En introduktion till datavalidering i Excel

Datavalidering i Excel låter dig styra data som kan matas in i en cell. Du kan begränsa användaren till att bara ange ett visst antal nummer eller text eller datum.

Du kan också använda datavalideringsfunktionen för att skapa en rullgardinsmeny i Excel (som definitivt är en av de coolaste och mest kraftfulla funktionerna i Excel)

Åtkomst till datavalidering i Excel

Datavalidering i Excel kan nås via fliken Data i menyfliksområdet.

I de flesta fall finns det tre situationer där du vill använda datavalidering i Excel:

• När du vill begränsa datainmatning till vissa nummer/text/datum. Data som inte uppfyller valideringskriterierna är inte tillåtna.
• När du vill informera användaren när data som ligger utanför intervallet matas in. Men alla typer av datainmatning är tillåten.
• När du vägleder användaren om vilken data som ska matas in. Alla typer av datainmatningar är tillåtna.

Låt oss gå igenom dessa situationer en efter en:

När du vill begränsa datainmatning till vissa nummer/text/datum

Datavalidering låter dig ange ett villkor för datainmatning i en cell/celler i Excel. När det väl har angetts tillåter det inte användaren att ange något som ligger utanför det angivna intervallet. Denna funktion kan nås genom att öppna dialogrutan för validering av data och välja alternativet Inställningar

I listrutan kan du välja villkoret du vill tillämpa för ett cellområde

• Alla värden - Tillåter valfritt värde att anges i en cell.
• Hela numret - Tillåter att endast heltal anges, med ytterligare villkor som större/mindre än, mellan/inte mellan, lika med/inte lika med.
• Decimal - Tillåter siffror med decimaler, med ytterligare villkor som större/mindre än, mellan/inte mellan, lika med/inte lika med.
• Lista - Skapar en rullgardinsmeny genom att ta en lista med objekt (genom val av område eller namngivet område).
• Datum - Tillåter att datum (eller dess talvärde) anges, med ytterligare villkor som större/mindre än, mellan/inte mellan, lika med/inte lika med.
• Tid - Tillåter att tid (eller dess talvärde) anges, med ytterligare villkor som större/mindre än, mellan/inte mellan, lika med/inte lika med.
• Textlängd - Tillåter text med villkoret på dess längd.
• Anpassad - Tillåter värden som uppfyller de angivna kriterierna. Om jag till exempel använder formeln = A1> 10, tillåts endast siffror större än 10 i cell A1.

När du anger data i en cell som bryter mot det angivna villkoret visas ett fel.

När du vill informera användaren när data som ligger utanför området anges (alla typer av datainmatning är tillåten)

Medan det tidigare avsnittet handlade om att begränsa användaren till ett visst intervall medan data matas in, handlar det här avsnittet om att varna användaren om data som ligger utanför området anges. Datainmatning är dock fortfarande tillåten. Detta kan aktiveras genom att ändra inställningarna för felmeddelanden.

Du kan anpassa felmeddelandet genom att gå till fliken Felvarning i dialogrutan Datavalidering. Det finns tre alternativ:

• Stoppfel - Visar stoppfelet och låter inte användaren ange data som ligger utanför det angivna intervallet.
• Varningsfel - Visar varningsfelet men låter användaren ange data som ligger utanför det angivna intervallet.
• Informationsfel - Visar informationsfelet men låter användaren ange data som ligger utanför det angivna intervallet.

När du vägleder användaren om vilka data som ska matas in (alla typer av datainmatning är tillåten)

Anta att du har en lista över anställda och du vill få deras anslutningsdatum. Det kan finnas flera format för att ange datumet (t.ex. 01/01/2014 eller 01 jan, 2014 eller 1 januari 2014). För konsekvensens skull är det dock bättre att få alla datum i ett format. Det är dock okej att folk skriver in det i något annat format, eftersom fångst av data är av största vikt.

Så här kan det göras:

1. Markera vilken cell som helst och gå till fliken Data -> Datavalidering
2. Välj fliken Inmatningsmeddelande i dialogrutan Datavalidering
3. Se till att kryssrutan ”Visa inmatningsmeddelande när cell är markerad” är markerad
4. På fliken Inmatningsmeddelande anger du Titel (max 32 tecken, valfritt) och Inmatningsmeddelande (max 256 tecken)
   
5. Klicka på ok. Nu när du antingen klickar på cellen eller markerar den med tangentbordet, visas meddelandet.

CautJon: Om du flyttar meddelandefältet från dess position, kommer hela meddelanderutan bara att visas på den positionen. Så det är säkert att inte flytta meddelanderutan.

Relaterade självstudier om datavalidering i Excel:

• Aktivera endast datainmatning om en beroende cell är fylld.
• Förkläda siffror som text i en datavalidering.
• Skapa en beroende valideringslista.