Så här återställer du osparade Excel -filer (alla alternativ + försiktighetsåtgärder)

Vill du återställa osparad Excel -fil, klicka här för att hoppa till alla möjliga alternativ du har för att få tillbaka filen.

Låt mig berätta den kortaste skräckhistorien någonsin.

Excel kraschade!

Tänk dig att arbeta med den brådskande rapporten eller den extremt viktiga instrumentpanelen där du har gjort ett så fantastiskt jobb. Du är stolt över dig själv och allt det hårda arbete du har lagt ner på det.

Men du glömde ett viktigt steg.

Du sparade inte Excel -filen (gasp !!!)

Ok, låt mig minska på dramatiken och komma direkt till sak.

Excel har en tendens att krascha, särskilt när du inte behöver det. På något sätt händer det vid värsta möjliga tid (inte att det finns en bra tid för detta någonsin).

I ett sådant scenario är ditt enda alternativ att försöka återställa osparade Excel -filer.

I vissa fall kommer du att logas av Excel Gods och du får filen, och i vissa fall kanske du inte.

I den här artikeln kommer jag att dela allt som finns att veta när det gäller att återställa osparade Excel -filer. Jag kommer också att visa dig de försiktighetsåtgärder och förebyggande åtgärder du måste vidta.

Och om du absolut vill se till att inget går fel, kommer jag också att dela en VBA -kod som sparar en kopia av din Excel -fil med en tidsstämpel när du sparar den befintliga filen.

Låt oss börja!

Alla möjliga sätt att återställa osparade Excel -filer / data

Excel (och även Windows) är mycket oförutsägbart. Det kan krascha när som helst och kan dina Excel -filer med det.

Det är en dålig situation att vara i …

… men det finns sätt att hantera detta.

Excel har några funktioner där det kan hjälpa dig att återställa osparade Excel -filer eller data i vissa fall.

Här är tre scenarier där Excel: s inbyggda kontroller kan hjälpa dig att återställa filer/data:

1. Du arbetar med en ny fil (som du inte har sparat ännu) och ditt system/Excel kraschar.
2. Du uppdaterade en fil som har sparats tidigare och Excel kraschar innan du kunde spara den.
3. Du gjorde ett misstag och sparade ändringarna, men vill nu gå tillbaka till föregående version.

Låt oss se hur vi hanterar var och en av dessa.

Återställ en ny osparad Excel -fil (som aldrig har sparats)

Om du arbetar med något och Excel kraschar (eller ditt system kraschar) kan du fortfarande återställa den osparade filen.

Obs! Denna metod fungerar eftersom Excel har en inbyggd AutoSave- och AutoRecover -funktion. Det är aktiverat som standard så du bör kunna använda dessa metoder för att återställa filerna. Om det inte är aktiverat måste du göra det för att kunna använda dessa funktioner. Hur du aktiverar AutoSave och AutoRecover behandlas senare i den här artikeln.

Nedan följer stegen för att återställa en osparad Excel -fil:

1. Öppna en ny Excel -arbetsbok.
2. Klicka på fliken "Arkiv"
3. Klicka på "Öppna"
4. Klicka på alternativet Senaste arbetsboken (det finns längst upp till vänster)
5. Klicka på knappen 'Återställ osparade arbetsböcker' längst ner
6. I dialogrutan som öppnas, bläddra igenom listan över osparade arbetsböcker och öppna den du vill ha.
7. Spara filen (med alternativet "Spara som") med ett annat namn på platsen du väljer.

Som standard sparar Excel en kopia av alla osparade filer på följande plats:

C: \ Användare \[Ditt systemnamn]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

I adressen ovan måste du ersätta [YourSystemName] med namnet på ditt system (vilket är "Sumit" i mitt fall).

Du kan också gå direkt till den här mappen (där osparade kopior av Excel-filer sparas) genom att öppna en webbläsare och kopiera och klistra in adressen i den (i stället för URL).

När du öppnar en fil från den här mappen ser du ett meddelandefält som uppmanar dig att spara den.

Klicka på den och spara den på en ny plats med ett valfritt namn.

Obs! Som standard har alla återställda osparade filer formatet ‘XLSB’. När du sparar det, se till att du sparar det i ett format du vill ha.

Med den här metoden kan du återställa filer som du skapade men aldrig sparade.

Återställ uppdaterade Excel -filer (den tidigare versionen sparades)

Denna metod kan användas för filer som du har sparat tidigare och Excel kraschade (eller systemet kraschade eller strömmen gick av) när du arbetade med det.

Så du har fortfarande den tidigare sparade filen, men du förlorade de ändringar du gjorde.

Nedan följer stegen för att återställa den uppdaterade Excel -filen:

1. Öppna någon av de befintliga Excel -arbetsböckerna.
2. Så snart den öppnas kommer du att se en dokumentåterställningspanel som listar alla osparade filer. Klicka på valfritt filnamn för att ladda data.
3. Spara filen med ett annat namn när du får den data du vill ha.

Alternativt kan du också öppna Excel -programmet och du kommer att se alternativet "Visa återställda filer" (som visas nedan).

Du kan klicka på den och samma fönster för dokumentåterställning öppnas.

Återställ överskrivna Excel -filer / tidigare sparad version (inifrån Excel)

Medan du i de ovanstående metoderna kan skylla på Excel eller Windows för krasch eller strömavbrott, är det här enbart på dig.

Detta är fallet när du har en sparad Excel -fil och du uppdaterar data och sparar den igen.

Men du slutar göra några ändringar du inte vill ha nu (händer mig mycket).

Vad du verkligen vill är att få tillbaka den tidigare versionen.

Även om du inte kan gå tillbaka i livet och korrigera dina misstag (såvida du inte har en tidsmaskin förstås), kan du göra det i Excel -kalkylarkens underbara värld.

I Excel 2010 och versioner efter det fick Excel en inbyggd funktion som hjälper dig att få de tidigare versionerna.

Nedan följer stegen för att återgå till en tidigare version av Excel (även när du har uppdaterat och sparat den):

1. Klicka på fliken Arkiv.
2. På informationssidan klickar du på Hantera arbetsbok, du hittar alla tidigare versioner av den filen.
3. Klicka på den version du vill återställa
4. Spara filen (helst med ett nytt namn).

När du väljer en tidigare sparad version och öppnar den kommer Excel att visa en uppmaning enligt nedan. Du kan klicka på Återställ för att få den tidigare versionen som du har valt eller spara den som en ny fil med ett annat namn.

Observera att för att detta ska fungera måste du se till att alternativet AutoRecover är aktiverat. Även om det vanligtvis är aktiverat som standard, är det något du kan kontrollera och säkerställa. Jag täcker hur jag aktiverar 'AutoRecover' senare i den här självstudien.

När det gäller att återställa osparade Excel-filer eller data är dessa de tre inbyggda alternativen i Excel som kan användas.

Ett annat sätt (som jag rekommenderar starkt) är att spara dina filer i molnet (OneDrive eller DropBox). Detta tar bort många bekymmer eftersom molntjänsterna behåller tidigare versioner av dina filer.

Återställ överskrivna Excel -filer / tidigare sparad version (från molnet - OneDrive / DropBox)

Om du har för vana att spara dina Excel -filer i molnet - med hjälp av tjänster som OneDrive eller DropBox behöver du inte helt förlita dig på Excel för att hjälpa dig att återställa osparade filer eller förlorad data.

Dessa molntjänster behåller också tidigare versioner av dina Excel -filer.

Låt mig visa dig hur du får de tidigare versionerna från OneDrive och DropBox. Jag är säker på att det måste finnas många fler sådana tjänster som har den här funktionen.

Skaffa den tidigare versionen av Excel -filen från OneDrive

För att hämta den tidigare versionen av en Excel -fil, högerklicka på den aktuella versionen i Onedrive och klicka på Versionshistorik.

Detta öppnar filen och du kan se alla tidigare versioner av filen i rutan till vänster.

Klicka på den version du vill ha. Det visar dig filinnehållet och ger dig också möjlighet att ladda ner filen eller återställa den.

Hämta den tidigare versionen av Excel -filen från DropBox

Precis som OneDrive behåller DropBox också tidigare versioner av Excel -filerna som du kan besöka och ladda ner.

För att hämta de tidigare versionerna, gå till filen i Dropbox webbportal och klicka på de tre punkterna för filen som du vill se de tidigare versionerna för.

Klicka på alternativet Versionshistorik.

Detta visar dig alla versioner av filen. Du kan öppna och ladda ner den här versionen från DropBox.

Om du har installerat DropBox -mappen på ditt system och behåller dina filer där kan du helt enkelt högerklicka på någon av filerna och klicka på Versionshistorik.

Om du gör detta tar du dig till webbversionen av DropBox där du kan se och ladda ner alla versioner av filen.

Försiktighetsåtgärder för att möjliggöra enkel återställning av osparade filer

Även om Excel har några standardinställningar som ser till att du har goda chanser att återställa Excel -filer, är det fortfarande en bra metod att se till att allt är aktiverat.

Aktivera AutoSave och AutoRecover

För att se till att Excel automatiskt sparar dina filer och visar återställningsalternativ måste du ha dessa aktiverade.

Även om det borde vara aktiverat som standard, om det inte är det, kan du göra det manuellt.

Nedan följer stegen för att aktivera funktionen AutoSave och AutoRecover i Excel:

1. Klicka på fliken "Arkiv"
2. Klicka på "Alternativ"
3. I dialogrutan Excel -alternativ klickar du på Spara (det finns i den vänstra rutan i dialogrutan).
4. Se till att följande inställningar är aktiverade (som visas nedan).

Låt mig snabbt förklara vad dessa alternativ betyder:

• Spara AutoRecover -information var X: e minut: Detta alternativ kommer att se till att dina filer sparas var 5: e minut (eller vilket tidsvärde du anger här). Detta är 10 minuter som standard och jag har ändrat detta till 5 minuter. Du kan minska detta ytterligare om du vill.
• Behåll den senaste AutoRecovered -versionen om jag stänger utan att spara: Detta säkerställer att om din Excel/system kraschar eller du stänger en fil utan att spara, sparas en version som kan återställas automatiskt.
• AutoRecover -filplats: Detta är standardplatsen där automatiskt återställda filer sparas. Du kan ändra detta om du vill.

Obs! Om du har en enorm fil med massor av formler och diagram, kan du spara den var 5: e minut till omberäkning och eventuell systemfrysning. Om du inte vill det kan du välja en längre tidsperiod (eller ändra beräkningsläge till manuellt).

Skapa automatiskt en säkerhetskopia av den sparade Excel -filen

Medan alternativet Autosave och Autorecover är användbara när du glömmer att spara filerna och systemkraschar, är automatisk säkerhetskopiering något som skapar en kopia av filen när du sparar den.

Till exempel, om jag arbetar med en fil med namnet Test.xlsx och jag sparar den i en mapp, skapas detta automatiskt en kopia med namnet - 'Backup of Test.xlk'

Nu, när jag sparar testfilen, sparas alla ändringar också i säkerhetskopian.

Detta kan vara användbart om du gör några ändringar i en sparad fil och vill ångra den. I så fall kan du använda säkerhetskopian istället.

Eller om din fil kraschar eller blir korrupt kommer du att ha säkerhetskopian som innehåller det senast sparade innehållet.

Nedan följer stegen för att aktivera funktionen för automatisk säkerhetskopiering för en arbetsbok:

1. Klicka på fliken Arkiv.
2. Klicka på "Spara som"
3. Klicka på Bläddra för att öppna dialogrutan "Spara som".
4. Klicka på alternativet Verktyg i dialogrutan Spara som (det finns i den nedre högra delen av dialogrutan).
5. Klicka på "Allmänna alternativ".
6. Markera alternativet "Skapa alltid säkerhetskopia" i dialogrutan "Allmänna alternativ".
7. Klicka på OK.
8. Spara filen i önskad mapp/plats.

Nu, när du sparar den här filen, kommer en exakt kopia att sparas med förfixningen 'Backup of'.

Här är några viktiga saker du behöver veta om hur du använder den här funktionen för automatisk säkerhetskopiering i Excel:

• Det här är en inställning för arbetsboksnivå. Det betyder att om du aktiverar den för en arbetsbok fungerar den bara för den arbetsboken. Om du vill att det ska fungera för andra också måste du aktivera det manuellt.
• Detta är annorlunda än alternativet Autorecover och Autosave. Det här är oberoende inställningar och att konfigurera det ena påverkar inte det andra. Så du kan ha en arbetsbok där AutoRecover, AutoSave och AutoBackup fungerar.
• Säkerhetskopieringsfilen sparas med ett .XLK -tillägg. Detta är tillägget för säkerhetskopierade filer, och du kan se en fråga när du öppnar den här filen. Klicka bara på Ja så öppnas säkerhetskopian.
• Säkerhetskopieringsfilen är alltid en version bakom din huvudfil (förutom den tid du sparar det för första gången). Om du till exempel skapar en ny fil och aktiverar säkerhetskopiering i den och gör några ändringar och sparar den. Detta sparar den nya filen samt en säkerhetskopia av den. Vid denna tidpunkt kommer båda filerna (huvudfilen och säkerhetskopian) att vara exakt desamma. Om du gör några ändringar i huvudfilen och sparar den en gång, kommer den inte att sparas i säkerhetskopian. Men om du sparar det igen görs det också i säkerhetskopian.

Automatisk säkerhetskopiering är en bra funktion eftersom den ger dig filens senast sparade version om du gör några oönskade ändringar och sparar filen. Du kan använda säkerhetskopian för att hämta versionen före den senast sparade versionen.

Spara automatiskt en tidsstämplad kopia av Excel-arbetsboken

Även om alla metoder som hittills omfattas är beroende av de inbyggda Excel-funktionerna kan du också använda en kort VBA-kod för att se till att du aldrig förlorar ditt arbete.

Med en VBA -kod sparar du en tidsstämplad kopia av din Excel -fil så snart du sparar den (eller stänger den).

Detta säkerställer att du alltid har alla tidigare versioner och att du kan gå tillbaka och återställa en fil om du stör dig. Eftersom dessa är tidsstämplade kan du enkelt hitta vilken version du vill ha (eller var du trasslade).

Nedan är koden som skapar en tidsstämplad kopia av arbetsboken så snart du sparar den:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Nu," dd-mm-åååå hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Observera att du måste ange platsen för mappen där du vill spara säkerhetskopiorna (ändra sökvägen markerad med fet stil i koden ovan).

Det kan innebära att du får många kopior, men det kan vara en enorm livräddare när du arbetar med kritiska projekt.

Du kan använda en liknande kod för att spara en kopia innan du stänger arbetsboken (istället för att spara en kopia varje gång du sparar).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel as Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-åååå hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name Avsluta sub

Du måste placera den här koden i ThisWorkbook -kodfönstret.

För att göra detta, öppna VB Editor (tangentbordsgenväg - ALT + F11) och dubbelklicka på objektet Denna arbetsbok i projektutforskaren.

Reparera korrupta Excel -filer

Om du befinner dig med en korrupt Excel -fil finns det några saker du kan göra.

Först och främst kan du använda reparationsalternativet som är inbyggt i Excel.

Nedan följer stegen för att återställa en korrupt fil genom att reparera den:

1. Öppna Excel -programmet.
2. Klicka på "Arkiv" och klicka sedan på "Öppna" (eller använd tangentbordsgenvägen Ctrl + O).
3. Klicka på knappen Bläddra.
4. Välj den fil som har skadats i dialogrutan som öppnas.
5. Klicka på den lilla nedåtpekande triangeln i "Öppna" -knappen (som visas nedan).
6. Klicka på Öppna och reparera.
7. Excel visar dig en prompt som visas nedan. Klicka på Reparera.

Om du har tur skulle allt gå smidigt och du kommer att kunna återställa dina data från den korrupta filen.

Om reparationsalternativet inte fungerar, följ stegen ovan till steg 5, och klicka istället på 'Extrahera data' istället för reparation. Excel frågar dig om du vill "Konvertera till värden" eller "Återställa formler".

Du kan försöka använda det alternativ som fungerar för dig. Excel kommer att försöka extrahera så mycket data som möjligt och skapa en ny arbetsbok med de extraherade data.

Om inte detta också fungerar. du kan behöva förlita dig på verktyg från tredje part för att återställa korrupta Excel-filer.