Hur man skapar anpassad lista i Excel (enkel steg-för-steg-guide)

Excel har några användbara funktioner som gör att du kan spara tid och vara mycket mer produktiv i ditt dagliga arbete.

En sådan användbar (och mindre känd) funktion i Anpassade listor i Excel.

Nu, innan jag kommer till hur jag skapar och använder anpassade listor, låt mig först förklara vad som är så bra med det.

Antag att du måste ange siffror månadsnamnen från januari till december i en kolumn. Hur skulle du göra det? Och nej, att göra det manuellt är inget alternativ.

Ett av de snabbaste sätten skulle vara att ha januari i en cell, februari i en intilliggande cell och sedan använda fyllhandtaget för att dra och låta Excel fylla i resten automatiskt. Excel är tillräckligt smart för att inse att du vill fylla nästa månad i varje cell där du drar fyllhandtaget.

Månadsnamn är ganska generiska och därför är det tillgängligt som standard i Excel.

Men vad händer om du har en lista med avdelningsnamn (eller medarbetarnamn eller produktnamn), och du vill göra detsamma. Istället för att manuellt skriva in dessa eller kopiera-klistra in dessa, vill du att dessa ska visas magiskt när du använder fyllhandtaget (precis som månadsnamn).

Det kan du också …

… genom att använda Anpassade listor i Excel

I den här självstudien visar jag dig hur du skapar dina egna anpassade listor i Excel och hur du använder dessa för att spara tid.

Hur man skapar anpassade listor i Excel

Som standard har Excel redan några förmatade anpassade listor som du kan använda för att spara tid.

Om du till exempel anger "mån" i en cell "tis" i en intilliggande cell, kan du använda fyllningshandtaget för att fylla resten av dagarna. Om du utökar urvalet, fortsätt att dra och det kommer att upprepas och ge dig dagens namn igen.

Nedan finns de anpassade listorna som redan är inbyggda i Excel. Som du kan se är det mestadels dagar och månadsnamn eftersom dessa är fasta och kommer inte att ändras.

Antag nu att du vill skapa en lista över avdelningar som du ofta behöver i Excel, du kan skapa en anpassad lista för den. På det här sättet behöver du inte leta igenom gamla filer nästa gång du behöver få alla avdelningsnamn på ett ställe. Allt du behöver göra är att skriva de två första i listan och dra.

Nedan följer stegen för att skapa din egen anpassade lista i Excel:

1. Klicka på fliken Arkiv
2. Klicka på Alternativ. Detta öppnar dialogrutan "Excel -alternativ"
3. Klicka på alternativet Avancerat i den vänstra rutan
4. I alternativet Allmänt klickar du på knappen "Redigera anpassade listor" (du kan behöva rulla nedåt för att komma till det här alternativet)
5. I dialogrutan Anpassade listor importerar du listan genom att välja cellintervall som har listan. Alternativt kan du också ange namnet manuellt i rutan Listposter (åtskilda med komma eller varje namn på en ny rad)
6. Klicka på Lägg till

Så snart du klickar på Lägg till märker du att din lista nu blir en del av de anpassade listorna.

Om du har en stor lista som du vill lägga till i Excel kan du också använda alternativet Importera i dialogrutan.

Proffstips: Du kan också skapa ett namngivet område och använda det namngivna intervallet för att skapa den anpassade listan. För att göra detta, ange namnet på det angivna intervallet i fältet 'Importera lista från celler' och klicka på OK. Fördelen med detta är att du kan ändra eller utöka det namngivna intervallet och det kommer automatiskt att justeras som den anpassade listan

Nu när du har listan i Excel -backend kan du använda den precis som om du använder nummer eller månadsnamn med Autofyll (som visas nedan).

Även om det är fantastiskt att snabbt kunna få dessa anpassade litsnamn i Excel genom att bara dra och släppa, finns det något ännu mer fantastiskt som du kan göra med anpassade listor (det är vad nästa avsnitt handlar om).

Skapa dina egna sorteringskriterier med anpassade listor

En bra sak med anpassade listor är att du kan använda den för att skapa dina egna sorteringskriterier. Anta till exempel att du har en dataset som visas nedan och du vill sortera detta baserat på Hög, Medium och Låg.

Du kan inte göra detta!

Om du sorterar i alfabetisk ordning skulle det störa den alfabetiska ordningen (det ger dig Hög, Låg och Medium och inte Hög, Medium och Låg).

Det är här anpassade listor verkligen lyser.

Du kan skapa din egen lista med objekt och sedan använda dessa för att sortera data. På så sätt får du alla höga värden tillsammans högst upp följt av medel- och lågvärden.

Det första steget är att skapa en anpassad lista (hög, medel, låg) med hjälp av stegen som visas i föregående avsnitt (‘Hur man skapar anpassade listor i Excel‘).

När du har skapat den anpassade listan kan du använda stegen nedan för att sortera utifrån den:

1. Välj hela datamängden (inklusive rubriker)
2. Klicka på fliken Data
3. I gruppen Sortera och filtrera klickar du på ikonen Sortera. Detta öppnar dialogrutan Sortera
4. Gör följande val i dialogrutan Sortera:
   • Sortera efter kolumn: Prioritet
   • Sortera på: Cellvärden
   • Beställning: Anpassade listor. När dialogrutan öppnas väljer du de sorteringskriterier du vill använda och klickar sedan på OK.
5. Klicka på OK

Stegen ovan skulle omedelbart sortera data med hjälp av listan du skapade och använde som kriterier vid sortering (Hög, Medium, Låg i detta exempel).

Observera att du inte nödvändigtvis behöver skapa den anpassade listan först för att använda den vid sortering. Du kan använda stegen ovan och i steg 4 när dialogrutan öppnas kan du skapa en lista precis där i dialogrutan.

Några exempel där du kan använda anpassade listor

Nedan följer några av fallen där du kan spara tid genom att skapa och använda anpassade listor:

1. Om du har en lista som du måste ange manuellt (eller kopiera-klistra in från någon annan källa) kan du skapa en anpassad lista och använda den istället. Det kan till exempel vara avdelningsnamn i din organisation eller produktnamn eller regioner/länder.
2. Om du är lärare kan du skapa en lista med dina elevnamn. På det sättet, när du betygsätter dem nästa gång, behöver du inte oroa dig för att ange elevnamnen manuellt eller kopiera och klistra in det från något annat blad. Detta säkerställer också att det finns färre riskchanser.
3. När du behöver sortera data baserat på kriterier som inte är inbyggda i Excel. Som beskrivs i föregående avsnitt kan du använda dina egna sorteringskriterier genom att göra en anpassad lista i Excel.

Så det här är allt du behöver veta om Skapa anpassade listor i Excel.

Jag hoppas att du fann detta användbart.