✅ Stavningskontroll i Excel - var är det och hur används det?

Innehållsförteckning

Titta på videohandledningen - Stavningskontroll i Excel

Stavningskontroll i Excel ignoreras ofta eftersom Excel -användare ofta arbetar med siffror jämfört med text. Men det är fortfarande en av de viktiga kontrollerna man bör ha på plats.

Jämfört med MS Word eller PowerPoint, där du visuellt kan se en röd understrykning under ordet som har stavats fel, händer ingenting av den typen i Excel.

Tänk dig ett katastrofalt stavfel som dök upp ur ditt kalkylblad när du skickade det till din klient. Oavsett hur mycket hårt arbete du lägger på datakrossning och analys går all din trovärdighet ner i avloppet.

Tja - INTE längre.

I den här självstudien kommer jag att visa dig hur du använder stavningskontroll i Excel och hur du kan maximera dina ansträngningar med de tillgängliga alternativen.

Var hittar du stavningskontroll i Excel

Du kan hitta stavningskontrollalternativet på fliken granskning i menyfliksområdet i Excel.

När du klickar på alternativet Stavning på fliken granskning öppnas dialogrutan Stavningskontroll.

Kortkommando för att köra stavningskontroll i Excel

Du kan också använda kortkommandot F7 för att köra stavningskontroll i Excel. För att använda detta, aktivera kalkylbladet där du vill köra stavningskontroll, välj cell/cellområde och tryck på F7 från tangentbordet.

Hur fungerar stavningskontroll i Excel

En viktig sak som är värd att veta är hur stavningskontroll i Excel fungerar.

Om du väljer cell A1 går den igenom alla celler i den första raden, flyttar sedan till den andra raden och kontrollerar alla celler i den andra raden (från vänster till höger) och går sedan till den tredje raden och så vidare. Om den identifierar en cell med ett stavfel, visas dialogrutan Stavning.

Om du väljer en cell någon annanstans i kalkylbladet, låt oss säga B3, så går den genom cellerna till höger och sedan till raden nedanför den. När det är klart med att söka efter alla celler efter B3, kommer det att visa en prompt som frågar användaren om han vill fortsätta kontrollera i början av arket. Något som visas nedan:

Om användaren väljer Ja går den tillbaka och kontrollerar de återstående cellerna (vilket skulle vara A1 till B2 i vårt exempel).

För att få en bättre förståelse, ta en titt på det här exemplet nedan (cell skuggade är de med ett stavfel):

Som visas, när vi börjar stavningskontrollen med A1, slutför det stavningskontrollen för alla celler. Men när vi börjar med cell B3 söker den efter alla celler från B3 och frågar sedan användaren om han/hon vill fortsätta kontrollera från början.

Förstå dialogrutan Stavningskontroll

När du kör stavningskontroll i excel och det hittar ett fel visas dialogrutan Stavningskontroll (som visas nedan):

Låt oss snabbt förstå de olika alternativen som finns i dialogrutan för stavningskontroll:

Ignorera en gång: Om stavningskontroll stöter på ett ord som det identifieras som ett fel, men du vill behålla det så kan du klicka på Ignorera en gång. Detta kommer att ignorera det felet en gång.
Ignorera alla: Om excel identifierar ett ord som ett fel, men du vill behålla alla förekomster av det ordet (som det är), klicka på Ignorera alla.
Lägg till i ordlista: Om Excel markerar ett ord som ett fel men det är rätt ord som ska användas (kanske är det ett namn eller en förkortning som du använder i ditt företag), kan du lägga till det i ordlistan. När ett sådant ord flaggas som ett fel och du klickar på Lägg till i ordlista, kommer Excel att göra det till en del av acceptabla ord och kommer inte att flagga det igen. Observera att detta ord nu ingår i Excel -ordlistan och aldrig skulle flaggas i någon av arbetsböckerna.
Förändra: När Excel markerar ett fel, visar det också några förslag (till exempel föreslår det Bra i stället för Goood). Det kan finnas ett eller flera förslag. Välj förslaget som du vill använda och klicka på Ändra för att tillämpa det.
Ändra alla: Om du klickar på den här knappen ändras all förekomst av det felstavade ordet med det valda förslaget.
Auto-korrigering: Excel -autokorrigeringsalternativet ändrar det felstavade ordet med det valda förslaget och lägger också till det i autokorrigeringslistan. Det betyder att nästa gång du skriver samma felstavade ord skulle Excel automatiskt konvertera det till det förslag du valde.
Ordboksspråk: Du kan ändra ordlistans språk med den här rullgardinsmenyn.

Här är några standardinställningar i stavningskontroll i Excel:

Det ignorerar ord som finns i versaler. Om du till exempel har ordet HELLOOO kommer det inte att flaggas som ett fel.
Det ignorerar ord som innehåller siffror. Om du till exempel har ordet Hello123 kommer det inte att flaggas som ett fel.
Den ignorerar internet- och filadresser.
Det ignorerar INTE upprepade ord. Om du till exempel har texten - Hej, hur mår du? - då kommer de extra are att flaggas som ett fel.

Du kan ändra dessa standardinställningar genom att klicka på knappen "Alternativ" i rutan Stavningskontroll. Det öppnar dialogrutan Alternativ där du kan göra nödvändiga ändringar.