*Detta är ett gästinlägg av Puneet Gogia, en Excel -bloggare från Indien.*
Excel har en Snabbåtkomstverktygsfält som ger dig omedelbar tillgång till dina favorit/viktiga alternativ.
Det är dock inte många som använder QAT effektivt.
Förra månaden har jag frågat 15 excelanvändare om det, och bara 7 använde det ofta. Och andra var upptagna med att navigera i excelband för sina saker.
I den här artikeln kommer jag att dela med mig av mina fem bästa QAT -alternativ som hjälper mig att vara produktiv och spara tid.
Du hittar inte heller dessa alternativ i Excel -bandet.
Här är mina fem bästa alternativ (senare i den här självstudien kommer jag också att visa dig hur du använder dessa alternativ):
- Kameraverktyg
- E-post
- Form
- Autoformat
- Kalkylator
Låt mig nu visa dig hur du lägger till dessa 5 kommandon till QAT i Excel.
Steg för att lägga till kommandon i QAT (snabbåtkomstverktygsfält)
Följ dessa enkla steg.
- Först och främst, högerklicka på QAT och välj "Anpassa snabbåtkomstverktygsfält".
- I fönstret för anpassning väljer du "Kommandon finns inte i band".
- Nu, från listan, välj följande kommandon och lägg dem till QAT en efter en.
- Kameraverktyg
- E-post
- Form
- Autoformat
- Kalkylator
- När du har lagt till alla dessa kommandon klickar du på OK.
Nu kommer din snabbåtkomstverktygsfält att se ut ungefär så här.
Låt mig berätta varför dessa kommandon är speciella och hur du kan använda dem för att öka din produktivitet.
1. Kameraverktyg
Levande bilder är användbara i dina instrumentpaneler.
Det enda kärnmotivet för att använda Excel -kameraverktyget är att skapa en levande bild av ett antal celler. Det hjälper dig att kopiera ett cellintervall och skapa en levande bild av det intervallet och du kan klistra in det var som helst i ditt kalkylblad.
Följ dessa steg för att använda kameraverktyget.
- Välj det intervall som du vill skapa en bild för.
- Klicka på kameraknappen från QAT.
- Klicka på den plats i ditt kalkylblad där du vill klistra in den.
Fördelar
Kameraverktyget är användbart för att skapa levande bilder som du kan använda ytterligare när du skapar Excel -instrumentpaneler. Precis som en vanlig bild kan du ändra storlek på dessa levande bilder efter utrymme i instrumentpanelen.
Och när du vill uppdatera det, gör ändringar i det faktiska dataområdet och bilden uppdateras direkt.
2. E -post
Skicka din arbetsbok med ett klick.
Tja, det finns redan ett alternativ i excel att e -posta din arbetsbok som du kan använda från excels filmeny.
Men du kan använda en e -postknapp från QAT för att snabbt skicka din excel -fil som en bilaga. När du klickar öppnar den automatiskt din standard e -postklient och bifogar din nuvarande arbetsbok med den. Det kommer att använda namnet på din arbetsbok som ett ämne för e -postmeddelandet.
Fördelar
Det tar automatiskt den uppdaterade versionen av din fil medan du skickar e -postmeddelandet, även om du inte har sparat de ändringar du har gjort.
3. Användarformulär
Du behöver inte skriva ett makro för ett användarformulär.
Det finns ett inbyggt användarformulär i excel som du kan använda för datainmatning.
Men innan du aktiverar det här formuläret behöver du en tabell för att ange dina data eller åtminstone ha rubriker för data. Välj någon av cellerna i tabellen eller välj bara en av rubrikerna och klicka på formulärknappen från QAT.
Fördelar
Annat än bara datainmatning, det finns många saker du kan göra med detta.
- Du kan redigera poster som du redan har angett i dina data.
- Det hjälper dig att navigera genom poster.
- Du kan hitta poster från data med hjälp av de olika kriterierna.
- Och om du vill radera en viss post kan du också göra det.
4. Autoformat
Dataformatering är viktigt. Men ibland är det tidskrävande att formatera en datatabell.
Auto-format är ett alternativ som du kan använda för att snabbt tillämpa format på data. Den har 16 olika formateringsstilar som du kan använda.
Följ bara dessa steg.
- Välj dina data.
- Klicka på knappen för automatisk formatering.
- Välj önskat format.
- Klicka på OK.
Alla format i alternativet automatiskt format har 6 grundläggande komponenter: nummerformat, typsnitt, inriktning, kant, mönster och breddhöjd.
Fördelar
- Om dina uppgifter är relaterade till valuta eller bokföring är autoformatet det bästa alternativet att använda. Det är 4 av 16 formatstilar som är avsedda för redovisningsdata.
- Du kan också välja eller avmarkera formateringsalternativ. Låt oss säga att om du inte vill tillämpa gränsen med formateringen kan du bara avmarkera gränsalternativet från "Alternativ".
Kalkylator
Windows -kalkylator för snabba beräkningar.
Excel är en smart räknare men ibland behöver du en enkel räknare. Och du kan komma åt Windows -kalkylator -appen från QAT.
Det är också tillgängligt i startmenyn i ditt system.
Denna miniräknare har både enkla och vetenskapliga alternativ.
Fördelar
- Det finns ett alternativ som du kan använda för att konvertera värden från en enhet till en annan (tum till cm, pund till kilogram, etc).
- Det finns också ett alternativ för "Datakalkylering" som du kan använda för att beräkna skillnaden mellan två datum eller beräkna ett framtida datum genom att lägga till dagar.
Bonustips: Ångra / Gör om -knappar
Tja, Ångra/Gör om -knappar finns redan där på QAT som standard. Men nästan varje gång du använder en genvägsknapp för att ångra och göra om. Och ibland vet du inte hur många steg du måste gå bakåt/framåt.
Med dessa knappar kan du kontrollera alla aktiviteter du har gjort i din fil och ångra/göra om dem med ett klick.
Du kan ångra/göra om högst 100 aktiviteter med dessa knappar. Dessa 100 aktiviteter är tillämpliga på hela applikationen, inte bara på en arbetsbok.
Slutsats
Som jag sa till dig använder de flesta användare inte snabbåtkomstverktygsfältet korrekt. Men om du har några alternativ som du använder ofta i ditt arbete kan du lägga till dem i din QAT.
Det är alltid lätt att använda din favorit sak med ett enda klick. Och jag hoppas att alla ovanstående kommandon hjälper dig att göra ditt arbete enklare.
Om du har något annat kommando som du använder ofta från QAT, vänligen dela med mig i kommentarfältet. Jag vill gärna höra från dig.
Puneet är en bloggare på Excel Champs. Du kan hitta honom online, twittra om excel, på en löparbana eller ibland vandra uppför ett berg. Hitta honom på Twitter.
