Om det är något som förenar oss alla måste det vara frustrationen att hänga med i ett långsamt excel -kalkylblad.
Även om påverkan på prestandan kan vara försumbar när det finns mindre data, blir den mer djupgående när du lägger till mer och mer data/beräkningar i arbetsboken.
9 av 10 gånger skulle en Excel -användare klaga på de långsamma Excel -kalkylarken. Och det finns knappt något du kan göra åt det.
Tja, det är INTE helt sant.
Så som Excel har skapats blir det långsamt med stora datamängder. Det finns dock många snabba trick du kan använda för att förbättra prestanda för ett långsamt Excel-kalkylblad.
10 tips för att hantera långsamma Excel -kalkylblad
Här är 10 tips för att ge ditt långsamma Excel -kalkylblad en liten hastighetsökning och spara tid och frustration (klicka för att hoppa till det specifika avsnittet).
- Undvik flyktiga funktioner (du måste).
- Använd hjälpkolumner.
- Undvik matrisformler (om du kan).
- Använd villkorlig formatering med försiktighet.
- Använd Excel -tabeller och namngivna intervall.
- Konvertera oanvända formler till värden.
- Spara all refererad data i ett ark.
- Undvik att använda hela raden/kolumnen i referenser.
- Använd manuellt beräkningsläge.
- Använd snabbare formeltekniker.
1. Undvik flyktiga formler
Flyktiga formler kallas så på grund av en anledning. Funktioner som NU, IDAG, INDIRECT, RAND, OFFSET etc. beräknar om varje gång det blir en förändring i arbetsboken.
Om du till exempel använder funktionen NU i en cell, varje gång det sker en ändring i kalkylbladet, beräknas formeln om och cellvärdet uppdateras.
Detta tar ytterligare bearbetningshastighet och du får en långsam Excel -arbetsbok.
Undvik som en tumregel flyktiga formler. Och om du inte kan, försök att minimera dess användning.
2. Använd hjälpkolumner
Hjälpkolumner är en av de mest undervärderade designkonstruktionerna i Excel. Jag har sett många människor avskräcka från att skapa hjälparkolumner.
GÖR INTE DET.
Den största fördelen med att använda "Hjälpkolumner" är att det kan hjälpa dig att undvika matrisformler.
Missförstå mig inte nu. Jag är inte emot matrisformler. Jag tror snarare att dessa kan vara fantastiska i vissa situationer. Men när du försöker göra allt med en lång formel påverkar det prestandan för din Excel -arbetsbok. Ett par matrisformler här och där ska inte göra ont, men om du behöver använda det på många ställen, överväg att använda hjälpkolumner.
Här är några exempel där hjälpkolumner används:
- Sortera data automatiskt i alfabetisk ordning med hjälp av formel.
- Dynamiskt Excel -filter - Extrahera data medan du skriver.
- Skapa flera listrutor i Excel utan upprepning.
3. Undvik matrisformler
Arrayformler har sina egna meriter - men hastighet är inte en av dem.
Som förklarats ovan kan matrisformler ta upp mycket data (cellreferenser), analysera det och ge dig resultatet. Men att göra det tar tid.
Om det finns ett sätt att undvika matrisformler (som att använda hjälparkolumn), ta alltid den vägen.
4. Använd villkorlig formatering med försiktighet
Jag älskar absolut villkorlig formatering. Det får intetsägande data att se så vackra ut. Istället för att göra jämförelsen själv kan du helt enkelt titta på cellens färg eller ikon så vet du hur den jämförs med andra.
Men … här är problemet.
Inte många Excel -användare vet att Excel villkorlig formatering är flyktig. Även om du kanske inte märker skillnaden med små datamängder, kan det resultera i ett långsamt Excel -kalkylblad om det tillämpas på stora datamängder eller tillämpas flera gånger.
Råd - använd det försiktigt.
5. Använd Excel -tabeller och namngivna intervall
Excel -tabell och namngivna intervall är två fantastiska funktioner som håller dina data och gör referenser superenkla. Det kan ta ett tag att vänja sig vid det, men när du börjar använda det blir livet enkelt och snabbt.
När du skapar datadrivna instrumentpaneler är det nästan alltid en bra idé att konvertera din data till en Excel-tabell.
Det har också en extra fördel att göra dina formler mer begripliga.
Till exempel, vad är lättare att förstå?
= Försäljningspris-Kostnadspris ELLER = SUMMA (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Konvertera oanvända formler till statiska värden
Detta är en no-brainer. När du inte behöver det, behåll det inte.
Massor av formler skulle resultera i en långsam Excel -arbetsbok. Och om du har formler som inte ens används - du vet vem du ska skylla på. Som tumregel, om du inte behöver formler, är det bättre att konvertera dem till ett statiskt värde (genom att klistra in som värden).
Läs mer: Hur man snabbt konverterar formler till värden.
7. Spara all refererad data i ett ark
Detta kanske inte alltid är möjligt, men om du kan göra detta garanterar jag att ditt Excel -blad skulle bli snabbare.
Logiken är enkel - formler i ditt kalkylblad behöver inte gå långt för att få informationen när den ligger bredvid den i samma blad.
8. Undvik att använda hela raden/kolumnen som referens (A: A)
Den enda anledningen till att jag har den här på listan är att jag ser många människor som använder hela raden/kolumnreferensen i formler. Detta är en dålig praxis och bör undvikas.
Även om du kanske tror att raden/kolumnen bara har några celler med data, tänker Excel inte så. När du refererar till en hel rad/kolumn fungerar Excel som en bra tjänare och kontrollerar det ändå. Det tar mer tid för beräkningar.
9. Använd manuellt beräkningsläge
Jag upprepar bara vad miljoner människor redan har sagt i olika forum och bloggar. Genom att använda manuell beräkning får du flexibiliteten att berätta för Excel när du ska beräkna, snarare än att Excel tar egna beslut. Detta är inte något som påskyndar din Excel -arbetsbok, men om du har ett långsamt Excel -kalkylblad sparar det definitivt tid genom att inte göra Excel omberäkna om och om igen.
- För att växla till manuellt läge, gå till fliken Formel -> Beräkningsalternativ -> Manuell (tryck på F9 -tangenten för att beräkna om)
10. Använd snabbare formeltekniker
Excel ger dig många formler och formelkombinationer för att göra samma sak. Det är bäst att identifiera och använda de snabbaste.
Här är några exempel:
- Använd IFERROR istället för IF och ISERROR -kombinationen (om du inte använder Excel 2003 eller tidigare, som inte har IFERROR).
- Använd MAX (A1,0) istället om IF (A1> 0, A1,0) - Det här är ett coolt tips som jag lärde mig från Mr. Excel aka Bill Jelen. Hans forskning visar att MAX -alternativet är 40% snabbare än IF -alternativet (och jag är redo att ta denna statistik på sitt nominella värde).
- Använd kombinationen INDEX/MATCH istället för VLOOKUP - Detta kan höja många ögonbryn, men sanningen är att det inte finns något sätt att VLOOKUP kan vara snabbare om du har 100 -tal kolumner med data. Världen går mot INDEX/MATCH, och du bör också göra skiftet.
[Om du fortfarande är förvirrad om vad du ska använda, här är en jämförelse direkt mellan VLOOKUP Vs. INDEX/MATCH]. - Använd - (dubbla negativ) för att konvertera TRUE och FALSE till 1: or och 0: or (istället för att multiplicera det med 1 eller lägga till 0 till det). Hastighetsförbättringen märks i stora datamängder.
Är detta en uttömmande lista? Absolut inte. Det här är några bra som jag tycker är värda att dela som utgångspunkt. Om du vill behärska Excel-Speed-Up-tekniker har många Excel-experter gjort bra arbete.
Här är några källor som du kan ha nytta av:
- 75 snabba tips från Chandoo (smart gjort av crowdsourcing).
- Beslutsmodeller webbplats.
- Mr Excel Message Board (utforska detta och du skulle hitta massor av tips).
Jag är säker på att du också har många tips som kan hjälpa till att hantera långsamma Excel -kalkylblad. Dela det med oss här i kommentarsfältet.
Jag har också en förfrågan. Smärtan med att arbeta med ett långsamt Excel -kalkylblad är något många av oss upplever dagligen. Om du tycker att dessa tekniker är användbara. dela det med andra. Lätta på deras smärta och tjäna lite godhet 🙂
Du kanske också gillar följande Excel -länkar:
- 24 Excel-trick för att få dig att segla genom det dagliga arbetet.
- 10 snygga sätt att rengöra data i Excel -kalkylblad.
- 10 Excel -datainmatningstips du inte har råd att missa.
- Skapa och använda en listruta i Excel.
- Minska Excel -filstorlek.
- Så här återställer du osparade Excel -filer.
- Gratis Excel-utbildning online (7-delad videokurs)
- Piltangenterna fungerar inte i Excel | Rörliga sidor istället för celler
