Excel AUTOFIT: Gör att rader/kolumner passar texten automatiskt

Som standard har Excel en viss radhöjd och kolumnbredd, och när du anger något som tar mer plats än den nuvarande storleken, ser du att det rinner ut (som visas nedan).

I sådana fall kan du justera raderna och kolumnerna så att de passar texten i cellen (så att texten ligger helt i cellen).

Detta kan göras med hjälp av AutoFit -funktionen i Excel.

I den här självstudien visar jag dig hur du använder Autofit i Excel på flera sätt. Jag kommer också att täcka några andra Excel -funktioner som du kan använda när du arbetar med textdata i Excel.

Vad är Excel AutoFit?

När du anger något i en cell i Excel, märker du att det rinner ut när storleken på texten/data är mer än kolumnens storlek.

AutoFit är en funktion i Excel som låter dig snabbt justera radhöjden eller kolumnbredden så att den passar texten helt (så att det inte rinner över till andra celler).

AutoFit betyder också att du inte behöver ange kolumnbredd eller radhöjd manuellt (eller dra och justera kolumnbredden manuellt). Det är Auto- dvs det kommer att räkna ut själv hur mycket det ska expandera/dra ihop sig för att passa det aktuella cellinnehållet

• AutoFit -kolumnbredd: Denna funktion justerar automatiskt kolumnbredden för att passa texten i cellen. Du kan passa in text för flera kolumner samtidigt (som vi kommer att se senare i exempel)
• Anpassa radhöjd: Den här funktionen justerar radhöjden automatiskt så att den passar texten i cellen. Du kan automatiskt anpassa flera rader samtidigt.

I de flesta fall märker du att Excel automatiskt justerar radhöjden när du anger mer än en rad i samma cell. I dessa fall behöver du inte göra någon radhöjdsjustering.

Men ibland kan du få en dataset från någon eller som en nedladdning, där radhöjden redan har fastställts och behöver justeras. Du kan använda funktionen ‘AutoFit Row Height’ i så fall.

Hur man AutoFit i Excel (Justera rader och kolumner för att passa text)

Det finns ett par sätt att autofit i Excel:

1. Med hjälp av musen dubbelklickar metoden
2. Använda alternativet AutoFit i menyfliksområdet
3. Med en kortkommando

Alla dessa metoder fungerar bra och du kan välja det som fungerar bäst för dig.

I de flesta fall använder jag musen för att dubbelklicka eftersom jag tycker det är det mest praktiska.

AutoFit-rader och -kolumner med musen Dubbelklicka

Anta att du har en dataset som visas nedan där texten spills till den andra kolumnen eftersom kolumnbredden är mindre.

Så här kan du automatiskt anpassa kolumnbredden med musen:

1. Håll muspekaren till höger i kolumnrubriken
2. Du skulle märka att markören ändras till en dubbelsidig pilikon
3. Dubbelklicka på den vänstra tangenten på musen (eller styrplattan)

Det är allt!

Du skulle se att kolumnbredden ändras automatiskt för att justera alla celler så att det inte blir överflöd av text till andra celler. Observera att kolumnbredden utökas för att justera cellen som behöver maximal bredd.

Du kan också använda dubbelklickmetoden för att justera flera kolumner samtidigt.

Anta att du har datauppsättningen som visas nedan där det finns två kolumner och båda har text som måste autofitas.

Du kan använda stegen nedan för att automatiskt anpassa kolumnbredden med musen:

1. Markera alla kolumner som måste vara automatiskt utrustade. I det här fallet skulle det vara kolumn A och B.
2. Med båda kolumnerna markerade placerar du markören vid högra kanten av kolumnrubriken
3. Du skulle märka att markören ändras till en dubbelsidig pilikon
4. Dubbelklicka på den vänstra tangenten på musen (eller styrplattan)

Så snart du gör detta kommer det att automatiskt anpassa båda de valda kolumnerna (som visas nedan)

Observera att för att detta ska fungera måste du markera hela kolumnerna och inte cellerna i kalkylbladet.

Medan jag har visat exemplet som automatiskt anpassar text till kolumner (vilket är mer vanligt förekommande), kan samma sak också göras med rader. Du behöver bara placera markören längst ned på den markerade raden och dubbelklicka

AutoFit -rader och -kolumner med hjälp av Excel -band

Ett annat snabbt sätt att automatiskt anpassa celler i Excel är att använda alternativet i menyfliksområdet.

Antag att du har en datamängd som visas nedan där du vill autofinera kolumn A.

Nedan följer stegen för att göra detta:

1. Välj den kolumn du behöver för att automatiskt anpassa
2. Klicka på fliken Hem
3. Klicka på alternativet "Format" i gruppen Celler. Detta kommer att visa ytterligare alternativ i rullgardinsmenyn
4. Klicka på alternativet "Autofit -kolumnbredd".

Stegen ovan skulle omedelbart expandera kolumnen för att justera texten i cellerna.

Du kan också använda samma steg för att automatiskt anpassa radhöjd. För att göra det måste du först välja de rader som du behöver för att automatiskt anpassa och sedan välja alternativet "Autofit Row Height".

AutoFit -rader och -kolumner med en kortkommando

Om du inte är ett fan av att använda musen och föredrar en kortkommando istället, är den här metoden för dig.

Nedan visas kortkommandon som automatiskt anpassar cellerna:

Så här autofyller du kolumnbredd:

ALT + H + O + I

Till Autofyll radhöjd:

ALT + H + O + A

Så här använder du dessa kortkommandon:

1. Välj raden/kolumnen som du vill anpassa automatiskt
2. Använd kortkommandot med tangenterna i följd. Till exempel om du använder genvägen ALT + H + O + I, tryck på ALT -tangenten, sedan H -knappen och så vidare (i följd).

AutoFit fungerar inte (möjliga lösningar)

Även om Autofit fungerar bra i de flesta fall kan du ibland upptäcka att den här funktionen inte fungerar.

Det kan finnas många anledningar till att det inte fungerar, och i många fall fungerar det ibland och ibland inte.

Här listar jag några möjliga skäl till varför autofit kanske inte fungerar på din Excel:

När det finns sammanslagna celler

Ibland vägrar Autofit att fungera när det finns sammanslagna celler i Excel. Detta är ett känt problem om du använder riktigt gamla versioner av Excel (2003 eller tidigare versioner).

Microsoft har till och med erkänt detta problem här. Om detta händer dig är den enda lösningen att manuellt ställa in radhöjden eller kolumnbredden.

När du har applicerat wrap -text

När du har applicerat textomslag på en cell och du försöker att automatiskt anpassa raden kan det hända att det finns några extra mellanslag längst ned eller överst på raden.

Dessa gör inte mellanslagstecken. Detta är bara ett utrymme som finns utan anledning. Ibland försvinner detta genom att ändra kolumnbredden. Och det finns alltid ett alternativ för att ändra storlek på raden manuellt (eller högerklicka och använda alternativet radhöjd för att ange radhöjdsvärdet)

En annan plats där autofit kanske inte fungerar är när du har applicerat wrap text på cellen och du försöker att automatiskt anpassa kolumnen. Detta är mindre av att autofit inte fungerar och mer av design. Eftersom du har tillämpat wrap -text vet Excel inte vad kolumnbredden den ska använda när du automatiskt anpassar.

När allt kommer omkring betyder wrap -text att vilken text som helst skulle lindas på ett sådant sätt att den skulle förbli i cellen. I ett sådant fall kommer försök att automatiskt anpassa kolumnen inte göra någonting. Du kan dock justera kolumnbredden manuellt.

Alternativ till AutoFit Option i Excel

Medan autofit är vad du vill ha i de flesta fall, finns det också några andra alternativ som kan hjälpa dig att presentera dina data på ett bättre sätt (särskilt i fall där autofit inte är vägen att gå).

Wrap Text

Om du har en cell som har mycket text, kommer autofitting av kolumnen att expandera den och göra kolumnen enorm.

Detta kanske inte är det rätta sättet att presentera dina data, och det kan vara mer meningsfullt att ha en större rad och en smalare kolumn.

När du applicerar wrap -text på en cell får det innehållet i cellen att ligga kvar i cellen. Detta låter dig välja vilken kolumnbredd du vill ha och sedan kan du automatiskt anpassa radhöjden så att den matchar kolumnbredden.

Eller tvärtom…

Justera radhöjden till vad du vill och sedan kan du använda automatisk anpassning för att justera kolumnbredden för att se till att allt cellinnehåll är synligt och finns i cellen.

Krymp för att passa

Ett annat alternativ du kan använda är Shrink to Fit.

Till skillnad från Autofit, som justerar kolumnbredden eller radhöjden, skulle du helt enkelt ändra celltecknet så att det passar allt i den angivna kolumnbredden när du tillämpar 'Shrink to Fit' på en cell.

Om du till exempel har lite text i en cell och den spills till andra celler, när du ansöker om krympa för att passa på den här cellen, skulle cellens teckensnitt sänkas för att passa cellinnehållet i den befintliga kolumnbredden.

Nedan följer stegen för att tillämpa formatet ”Krympa till passform” på en cell:

1. Välj de celler som du vill tillämpa "Krympa till passform"
2. Håll ned Ctrl -tangenten och tryck på 1 -tangenten (detta öppnar dialogrutan Formatera celler)
3. Klicka på fliken "Justering"
4. I alternativen "Textkontroll" markerar du alternativet "Krympa för att passa"

Observera att krympa till text inte fungerar för celler som har 'Wrap Text' tillämpad på den.

Så det här är några av de sätt du kan använda Autofit -rader eller -kolumner i Excel. Jag har också täckt några möjliga skäl till varför autofit kanske inte fungerar på ditt system och några alternativ till det i Excel.

Jag hoppas att du tyckte att denna handledning var användbar!