Titta på video - Hur man markerar tomma celler i Excel
När jag får en datafil från en klient/kollega eller jag laddar ner den från en databas, gör jag några grundläggande kontroller av data. Jag gör detta för att se till att det inte saknas datapunkter, fel eller dubbletter som kan leda till problem senare.
En sådan kontroll är att hitta och markera tomma celler i Excel.
Det finns många anledningar som kan resultera i tomma celler i en datamängd:
- Uppgifterna är inte tillgängliga.
- Datapunkter raderades av misstag.
- En formel returnerar en tom sträng som resulterar i en tom cell.
Även om det är lätt att upptäcka dessa tomma celler i en liten datauppsättning, om du har en stor med hundratals rader och kolumner, skulle det vara mycket ineffektivt och felaktigt att göra detta manuellt.
I den här självstudien visar jag dig olika sätt att hitta och markera tomma celler i Excel.
Markera tomma celler med villkorlig formatering
Villkorlig formatering är ett bra sätt att markera celler baserat på dess värde när det givna villkoret är uppfyllt.
Jag ska visa upp dessa exempel med en liten datamängd. Du kan dock använda samma tekniker med stora datamängder också.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Du kan se att det finns tomma celler i denna dataset.
Här är stegen för att markera tomma celler i Excel (med villkorlig formatering):
- Välj data.
- Gå till fliken Hem.
- Klicka på Ny regel i rullgardinsmenyn Villkorlig formatering.
- I dialogrutan "Nya formateringsregler" väljer du "Formatera endast celler som innehåller".
- Välj "Tomrum" från rullgardinsmenyn (som visas nedan):
- Ange formateringen (där du vill markera ämnen).
- Klicka på OK.
Detta skulle markera alla tomma celler i datamängden.
Observera att villkorlig formatering är dynamisk. Det betyder att om villkorlig formatering tillämpas och du tar bort en datapunkt, kommer den cellen att markeras automatiskt.
Samtidigt kommer detta dynamiska beteende med en overheadkostnad. Villkorlig formatering är flyktig, och om den används på stora datamängder kan den sakta ner din arbetsbok.
Välj och markera tomma celler i Excel
Om du snabbt vill markera och markera tomma celler kan du använda tekniken "Gå till special".
Här är stegen för att markera och markera tomma celler i Excel:
- Välj data.
- Tryck på F5. Det öppnar dialogrutan Gå till.
- Klicka på knappen Special i dialogrutan Gå till.
- Välj Tom i dialogrutan Gå till special.
- Klicka på OK. Detta kommer att markera alla tomma celler i datamängden.
- Med alla tomma celler markerade markerar du dessa genom att ge den en cellfärg.
Som nämnts är denna metod användbar när du snabbt vill markera alla tomma celler och markera den. Du kan också använda samma steg för att markera alla tomma celler och sedan fylla 0 eller NA eller annan relevant text i den.
Observera att till skillnad från villkorlig formatering är denna metod inte dynamisk. Om du gör det en gång och sedan av misstag raderar en datapunkt kommer den inte att markeras.
Använda VBA för att markera tomma celler i Excel
Du kan också använda en kort VBA -kod för att markera tomma celler i en vald datauppsättning.
Denna metod är mer lämplig när du ofta behöver hitta och markera tomma celler i datamängder. Du kan enkelt använda koden nedan och skapa ett tillägg eller spara det i din personliga makro-arbetsbok.
Här är VBA -koden som markerar tomma celler i den valda datamängden:
'Code by Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Här är stegen för att sätta den här VBA -koden i backend och sedan använda den för att markera tomma celler i Excel:
- Gå till fliken Utvecklare och klicka på Visual Basic (eller tryck på ALT + F11).
- I Vb Editor, i Project Explorer, högerklickar du på något av bladnamnen (om du inte ser Project Explorer trycker du på CONTROL + R).
- Gå till Infoga och klicka på Modul.
- Kopiera och klistra in VBA -koden i modulkodfönstret.
- Stäng VB -redigeraren.
Hur kör jag VBA -koden (makro)?
När du har kopierat klistrat in detta makro finns det ett par sätt att använda detta makro.
Använda dialogrutan Makro
Här är stegen för att köra detta makro med hjälp av dialogrutan Makro:
- Välj data.
- Gå till fliken Utvecklare och klicka på Makron.
- I dialogrutan Makro väljer du makroet ‘HighlightBlankCells’ och klickar på Kör.
Använda VB Editor
Här är stegen för att köra detta makro med VB Editor:
- Välj data.
- Gå till fliken Utvecklare och klicka på Visual Basic.
- Klicka på någonstans i koden i VB -redigeraren.
- Klicka på den gröna triangelknappen i verktygsfältet (eller tryck på F5 -tangenten).
Som jag nämnde är att använda VBA -makro för att markera tomma celler vägen att gå om du behöver göra detta ofta. Förutom de sätt som visas ovan för att köra makrot kan du också skapa ett tillägg eller spara koden i den personliga makro-arbetsboken. Detta gör att du kan komma åt den här koden från vilken arbetsbok som helst i ditt system.
