Även om Excel kontinuerligt har förbättrats för varje ny version, finns det fortfarande tillfällen då du kan tycka att den kraschar då och då (särskilt om du arbetar med en stor datamängd).
Och ibland kan det vara en faktor utanför Excel - till exempel ett strömavbrott eller ditt system hänger på grund av ett annat problem än Excel.
I sådana fall, för att se till att du inte förlorar dina data, har Excel en AutoSave -funktion - som namnet antyder, sparar ditt arbete automatiskt.
Med autospara aktiverat sparar Excel ditt arbete med jämna mellanrum, vilket gör att du inte förlorar mycket av ditt arbete (max kan några minuters arbete gå förlorat).
I den här självstudien visar jag dig hur du aktiverar AutoSave i Excel och alla viktiga saker du behöver veta om det.
Notera: AutoSave är en ny funktion i Office365, där du kan spara i realtid när filer sparas i OneDrive eller SharePoint. Om du använder tidigare versioner (Excel 2010/2013/2016/2019) har du Spara AutoRecover-information, som inte är i realtid men sparar ditt arbete med jämna mellanrum.AutoSave Vs AutoRecover
AutoSave är en ny funktion i Excel Office 365, medan AutoRecover har varit i tidigare versioner också.
Med AutoSave kan du spara ditt arbete i realtid när du sparar dina Excel-filer i OneDrive eller SharePoint.
Tvärtom, "Spara AutoRecover Information" är ett alternativ som automatiskt sparar ditt arbete var tionde minut (eller vilken tidsperiod du anger). Med det här alternativet aktiverat kommer det att behålla en tillfällig kopia av ditt arbete och spara det var 10: e minut.
Om ditt system stängs av oväntat kommer du fortfarande att kunna återställa den tillfälligt sparade filen (med funktionen Autorecover).
I denna handledning kommer jag att täcka båda dessa funktioner.
Aktivera AutoSave i Excel från dialogrutan Alternativ
Du kan aktivera AutoSave samt spara information om automatisk återställning (dvs för att spara filer automatiskt vid ett visst tidsintervall) i Excel från dialogrutan Alternativ. När det väl är gjort aktiveras detta för alla arbetsböcker du arbetar med det systemet.
Kom ihåg att AutoSave endast är tillgängligt för Office365 -användare. Om du inte har O365 kan du bara använda AutoRecover.
Nedan följer stegen för att aktivera automatisk spara i Excel:
- Klicka på fliken Arkiv
- Klicka på Alternativ
- Klicka på alternativet Spara till vänster i dialogrutan Excel -alternativ
- Markera alternativet - "Spara AutoRecover information varje" kryssrutan. Som standard är värdet 10 minuter, men du kan välja ett lägre eller högre värde om du vill.
- Markera alternativet - "AutoSave OneDrive och SharePoint Online -filer som standard i Excel". Det här alternativet fungerar bara för Office 365 och sparar ditt arbete i realtid (varannan sekund)
- Klicka på Ok
Stegen ovan skulle se till att ditt arbete sparas automatiskt efter var 10: e minut.
Observera att för att 'AutoSave OneDrive och SharePoint Online -filer som standard i Excel' ska fungera måste dina filer vara i det senaste filformatet (dvs. XLSX och inte XLS).
Andra användbara alternativ du kan använda:
- Behåll den senaste AutoRecovered -versionen om jag stänger utan att spara: Medan Excel sparar ditt arbete var 10: e minut (när AutoSave är aktiverat) kommer du att se till att du inte förlorar ens arbetet mellan de 10 minuterna (om ditt system kraschar eller det blir strömavbrott). När den är aktiverad visar Excel dig möjligheten att automatiskt återställa osparade filer/data.
- AutoRecover File Location: Detta är platsen när Excel sparar osparade filer. Du kan ändra den här platsen om du vill. Om du inte är administratör kanske du inte kan ändra detta.
När AutoSave är aktiverat (med filer sparade på Onedrive eller SharePoint) visas ingen uppmaning om att spara osparade ändringar när du stänger filen (eftersom dessa ändringar sparas med några sekunders mellanrum).
Om du lägger till en VB-kod (makro) i filen stannar AutoSave och visar dig en uppmaning att spara den här filen som en makroaktiverad fike (.xlsm-format)
Med AutoSave kan Excel-användare nu dela filer och göra ändringar i realtid. Du kan också se versionshistoriken och gå tillbaka till en tidigare version om du vill. När du öppnar en gammal fil med versionhistorik öppnas den som skrivskyddad och du kan spara den med ett nytt namn om du vill.
Lägga till AutoSave i QAT (för Office 365)
Om du använder OneDrive eller SharePoint kan du också lägga till alternativet AutoSave i verktygsfältet Snabbåtkomst (endast tillgängligt i Office 365).
Detta låter dig aktivera autospara (i SharePoint eller OneDrive) med ett enda klick (det är en växlingsknapp).
Även om jag tyckte att den var tillgänglig som standard i min Office365 -prenumeration, om du inte har den, kan du lägga till AutoSave i verktygsfältet Snabbåtkomst med hjälp av stegen nedan:
- Klicka på ikonen Anpassa verktygsfältet för snabbåtkomst
- Klicka på alternativet Spara automatiskt
Om du inte ser alternativet "Spara automatiskt" i rullgardinsmenyn klickar du på Fler kommando och använder dialogrutan Excel-alternativ för att lägga till alternativet AutoSave i QAT.
Ett problem med AutoSave (Spara som vs. Spara en kopia)
När du aktiverar AutoSave och sparar filen i OneDrive eller SharePoint kommer du att märka att du inte längre ser alternativet "Spara som". Istället ser du alternativet "Spara en kopia" (mer om detta här)
När AutoSave är aktiverat och ditt arbete sparas med några sekunders mellanrum är det inte möjligt att göra några ändringar och spara det som en ny fil.
Om du till exempel börjar med en gammal fil, arbetar på den i 20 minuter och sparar en kopia, kommer du att ha både den gamla filen och den nya filen med 20 minuters senaste arbete. Men detta är inte möjligt med AutoSave aktiverat där det sparar ditt arbete med några sekunders mellanrum.
Det är därför du nu har "Spara en kopia‘Alternativ, som du kan använda för att skapa en kopia och sedan göra ändringarna.
Om dina Excel -filer inte finns på OneDrive eller SharePoint ser du fortfarande alternativet "Spara som".
Använda tredjepartsverktyg som DropBox eller Google Drive
Du kan också få versionhistorik för Excel -filer med lagringsalternativ som Dropbox och Google Drive.
Dessa verktyg kontrollerar helt enkelt om det har skett några ändringar i filen och spara den tidigare versionen. Du kan sedan gå tillbaka till dessa versioner om du vill.
En av fördelarna med att använda dessa verktyg från tredje part är att du enkelt kan samarbeta med personer som inte använder OneDrive.
Eftersom Google Drive och Dropbox vanligtvis föredras framför OneDrive av många, hjälper det när du arbetar med team/klienter som använder dessa alternativ.
Den enda varningen är att se till att du inte behåller konfidentiell data om dessa molnlagringstjänster.
Spara filen automatiskt innan du stänger med VBA
AutoSave är en fantastisk funktion och gör att arbeta med Excel är mycket stressfritt - att veta att data inte går förlorad.
Om du inte har Office 365 (vilket innebär att du inte har funktionen AutoSave också) måste du förlita dig på Excel AutoRecover -funktionen.
Ett annat alternativ du kan använda är att ha en enkel VBA -kod på plats som ser till att din fil sparas innan du stänger den. Detta säkerställer att du inte förlorar ditt arbete eftersom du stängde filen innan du sparade den.
Obs! Att använda detta skulle vara meningsfullt bara om du inte använder Office 365 med OneDrive eller SharePoint. Om du är det kan du alltid gå tillbaka till tidigare versioner och dina filer sparas automatiskt ändå.
Nedan följer stegen som använder VBA för att spara en fil innan du stänger arbetsboken:
- Öppna arbetsboken där du vill aktivera den här VBA -koden innan du stänger.
- Håll ned ALT -tangenten och tryck på F11 -tangenten (eller Kommando + Alternativ + F11 i Mac). Detta öppnar VB Editor.
- Dubbelklicka på ThisWorkbook-objektet (för filen där du vill lägga till den här koden) i Project Explorer
- Kopiera och klistra in koden nedan i ThisWorkbook -kodfönstret:
Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel as Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub
- Stäng VB -redigeraren
Nu, när det är någon ändring i arbetsboken och du stänger den innan du sparar, kommer den först att köra den här koden (eftersom detta är en VBA -händelse som körs baserat på en händelse - vilket är arbetsbokstängning i det här fallet). Denna kod kommer först att spara arbetsboken och sedan stänga den.
Om du inte har sparat filen tidigare, visas en uppmaning som ber dig ange platsen där filen ska sparas.
Om du inte vill skriva över din befintliga fil kan du också ändra koden så att den sparar filen med en tidsstämpel. På så sätt går ditt arbete inte vilse, och du kan också gå tillbaka till en tidigare version.
Nedan finns VBA-koden som sparar filen med datum och tidsstämpel i filnamnet:
Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs tidsstämpel & wbname Avsluta Sub
Detta sparar den nya filen med en tidsstämpel i namnet på samma plats som den gamla filen sparas. Om du vill att filen ska sparas i en specifik mapp kan du ange den platsen i koden.
Så det här är allt du borde veta om att aktivera AutoSave i Excel och använda det effektivt. Och om du inte använder Office 365 och därför inte har AutoSave kan du fortfarande konfigurera AutoRecover -alternativen och återställa osparade filer. VBA -koden kan också användas för att se till att filerna sparas som en kopia automatiskt när du stänger den.
Hoppas du tyckte att denna handledning var användbar!
