7 fantastiska saker Excel -text till kolumner kan göra för dig

Text till kolumner är en fantastisk funktion i Excel som förtjänar mycket mer kredit än den brukar få.

Som namnet antyder används den för att dela upp texten i flera kolumner. Om du till exempel har ett förnamn och efternamn i samma cell kan du snabbt använda dessa för att dela upp dem i två olika celler.

Detta kan vara mycket användbart när du hämtar dina data från databaser eller importerar dem från andra filformat, till exempel text eller CSV.

I den här självstudien får du lära dig om många användbara saker som kan göras med Text till kolumner i Excel.

Var hittar du text till kolumner i Excel

För att komma åt Text till kolumner, välj datauppsättningen och gå till Data → Dataverktyg → Text till kolumner.

Detta öppnar guiden Konvertera text till kolumner.

Den här guiden har tre steg och tar några användarinmatningar innan du delar upp texten i kolumner (du kommer att se hur dessa olika alternativ kan användas i exemplen nedan).

För att komma åt text till kolumner kan du också använda kortkommandot - ALT + A + E.

Låt oss nu dyka in och se några fantastiska saker du kan göra med Text till kolumner i Excel.

Exempel 1 - Dela upp namn i för- och efternamn

Anta att du har en dataset som visas nedan:

För att snabbt dela förnamnet och efternamnet och få dessa i separata celler, följ stegen nedan:

• Välj datauppsättning.
• Gå till Data → Dataverktyg → Text till kolumner. Detta öppnar guiden Konvertera text till kolumner.
• I steg 1, se till att Avgränsat är valt (vilket också är standardvalet). Klicka på Nästa.
• I steg 2 väljer du "Mellanslag" som avgränsare. Om du misstänker att det kan finnas dubbla/tredubbla på varandra följande mellanslag mellan namnen, välj också alternativet "Behandla på varandra följande avgränsare som ett". Klicka på Nästa.
• I mål 3 väljer du målcellen. Om du inte väljer en målcell skulle den befintliga datamängden skrivas över med förnamnet i den första kolumnen och efternamnet i den intilliggande kolumnen. Om du vill behålla originaldata intakt, antingen skapa en kopia eller välja en annan målcell.
• Klicka på Slutför.

Detta skulle omedelbart ge dig resultaten med förnamnet i en kolumn och efternamn i en annan kolumn.

Notera:

• Denna teknik fungerar bra när namnet utgörs av förnamnet och endast efternamnet. Om det finns initialer eller mellannamn kanske det inte fungerar. Klicka här för en detaljerad guide om hur du hanterar ärenden med olika kombinationer av namn.
• Resultatet du får från att använda funktionen Text till kolumner är statisk. Detta betyder att om det finns några ändringar i originaldata måste du upprepa processen för att få uppdaterade resultat.

Läs också: Så här sorterar du efter efternamnet i Excel

Exempel 2 - Dela e -post -ID: er i användarnamn och domännamn

Text till kolumner låter dig välja din egen avgränsare för att dela upp text.

Detta kan användas för att dela e -postadresser i användarnamn och domännamn eftersom dessa separeras av @ -tecknet.

Anta att du har en dataset som visas nedan:

Det här är några fiktiva e-post-ID för några coola superhjältar (utom jag själv, jag är bara en vanlig slösande tid på Netflix-typ).

Här är stegen för att dela upp dessa användarnamn och domännamn med funktionen Text till kolumner.

• Välj datauppsättning.
• Gå till Data → Dataverktyg → Text till kolumner. Detta öppnar guiden Konvertera text till kolumner.
• I steg 1, se till att Avgränsat är valt (vilket också är standardvalet). Klicka på Nästa.
• I steg 2 väljer du Annat och anger @ i rutan till höger om det. Se till att avmarkera något annat alternativ (om markerat). Klicka på Nästa.
• Ändra målcellen till den där du vill ha resultatet.
• Klicka på Slutför.

Detta skulle dela e -postadressen och ge dig förnamnet och efternamnet i separata celler.

Exempel 3 - Hämta rotdomänen från URL

Om du arbetar med webbadresser kan du ibland behöva veta det totala antalet unika rotdomäner.

Till exempel, om http://www.google.com/example1 och http://google.com/example2 är rotdomänen densamma, vilket är www.google.com

Anta att du har en dataset som visas nedan:

Här är stegen för att få rotdomänen från dessa webbadresser:

• Välj datauppsättning.
• Gå till Data → Dataverktyg → Text till kolumner. Detta öppnar guiden Konvertera text till kolumner.
• I steg 1, se till att Avgränsat är valt (vilket också är standardvalet). Klicka på Nästa.
• I steg 2 väljer du Annat och anger / (snedstreck) i rutan till höger om det. Se till att avmarkera något annat alternativ (om markerat). Klicka på Nästa.
• Ändra målcellen till den där du vill ha resultatet.
• Klicka på Slutför.

Detta skulle dela URL: en och ge dig rotdomänen (i den tredje kolumnen eftersom det fanns två snedstreck före den).

Om du vill hitta antalet unika domäner tar du bara bort dubbletterna.

Obs! Detta fungerar bra när du har alla webbadresser som har http: // i början. Om det inte gör det får du rotdomänen i den första kolumnen. En bra metod är att göra dessa webbadresser konsekventa innan du använder text till kolumner.

Exempel 4 - Konvertera ogiltiga datumformat till giltiga datumformat

Om du får dina data från databaser som SAP/Oracle/Capital IQ, eller om du importerar dem från en textfil, finns det en möjlighet att datumformatet är felaktigt (dvs. ett format som Excel inte betraktar som datum).

Det finns bara ett par format som Excel kan förstå, och alla andra format måste konverteras till ett giltigt format för att kunna användas i Excel.

Anta att du har datum i nedanstående format (som inte har ett giltigt Excel -datumformat).

Här är stegen för att konvertera dessa till giltiga datumformat:

• Välj datauppsättning.
• Gå till Data → Dataverktyg → Text till kolumner. Detta öppnar guiden Konvertera text till kolumner.
• I steg 1, se till att Avgränsat är valt (vilket också är standardvalet). Klicka på Nästa.
• Se till att INGET avgränsningsalternativ är valt i steg 2. Klicka på Nästa.
• I kolumndataformatet, välj Datum och välj önskat format (DMY skulle betyda datum månad och år). Ändra också målcellen till den där du vill ha resultatet.
• Klicka på Slutför.

Detta skulle omedelbart konvertera dessa ogiltiga datumformat till giltiga datumformat som du kan använda i Excel.

Exempel 5 - Konvertera text till siffror

Ibland när du importerar data från databaser eller andra filformat konverteras siffrorna till textformat.

Det finns flera sätt det kan hända:

• Att ha en apostrof före siffran. Detta leder till att numret behandlas som text.
• Få tal som ett resultat av textfunktioner som VÄNSTER, HÖGER eller MIDT.

Problemet med detta är att dessa siffror (som är i textformat) ignoreras av Excel -funktioner som SUMMA och GENomsnitt.

Anta att du har en dataset som visas nedan där siffrorna finns i textformatet (notera att dessa är inriktade till vänster).

Här är stegen för att använda Text till kolumner för att konvertera text till siffror

• Välj datauppsättning.
• Gå till Data → Dataverktyg → Text till kolumner. Detta öppnar guiden Konvertera text till kolumner.
• I steg 1, se till att Avgränsat är valt (vilket också är standardvalet). Klicka på Nästa.
• Se till att INGET avgränsningsalternativ är valt i steg 2. Klicka på Nästa.
• I kolumndataformatet väljer du Allmänt. Ändra också målcellen till den där du vill ha resultatet.
• Klicka på Slutför.

Detta skulle konvertera dessa siffror tillbaka till generellt format som nu kan användas i formler.

Exempel 6 - Extrahera de första fem tecknen i en sträng

Ibland kan du behöva extrahera de första tecknen i en sträng. Detta kan vara fallet när du har transaktionsdata och de första fem tecknen (eller något annat antal tecken) representerar en unik identifierare.

Till exempel, i datauppsättningen som visas nedan, är de fem första tecknen unika för en produktlinje.

Här är stegen för att snabbt extrahera de första fem tecknen från dessa data med hjälp av text till kolumner:

• Välj datauppsättning.
• Gå till Data → Dataverktyg → Text till kolumner. Detta öppnar guiden Konvertera text till kolumner.
• I steg 1, se till att Fixed Width är vald. Klicka på Nästa.
• I steg 2, i avsnittet Förhandsgranskning av data, drar du den vertikala linjen och placerar den efter 5 tecken i texten. Klicka på Nästa.
• Ändra målcellen till den där du vill ha resultatet.
• Klicka på Slutför.

Detta skulle dela upp din datamängd och ge dig de första fem tecknen i varje transaktions -ID i en kolumn och vila alla i den andra kolumnen.

Obs! Du kan också ställa in mer än en vertikal linje för att dela upp data i mer än två kolumner. Klicka bara var som helst i området Data Preview och dra markören för att ställa in avdelaren.

Exempel 7 - Konvertera tal med efterföljande minustecken till negativa tal

Även om detta inte är något som ofta kan stöta på, men ibland kan du komma att fixa siffrorna med efterföljande minustecken och göra dessa siffror negativa.

Text till kolumner är det perfekta sättet att få detta sorterat.

Anta att du har en dataset som visas nedan:

Här är stegen för att konvertera dessa efterföljande minus till negativa tal:

• Välj datauppsättning.
• Gå till Data → Dataverktyg → Text till kolumner. Detta öppnar guiden Konvertera text till kolumner.
• I steg 1 klickar du på "Nästa".
• I steg 2 klickar du på "Nästa".
• I steg 3 klickar du på knappen Avancerad.
• I dialogrutan Avancerade textimportinställningar väljer du alternativet "Efterföljande minus för negativt tal". Klicka på OK.
• Ställ in målcellen.
• Klicka på Slutför.

Detta skulle omedelbart placera minustecknet från slutet av numret på början av det. Nu kan du enkelt använda dessa siffror i formler och beräkningar.