bort.

Du kan också ersätta ett ord i Autokorrigering. Till exempel, istället för att (c) förvandlas till upphovsrättssymbolen, kan du använda den för att konverteras till ordet - upphovsrätt.

För att ersätta ordet med någon annan text, hitta och ändra texten och klicka sedan på Ersätt -knappen.

Så här ångrar du autokorrigeringsändringar i Excel

Om du skriver något och Excel ändrar det på grund av autokorrigering kan du få tillbaka originaltexten genom att trycka på Ctrl + Z.

Till exempel, så snart du skriver (c) i en cell i Excel och trycker på mellanslagstangenten, omvandlas den omedelbart till upphovsrättssymbolen.

Men om du nu använder Control + Z, kommer det att gå tillbaka till att vara (c) och skulle förbli så.

Även om Autokorrigering är en funktion som de flesta av Excel -användare aldrig kommer att behöva justera, är det bra att känna till några sätt du kan använda den för att spara tid (som visas i exemplen).

Jag har nyligen börjat använda den för vissa formler som är ganska stora men jag använder dessa ofta (som visas i exempel 3).