Om du ofta skriver ut din data/arbete i Excel är jag säker på att du har ställts inför problemet där det skriver ut flera sidor istället för en enda sida.
Ibland är det så frustrerande att en ny sida skrivs ut bara för att rymma några extra rader med data (vilket också leder till slöseri med papper).
Det finns några enkla tekniker du kan använda för att se till att Excel -data skrivs ut på en sida (eller på mindre antal sidor om du skriver ut en stor rapport).
I denna Excel -handledning kommer jag att dela några metoder du kan använda för skriv ut Excel -arket på en sida. Du kan använda en kombination av dessa metoder för att få det bästa resultatet.
Så låt oss komma igång!
Kontrollera hur många sidor som ska skrivas ut (förhandsgranskning)
Innan du bestämmer dig för att optimera inställningarna för att skriva ut Excel -arbetet på ett ark är det bäst att kontrollera det aktuella läget med hjälp av förhandsgranskningen.
Oroa dig inte! Du behöver inte skriva ut något för detta. Du kan helt enkelt kontrollera hur det tryckta arbetet skulle se ut och hur många ark som kommer att skrivas ut.
Detta gör att du kan förstå de saker du kan ändra för att se till att du använder det minsta antalet papper samtidigt som du håller din tryckta rapport vacker och läsbar.
Nedan följer stegen för att använda Utskriftsförhandsvisning för att se hur det sista utskriftsjobbet skulle se ut:
- Klicka på fliken Arkiv
- Klicka på alternativet Skriv ut
Eller så kan du använda kortkommandot Kontroll + P (Kommando + P om du använder en Mac)
Detta skulle öppna sidan Förhandsgranska utskrift där du skulle kunna se hur många sidor som skulle skrivas ut och vad som skulle skrivas ut på varje sida.
Du kan använda piltangenterna för att gå till nästa/föregående sida i läget för förhandsgranskning av utskrift.
Sätt att passa och skriva ut Excel -ark på en sida
Låt oss nu se några metoder du kan använda för att passa all data i ett blad på en sida och sedan skriva ut din rapport på en sida (eller färre antal sidor)
Justera kolumnbredden (eller radhöjden)
I många fall behöver du inte att dina kolumner är för breda.
Och eftersom detta är en direkt avgörande faktor för hur mycket data som skrivs ut på en sida, kan du spara mycket papper genom att helt enkelt minska kolumnbredden.
Men hur vet du om du har gjort tillräckligt eller inte? Hur vet du hur mycket kolumnbredd du ska minska för att allt ska passa på en sida?
För att göra det enkelt kan du använda Sidlayoutvy i Excel - som visar dig i realtid hur mycket data som skulle skrivas ut på varje sida i din rapport.
Nedan följer stegen för att komma in i sidlayoutläget och sedan minska kolumnbredden:
- Klicka på fliken Visa i menyfliksområdet
- I gruppen Workbook Views klickar du på alternativet "Sidlayout". Detta kommer att ändra hur data visas (och du kommer att se skalor högst upp och till vänster om kalkylbladet)
- Minska kolumnbredden för att passa data på en sida. För att göra detta, placera markören vid kanten av markören på kolumnrubriken som du vill minska i storlek. Klicka sedan och dra.
När du har all data på en sida kan du fortsätta skriva ut den.
I vissa fall kan du upptäcka att data i en cell avbryts och inte visas helt. Detta händer ofta när du ändrar kolumnbredden. Du kan korrigera detta genom att aktivera alternativet Wrap text i Excel.
För att återgå till den normala vyn (och gå ur sidlayoutvyn), klicka på fliken Visa och klicka sedan på "Normal".
Ändra skalning (passa alla rader/kolumner på en sida)
Excel har ett inbyggt alternativ som låter dig ändra storlek på kalkylbladet på ett sätt som passar fler rader/kolumner på en sida.
När du gör detta, skala det helt enkelt ner allt för att passa alla kolumner eller rader på en sida.
Anta att du har ett ark där kolumnerna rinner över till nästa ark när de skrivs ut.
Nedan följer stegen för att skala ner arket under utskriften:
- Klicka på fliken Arkiv
- Klicka på Skriv ut (eller använd kortkommandot - Ctrl + P)
- I fönstret Skriv ut, klicka på alternativet Skalning (det är det sista alternativet till vänster)
- Klicka på något av alternativen:
- Anpassa blad på en sida
- Fir alla kolumner på en sida
- Passa alla rader på en sida
Stegen ovan skulle skala arket för att passa sidan (baserat på vilka alternativ du har valt). Du kommer också att kunna se hur data skulle se ut i arkförhandsvisningen till höger.
Alternativet "Anpassa blad på en sida" är lämpligt när du bara har några rader/kolumner som rinner över. Om det finns många, om du använder det här alternativet kan utskriftsdata bli för små för att kunna läsas.Detta påverkar inte kalkylbladets data. Det skalar bara data för utskriftsändamål.
Dölj eller ta bort rader/kolumner
Ett annat smart sätt att få allt på en sida vid utskrift är att dölja alla kolumner eller rader som du inte behöver.
Du har alltid möjlighet att göra dessa synliga igen om du behöver det senare, men om du döljer dem under utskriften kommer du att se till att du optimerar utrymmet och använder färre sidor för att skriva ut.
För att dölja en rad/kolumn, markera dem helt enkelt, högerklicka och välj sedan Dölj.
Återigen är det bäst att först gå in i sidlayoutläget och sedan göra det här. Detta gör att du kan se hur många rader/kolumner du behöver dölja för att passa all data på en sida i Excel.
Och här är steg för att avslöja raderna/kolumnerna i Excel.
Ändra sidorienteringen
Om du har fler kolumner och rader är det vettigt att ändra sidans orientering under utskriften.
Det finns två riktningar i Excel;
- Porträtt (standard i Excel) - Fler rader skrivs ut än kolumner
- Liggande - Fler kolumner skrivs ut än rader
Om du har fler kolumner än rader (som visas nedan) kan du ändra sidorienteringen till liggande för att säkerställa att din data passar och skrivs ut på en sida.
Nedan följer stegen för att ändra sidorienteringen i Excel:
- Klicka på fliken Sidlayout
- Klicka på dialogrutans startprogram i gruppen Utskriftsformat. Detta öppnar dialogrutan "Sidinställning".
- Klicka på fliken Sida i dialogrutan (om den inte redan är markerad)
- I alternativet Orientering väljer du Landskap
- Klicka på OK
Nu kan du gå till Utskriftsförhandsgranskning och se hur din utskrivna rapport skulle se ut.
Kortkommandot för att öppna dialogrutan Utskriftsformat ALT + P + S + P (tryck på dessa tangenter i följd)
Alternativt kan du också ändra orienteringen i fönstret Förhandsgranska utskrift genom att välja Liggande orientering från rullgardinsmenyn i inställningarna.
Ändra sidmarginalerna
Ibland har du bara en eller två extra kolumner som skrivs ut på en ny sida (eller några extra rader som rinner ut till nästa sida).
En liten justering av sidmarginalerna kan hjälpa dig att placera allt på en enda sida.
Om du undrar vad sidmarginaler är - när du skriver ut ett Excel -kalkylblad skulle varje utskriven sida ha lite blanksteg vid kanterna. Detta är designat för att se till att data ser bra ut när de skrivs ut.
Du har möjlighet att minska det här vita utrymmet (sidmarginalen) och passa mer data på en enda sida.
Nedan följer stegen för att minska sidmarginalen i Excel:
- Klicka på fliken Sidlayout
- Klicka på "Marginaler" i gruppen Utskriftsformat
- Klicka på Smal
Stegen ovan skulle minska sidmarginalen och du kan se att några extra rader/kolumner kläms på samma sida.
Om du vill minska sidmarginalen ytterligare klickar du på alternativet "Marginaler" i menyfliksområdet och klickar sedan på "Anpassade marginaler". Detta öppnar dialogrutan Utskriftsformat där du kan justera marginalerna ytterligare.
Minska teckenstorleken
Ett annat enkelt sätt att snabbt få några extra rader/kolumner (som spills till ytterligare ark när de skrivs ut nu) passar samma sida kan vara genom att minska teckensnittsstorleken.
Detta kan göra att du kan ändra storlek på några kolumner så att den passar en sida när den skrivs ut.
Detta kan vara användbart när du har skrivit ut data som vanligtvis finns i bilagan - något du behöver ha men ingen läser eller bryr sig om det.
Skriv ut endast valda data (eller Ange utskriftsområde)
Ibland kan du ha en stor datamängd, men du kanske inte vill skriva ut allt. Kanske vill du bara skriva ut utvalda data.
Om detta är en engångsföreteelse där du snabbt vill skriva ut den valda informationen i kalkylbladet kan du göra det med hjälp av steget nedan:
- Välj data som du vill skriva ut
- Klicka på fliken Arkiv
- Klicka på Skriv ut (eller använd kortkommandot - Ctrl + P)
- Klicka på det första alternativet i Inställningar på skärmen Skriv ut
- Klicka på alternativet Skriv ut. Du skulle märka att förhandsgranskningen också ändras för att visa dig bara den del som skulle skrivas ut.
- Klicka på Skriv ut.
Stegen ovan skulle bara skriva ut den valda datamängden.
Observera att om du valde en dataset som inte kan passa in i en enda plage när den skrivs ut, kommer den att skrivas ut på flera ark. Du kan dock ändra skalningen till "Anpassa blad på en sida" för att skriva ut urval på en enda sida.
Ovanstående metod är bra när du måste skriva ut den valda datan då och då.
Men du måste skriva ut samma urval från flera kalkylblad, det är en bättre idé att ställa in utskriftsområdet. När det väl är inställt skulle Excel betrakta detta utskriftsområde som den del som är avsedd att skriva ut och ignorera övriga data på arket.
Nedan följer stegen för att ställa in utskriftsområdet i Excel:
- Välj de data som du vill ange som utskriftsområde
- Klicka på fliken Sidlayout
- Klicka på alternativet Utskriftsområde i gruppen Utskriftsformat
- Klicka på Ange utskriftsområde
Det är allt!
När du nu försöker skriva ut ett kalkylblad skrivs endast utskriftsområdet ut (och bara detta kommer att visas i förhandsgranskningen).
[Bonus] Lägg till sidbrytningar
Om du har en stor datamängd. det är uppenbart att det inte kan passa in på en sida och att skriva ut hela denna data skulle ta flera sidor.
Du kan lägga till sidbrytningar i Excel för att låta Excel veta var du ska sluta skriva ut på den aktuella sidan och spilla resten till nästa sida.
Nedan följer stegen för att lägga till sidbrytningar i Excel:
- Markera cellen där du vill infoga sidbrytningen. Från denna cell och framåt skulle allt skrivas ut på nästa sida
- Klicka på fliken Sidlayout
- Klicka på alternativet Raster i gruppen Utskriftsformat
- Klicka på Infoga sidbrytningar
Stegen ovan skulle lägga till en sidbrytning och allt före sidbrytningen skulle skrivas ut på ett ark och resten av data i andra blad.
Observera att om du har ställt in utskriftsområdet kommer det att ha företräde framför sidbrytningar.
Så det här är olika metoder du kan använda för att passa in data på en sida och skriva ut ett Excel -kalkylblad på en sida. I de fall där du har mycket data är det kanske inte vettigt att skriva ut den på en sida, men du kan fortfarande använda ovanstående metoder för att minimera pappersanvändningen och passa samma data på färre sidor.
Jag hoppas att du fann denna handledning användbar.
