Kommentarer är ganska användbara när du vill lägga till lite information om en cell/datapunkt utan att ändra cellens innehåll.
Jag använder ofta dessa när jag använder formler och jag måste ange vad en formel gör och vad ett cellvärde betyder. Om du samarbetar med andra kan du också lägga till kommentarer för andra människors referens.
I den här självstudien visar jag dig allt du behöver veta om kommentarer - inklusive hur du infogar kommentarer i Excel, hur du redigerar/tar bort kommentarer, hur du tar bort kommentarer från hela bladet eller arbetsboken, etc.
Men innan jag går vidare och visar dig hur du infogar kommentarer i Excel (eller tar bort/redigerar kommentarer), är det något viktigt du behöver veta.
I Office-365 har Microsoft bytte namn till funktionaliteten Kommentar som Notes. Så de traditionella kommentarerna som du känner till (en som visar en gul ruta och liten röd triangel i cellen högst upp till höger) kallas nu Anteckningar. Och kommentarer hänvisar nu till en ny funktion som låter dig skapa trådade konversationer. Här är en artikel om skillnaden mellan anteckningar och kommentarer
Slutsats - Om du INTE använder Office 365 behöver du inte oroa dig för någonting och en kommentar förblir oförändrad. Om du använder Office 365 kallas kommentarer nu för Notes
Så här infogar du kommentarer i Excel (genväg)
Om du vill infoga en kommentar i en cell i Excel kan du använda tangentbordsgenvägen nedan:
SKIFT + F2 i Windows
och
Kommando + F2 i Mac
Så här använder du den här genvägen för att infoga en kommentar:
- Välj en cell där du vill infoga en kommentar
- Håll ned Shift -tangenten (eller kommandotangenten om du använder Mac)
- Tryck på F2
Stegen ovan skulle omedelbart lägga till en kommentar till den markerade cellen.
Nu kan du ange vilken text du vill i kommentaren och sedan trycka på Escape -tangenten eller klicka någonstans i kalkylbladet för att få kommentaren att sparas i cellen.
Om du väljer ett cellområde och använder genvägen ovan skulle det bara infoga en kommentar i den aktiva cellen.
Om du inte föredrar genvägsmetoden, nedan är en annan metod för att lägga till en kommentar:
- Högerklicka på cellen där du vill lägga till kommentaren
- Klicka på Ny kommentar (eller Ny anteckning om du använder Office 365)
Visa alla kommentarer/anteckningar
Om du vill att alla kommentarer ska expandera och visa texten i den kan du enkelt göra det med ett enda klick:
- Gå till fliken Granska
- Klicka på Visa alla kommentarer i gruppen Kommentarer
Detta visar omedelbart alla kommentarer på kalkylbladet.
Det här fungerar som en växlingsknapp. Så om du klickar på den igen döljer den alla kommentarer i kalkylbladet.
Om du använder Office 365 måste du klicka på alternativet Anteckningar och sedan klicka på Visa alla anteckningar
Navigera genom kommentarer (Föregående/Nästa)
Om du vill gå igenom varje kommentar en efter en kan du göra det också. Detta kan vara användbart när du har många kommentarer och du vill se till att du inte missar några medan du går igenom dessa kommentarer.
Nedan följer stegen för att gå igenom kommentarer en efter en:
- Klicka på fliken Granska
- I gruppen Kommentarer klickar du på Nästa för att gå till Nästa kommentar (och Föregående för att gå till föregående kommentar).
När du navigerar genom dessa kommentarer kommer endast den kommentar som är aktiv att visas. Resten kommer att döljas. När du klickar på Nästa tar det dig till nästa kommentar och döljer alla andra kommentarer.
Om du använder Office 365 (där kommentarer nu kallas anteckningar) måste du klicka på fliken Granska, klicka sedan på alternativet Anteckningar och klicka sedan på alternativet Nästa/föregående anteckning. Detta har blivit lite svårt om du måste använda det här alternativet mycket (eftersom det nu tar fler klick). Ett sätt att hantera detta kan vara att lägga till alternativet Nästa/Föregående anteckningar i QAT (det här alternativet kommer när du högerklickar på alternativen Nästa/Föregående anteckning).
Kopiera kommentarer
När du gör en enkel kopierings-klistra in, kommer den att kopiera allt inklusive värden, formler, formatering och kommentarer. Så om du vill kopiera och klistra in allt är det vanliga Control-C och Control-V du behöver
Men tänk om du bara behöver kopiera kommentarerna (och inget annat).
Excel låter dig göra detta med hjälp av alternativen Klistra in special.
Nedan följer stegen för att kopiera och klistra in kommentarer bara i Excel:
- Markera alla celler som har kommentarerna som du vill kopiera
- Högerklicka på valfri cell i markeringen och klicka sedan på Kopiera (eller använd Ctrl + C tangentbordsgenväg)
- Gå till cellen där du vill klistra in kommentarerna.
- Högerklicka och välj Klistra in special.
- Klicka på Kommentarer i dialogrutan Klistra in special (det kommer att vara "Kommentarer och anteckningar" om du använder Office 365)
- Klicka på OK
Stegen ovan klistrar bara in kommentarerna och inte värdena/formateringen/formlerna.
Detta kan vara användbart när du har två versioner av samma fil med olika kommentarer. Du kan kopiera och klistra in alla kommentarer i den senaste versionen för att se till att du har allt på ett ställe.
Ta bort kommentarer
Det finns olika metoder du kan använda för att ta bort kommentarer i Excel. Vilken metod du väljer beror på vilka kommentarer du vill radera.
Om du till exempel bara vill ta bort kommentarer i ett urval eller från hela kalkylbladet kan du använda det enkla sättet - genväg eller alternativ i menyfliksområdet.
Men om du vill radera kommentarer från alla kalkylblad på en gång måste du använda VBA.
Låt oss se båda dessa scenarier.
Ta bort kommentarer från ett valt intervall eller hela arbetsbladet
Den här är enkel.
För att radera alla kommentarer i ett urval, följ stegen nedan:
- Högerklicka var som helst i markeringen
- Klicka på Ta bort kommentar (eller "Ta bort anteckning" om du använder Office 365)
Om du vill ta bort kommentarer från hela kalkylbladet, följ stegen nedan:
- Klicka på den grå triangeln längst upp till vänster i Excel-programmet. Detta kommer att välja hela kalkylbladet (eller du kan använda Kontroll + A + A)
- Klicka på fliken Hem
- Klicka på Rensa i gruppen Redigering
- Klicka på Rensa kommentarer
Stegen ovan tar bort alla kommentarer i kalkylbladet.
Observera att när du markerar hela kalkylbladet och sedan högerklickar på någon cell får du inte möjlighet att radera alla kommentarer (eller anteckningar)
Ta bort kommentarer från alla kalkylblad på en gång
Att ta bort kommentarer från hela arbetsboken är lite knepigt. Du kan gå till varje blad och radera alla kommentarer i varje blad, men det kan bli tröttsamt om du har många blad i arbetsboken.
En enkel VBA -kod, i det här fallet, kan göra alla tunga lyft.
Nedan finns koden som går till varje blad i arbetsboken och tar bort kommentarer från hela arket:
För varje ws i kalkylblad: ws.cells.ClearComments: Nästa ws
Ovanstående kod använder slingan För varje nästa för att gå igenom varje kalkylblad i arbetsboken. Och för varje blad använder den ClearComments -metoden för att ta bort alla kommentarer på en gång.
Eftersom Microsoft har bytt namn på kommentarer till anteckningar i Office 365 kan koden ovan i framtiden ta bort kommentarer (ny funktion i O365) och du kan behöva använda koden nedan för att radera anteckningar (kommentarerna i tidigare versioner)
För varje ws i kalkylblad: ws.cells.ClearNotes: Nästa ws
Från och med nu fungerar båda dessa koder och tar bort kommentarer från de angivna cellerna.
Låt mig nu visa dig hur du använder den här koden.
- Högerklicka på valfri arkflik
- Klicka på Visa kod. Detta öppnar VB Editor (du kan också öppna kortkommandot ALT + F11)
- I VB Editor, om du inte ser det omedelbara fönstret, klicka på alternativet Visa i menyn och klicka sedan på Omedelbart fönster
- Kopiera och klistra in ovanstående VBA -makrokod i det omedelbara fönstret.
- Placera markören i slutet av raden i det omedelbara fönstret
- Tryck på Enter -tangenten
Stegen ovan raderar alla kommentarer i hela arbetsboken.
Kopiera alla kommentarer i ett separat arbetsblad
Det skulle vara bra att ha en lista över alla kommentarer och all text i varje kommentar som en lista i kalkylbladet. Detta gör det enkelt att gå igenom kommentarerna en efter en (istället för att navigera och hoppa över celler i arket).
Även om detta inte kan göras med en inbyggd funktion, kan du få det gjort med VBA.
Här är en detaljerad handledning som visar hur du får en lista över alla kommentarer i ett separat kalkylblad.
Konvertera anteckningar till kommentarer (endast Office 365)
Den här funktionen är endast tillgänglig för användare av Office 365.
Eftersom det finns två typer av kommentarer nu - kommentarer och anteckningar, kan du ändra anteckningar till kommentarer (inte tvärtom).
Så om du har traditionella kommentarer (nu kallade anteckningar i O365) kan du enkelt konvertera dessa till kommentarer med hjälp av stegen nedan:
- Klicka på fliken Granska
- Klicka på alternativet Anteckningar
- Klicka på Konvertera till kommentarer
- Klicka på "Konvertera alla anteckningar" i dialogrutan som öppnas
Stegen ovan skulle konvertera alla kommentarer till Notes.
Observera att om du har någon formatering eller bilder i kommentarerna skulle den tas bort automatiskt.
Du kan inte heller välja att konvertera några av anteckningarna till kommentarer och lämna andra som de är. Stegen ovan skulle ändra alla anteckningar till kommentarer i hela kalkylbladet.
Så det här är allt du behöver veta om att infoga och ta bort kommentarer i Excel.
Jag hoppas att du tyckte att denna handledning var användbar!
