Titta på video - Hur spåras ändringar i Excel
Om du arbetar med en Excel -fil som måste uppdateras eller granskas av andra personer kan alternativet att spåra ändringar vara praktiskt.
Du kan också använda den när du uppdaterar en fil och behöver hålla reda på alla ändringar du gör själv. Detta kan vara till hjälp när du besöker det någon gång senare.
I den här självstudien visar jag dig hur du spårar ändringar i Excel.
Aktivera spårningsändringar i Excel -funktionen
Som standard är den här funktionen inaktiverad i Excel.
Här är stegen för att aktivera spårändringar i Excel:
- Gå till fliken Granska.
- Klicka på alternativet Spåra ändringar i gruppen Ändringar och välj Markera ändringar.
- I dialogrutan Markera ändringar markerar du alternativet - "Spåra ändringar under redigering. Detta delar också din arbetsbok ”. Du kan också ange alternativen "När", "Vem" och "Var". För denna handledning kommer jag att gå med standardinställningarna.
- Klicka på OK.
Stegen ovan skulle möjliggöra "Spåra ändringar" i Excel och nu kommer det att markera alla ändringar som gjorts i arbetsboken.
Obs! För att det här alternativet ska fungera måste du ha arbetsboken sparad på ditt system eller en nätverksenhet. Om filen inte har sparats kommer den först att be dig att spara den innan du aktiverar alternativet "Spåra ändringar". Om filen redan är sparad kommer den fortfarande att sparas innan spårningen aktiveras.
Hur fungerar "Spåra ändringar" i Excel?
När du har aktiverat spårningen, när du eller någon som har åtkomst till arbetsboken gör några ändringar i den, kommer den att markeras med en blå kant och få en liten blå triangel högst upp till vänster i cellen. Detta liknar den röda triangeln du ser när du infogar en kommentar i en cell.
Till exempel, nedan har jag en dummy -projektplan och jag har gjort ändringar i kolumn B (cell B4 och B6).
När du håller muspekaren över cellen som har en ändring kommer det att visa ett meddelande som anger vad ändringen är, vem som gjorde ändringen och när den gjordes.
Observera att när alternativet "spårändringar" är aktiverat i Excel delas arbetsboken och några av funktionerna inaktiveras automatiskt. Till exempel kommer du inte att kunna skydda ett ark när "spårändringar" är PÅ. Du kommer att märka att några av alternativen i menyfliksområdet är nedtonade.
Få en lista över alla ändringar
Om du har en arbetsbok som har gjort många ändringar i den kanske du vill få en lista över alla ändringar separat som en lista.
Här är stegen för att få en lista över alla ändringar i ett nytt kalkylblad:
- Spara arbetsboken så att de ändringar som görs sparas också.
- Gå till fliken Granska.
- Klicka på Spåra ändringar i gruppen Ändringar och välj Markera ändringar.
- I dialogrutan "Markera ändringar" markerar du alternativet - "Lista ändringar på ett nytt blad". I alternativet "När" kan du ange om du vill att alla ändringar eller ändringar som inte granskas eller "ändringar sedan senast sparade".
- Klicka på Ok.
Detta skapar omedelbart ett nytt kalkylblad som listar alla ändringar du har gjort.
Acceptera/avvisa ändringar
När ändringarna görs är dessa inte slutgiltiga förrän du granskar dessa ändringar. Detta kan vara användbart när du har den granskade filen från din kollega/chef/klient, och du måste bestämma vilka ändringar som ska bevaras och vilka som ska avvisas.
Här är stegen för att acceptera/avvisa ändringar i Excel:
- Gå till fliken Granska.
- I gruppen Ändringar klickar du på "Spåra ändringar" och väljer "Acceptera/avvisa ändringar".
- I dialogrutan "Välj ändringar som ska accepteras eller avvisas" anger du när, vem och var.
- I "När" kan du välja alla ändringar som inte har granskats eller ange ett datum.
- I "Vem" kan du välja vems ändringar du vill granska.
- I "Var" kan du välja ett cellintervall där du vill granska ändringarna.
- Klicka på Ok. Detta öppnar dialogrutan "Acceptera eller Avvisa ändringar".
- I dialogrutan "Acceptera eller Avvisa ändringar" kan du acceptera ändringar en efter en eller acceptera/avvisa alla ändringar samtidigt.
Om du avvisar en ändring återgår den till det ursprungliga värdet.
Observera att när du accepterar en ändring kan du inte ångra den.
Inaktivera spårändringar i Excel
När ditt arbete är klart kan du inaktivera spårändringsfunktionen i Excel. Det kommer att ta bort befintlig blå ruta i cellerna och kommer att sluta spåra eventuella ytterligare ändringar.
Här är stegen för att inaktivera "spåra ändringar" i Excel:
- Gå till fliken Granska.
- I gruppen Ändringar, klicka på "Spåra ändringar" och välj "Markera ändringar".
- Avmarkera alternativet - "Spåra ändringar under redigering" i dialogrutan "Markera ändringar". Detta delar också din arbetsbok ”.
- Klicka på OK.
- Du kommer att se en prompt som visas nedan. Klicka på Ja.
Skillnad mellan kommentarer och spårändringar
Många föredrar att lägga till kommentarer medan de granskar andras arbete i Excel.
Här är de stora skillnaderna i "kommentarer" och "spårändringar" -funktionen:
- Du behöver inte redigera cellens innehåll för att lämna en kommentar. Spårändringar skulle däremot infoga en anteckning när det är någon förändring i cellen.
- Att lägga till kommentar är en manuell process, medan spårändringar, när de är aktiverade, automatiskt registrerar allt som händer i kalkylbladet.
- Du kan inte få en lista över alla kommentarer separat i ett kalkylblad (om du inte använder VBA som visas här) medan du kan få det med spårningsfunktionen med ett enkelt klick.
- När du aktiverar spårändringar i Excel inaktiveras några av funktionerna. Detta är inte fallet med kommentarer.
Du kanske också gillar följande självstudier:
- Så här använder du stavningskontroll i Excel.
- Använda inmatningsmeddelande i Excel för att visa meddelande när en cell väljs.
