När du arbetar med data i Excel skulle du ofta behöva kopiera några tabeller från Excel till ett MS Word -dokument.
Det finns inget inbyggt alternativ i Excel för att konvertera en hel Excel-fil till Word, men du kan enkelt kopiera och klistra in data från ett Excel-dokument till Word.
I denna handledning kommer jag att visa dig flera sätt att kopiera data från ett Excel -kalkylblad till ett Word -dokument.
Kopiera Klistra in Excel -tabell som vanlig text i MS Word
Om allt du vill är att kopiera och klistra in en tabell från Excel till Word kan du göra det med en enkel kopieringspasta.
Det låter dig få den statiska tabellen i Word, där du sedan kan formatera den (och ändra den om du vill).
Nackdelen med denna metod är att om det finns några formler i data, som inte fungerar. Och eftersom det här är en statisk tabell kommer alla ändringar du gör i Excel inte att återspeglas i tabellen du kopierade till Word.
Men i de flesta fall är detta precis vad du vill.
Låt oss se hur du gör detta.
Anta att du har en dataset som visas nedan och du vill kopiera dessa data från Excel och infoga dem i Word.
Nedan följer stegen för att göra detta:
- Välj de data i Excel som du vill kopiera till Word
- Högerklicka och klicka sedan på Kopiera (eller använd tangentbordsgenvägen Ctrl + C i Windows eller Kommando + C i Mac)
- Öppna Word -dokumentet där du vill infoga dessa data
- Placera markören där du vill ha denna data i Word -dokumentet
- Gå till fliken Hem i Word och klicka på Klistra in (eller använd tangentbordsgenvägen Ctrl + V)
Stegen ovan skulle kopiera data från Excel och klistra in dem som en statisk tabell i Word -dokumentet.
När du väl har tabellen i Word kan du formatera och arbeta med den precis som alla andra tabeller som du infogar i Word.
Ett par saker att notera när du använder den här metoden:
- Om det finns några formler i tabellen i Excel kommer de inte att kopieras. I mitt exempel har jag formlerna i raden Total, men när de kopieras till Word är det statiska värden. Om du gör några ändringar av data måste du också justera formelvärdena manuellt
- Om du inte vill kopiera formateringen från Excel och hellre vill använda formateringen av Word -dokumentet, kan du använda alternativet Använd alternativ för destinationsstil. Det visas när du klickar på ikonen Klistra in alternativ efter att du har klistrat in tabellen i Word.
Bädda in Excel -tabell i Word (som ett länkat objekt)
I ovanstående metod kopierade vi data från Excel och infogade det som en statisk tabell i Word.
Ett annat alternativ som du kan använda är att kopiera och klistra in tabellen i ett Word -dokument och behålla de två tabellerna länkade.
På det här sättet, om du gör några ändringar i Excel-tabellen som du kopierade, ser du att dessa återspeglas i realtid i tabellen i Word också.
Detta är ganska användbart när det finns en möjlighet att du kan behöva uppdatera data i Excel och det skulle också behöva uppdateras i Word. Genom att ha den länkade tabellen behöver du bara göra ändringar i Excel -data och dessa återspeglas automatiskt i tabellen du kopierade till Word.
Låt mig visa dig hur det här fungerar.
Anta att du har en tabell som visas nedan och du vill kopiera den från Excel till MS Word och behåll den här länkad.
Nedan följer stegen för att göra detta:
- Välj de data i Excel som du vill kopiera till Word
- Högerklicka och klicka sedan på Kopiera (eller använd kortkommandot Ctrl + C)
- Öppna Word -dokumentet där du vill infoga dessa data
- Placera markören där du vill ha denna data i Word -dokumentet
- Gå till fliken Start i Word och klicka på rullgardinsmenyn Klistra in (klicka på den lilla inverterade pilen under ikonen Klistra in special)
- Klicka på Klistra in special i alternativen som visas
- Välj alternativet "Klistra in länk" i dialogrutan Klistra in special
- Välj Microsoft Excel -kalkylbladobjekt från de listade alternativen
- Klicka på OK
Stegen ovan skulle infoga den kopierade tabellen i Word, där den fortfarande är länkad till den ursprungliga tabellen i Excel.
Nu, om du går och gör några ändringar i tabellen i Excel, ser du att samma sak återspeglas i tabellen i Word (i realtid).
Om din data av någon anledning inte uppdateras i realtid, högerklicka på tabellen och klicka på alternativet "Uppdatera länk"
Här är några saker du behöver veta om den här metoden:
- Eftersom de två filerna är länkade till varandra måste du hålla dessa ihop. Om du skickar Word -filen till någon måste du också skicka Excel -filen till dem, annars bryts länken och data i Word uppdateras inte.
- När Word -filen öppnas kommer den att leta efter uppdateringar i Excel -tabellen. Detta fungerar även om Excel -filen är stängd.
Denna metod är bäst lämpad för situationer där du har en stor Excel -fil som har många beräkningar/data/instrumentpaneler. Genom att använda den här metoden kan du bara kopiera en liten del av Excel -filen, samtidigt som du fortfarande kan uppdatera tabellen när värdena ändras i Excel.
Bädda in Excel -tabellen i Word
Detta är en riktigt användbar funktion som MS Word erbjuder. Det låter dig bädda in ett Excel -dokument som en del av Word -dokumentet.
I ovanstående metod visade jag dig hur du håller Excel- och Word -filerna ihop och håller dem länkade.
I det här avsnittet kommer jag att visa dig hur du ska bädda in Excel -filen i Word -dokumentet, så du behöver inte behålla båda filerna (och bara behålla Word -filen).
I lekmanstermer är det som om du kan öppna och arbeta på ett Excel -kalkylblad inifrån Word -dokumentet.
Låt mig visa dig vad jag menar.
Anta att du har en tabell i Excel som visas nedan som du vill kopiera till Word.
Nedan följer stegen för att infoga detta som ett inbäddat Excel -objekt i Word:
- Välj de data i Excel som du vill kopiera till Word
- Högerklicka och klicka sedan på Kopiera (eller använd kortkommandot Ctrl + C)
- Öppna Word -dokumentet där du vill infoga dessa data
- Placera markören där du vill ha denna data i Word -dokumentet
- Gå till fliken Hem i Word och klicka på rullgardinsmenyn Klistra in (klicka på den lilla inverterade pilen under ikonen Klistra in special)
- Klicka på Klistra in special i alternativen som visas
- Kontrollera att alternativet "Klistra in" är valt i dialogrutan Klistra in special
- Välj Microsoft Excel -kalkylbladobjekt från de listade alternativen
- Klicka på OK
Stegen ovan skulle infoga kopierade data från Excel till MS Word.
Men det som faktiskt händer i backend i MS Word är att den skapar en ny Excel -fil (som är en del av själva Word -dokumentet) och visar dig tabellen från den filen.
Om du dubbelklickar på tabellen kommer du att märka att Excel -filen öppnas (inifrån Word -dokumentet). Du får se det välbekanta Excel -gränssnittet medan du fortfarande befinner dig i Word -dokumentet.
Du kan göra alla ändringar och även använda funktioner som villkorlig formatering, och det återspeglas i tabellen. Alla formler du har på plats fortsätter också att fungera.
Den största fördelen med att använda den här metoden är att du inte behöver oroa dig för två separata filer. Till skillnad från den tidigare metoden är Excel -filen i denna metod en del av Word -dokumentet.
Så om du sparar Word -filen eller delar den med någon annan, skulle Excel -filen förbli med den och data förbli intakt.
På nackdelen, om du använder flera sådana tabeller eller om data är stora, kommer det att leda till ett tungt Word -dokument (eftersom det också måste bära vikten av den inbäddade Excel -filen).
Kopiera Excel -tabell som en Satic -bild
Om du förbereder en rapport och allt du vill ha är ett riktigt enkelt sätt att visa en tabell (utan att behöva ändra data) kan du infoga dessa data som en bild.
Att göra detta är väldigt enkelt och bilder är också lättare att hantera i Word (t.ex. placering och storlek).
Med kopiering av bilder har du också möjlighet att länka bilden till tabellen i Excel. På detta sätt, om du gör några ändringar i Excel -tabellen, återspeglas det i tabellbilden i Word.
Infoga kopierad tabell som en statisk bild i Word
Anta att du har en tabell som visas nedan i Excel:
Nedan följer stegen för att kopiera den här tabellen och infoga den som en bild i MS Word:
- Välj de data i Excel som du vill kopiera till Word
- Högerklicka och klicka sedan på Kopiera (eller använd kortkommandot Ctrl + C)
- Öppna Word -dokumentet där du vill infoga dessa data
- Placera markören där du vill ha denna data i Word -dokumentet
- Gå till fliken Start i Word och klicka på rullgardinsmenyn Klistra in (klicka på den lilla inverterade pilen under ikonen Klistra in special)
- Klicka på Klistra in special i alternativen som visas
- Kontrollera att alternativet "Klistra in" är valt i dialogrutan Klistra in special
- Välj "Bild" från de listade alternativen
- Klicka på OK
Stegen ovan skulle infoga en bild av tabellen i Word -dokumentet.
Det här är precis som alla andra bilder och du kan ändra storlek och formatera den.
Infoga kopierad tabell som en länkad bild i Word
Om du gillar flexibiliteten att hantera bilder i Word och fortfarande vill att tabellen ska anslutas till den ursprungliga Excel -filen kan du också göra det.
Anta att du har en tabell som visas nedan i Excel:
Nedan följer stegen för att kopiera den här tabellen och infoga den som en länkad bild i MS Word:
- Välj tabellen i Excel
- Högerklicka och klicka sedan på Kopiera (eller använd kortkommandot Ctrl + C)
- Öppna Word -dokumentet där du vill infoga dessa data
- Placera markören där du vill ha denna data i Word -dokumentet
- Gå till fliken Hem i Word och klicka på Klistra in special
- Välj alternativet "Klistra in länk" i dialogrutan Klistra in special
- Välj "Bild" från de listade alternativen
- Klicka på OK
Stegen ovan skulle återigen ge dig en bild som du enkelt kan ändra storlek på och formatera.
Men eftersom detta är kopplat till den ursprungliga tabellen i Excel, om du gör några ändringar i den ursprungliga tabellen, återspeglas dessa också i bilden.
Kom också ihåg att eftersom denna bild är länkad till originaldata, om du planerar att dela detta Word -dokument med någon annan, bör du också dela Excel -filen (om du vill att länken ska vara som den är)
Om Excel -filen inte är tillgänglig eller namnet ändras skulle bilden vara precis som alla andra vanliga bilder.
Så det här är några av de sätt du kan använda för att kopiera en tabell för Excel och infoga den i Word. I de flesta fall föredrar jag att kopiera och klistra in Excel -tabeller som bilder, eftersom dessa är lättare att hantera. I vissa fall föredrar jag också inbäddningsmetoden som gör att jag kan öppna Excel -filen från Word själv.
Jag hoppas att du tyckte att denna handledning var användbar!
