Titta på video - Använda Flash Fyll i Excel (exempel)
Flash Fill är ett fantastiskt verktyg som lades till i Excel 2013 och är tillgängligt i alla versioner efter det.
Du kan använda Flash Fill i Excel för att göra datainmatning enkel. Det är ett smart verktyg som försöker identifiera mönster baserat på din datainmatning och gör det åt dig.
Några enkla exempel på att använda Flash Fill kan vara att få förnamnet från det fullständiga namnet, få initialer, formatera telefonnummer etc.
Använda Flash Fyll i Excel - Exempel
Här är några exempel där flashfyllning verkligen kan spara tid genom att identifiera mönster och göra datainmatning enkel.
Exempel 1 - Hämta förnamnet från fullständigt namn
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Tills Excel Flash Fill kom till, var sättet att få förnamnet från det fullständiga namnet att använda Text till kolumner eller använda Excel -funktioner.
Men nu kan du omedelbart få resultaten med det nya verktyget i blocket - Flash Fill in Excel.
Så här kan du använda Flash Fill i Excel för att få förnamnet:
- Välj cell intill cellen som har data (B2 i det här fallet).
- Ange data (förnamn i det här fallet).
- Välj cellen precis nedanför den där du angav data (B3 i det här fallet).
- Gå till fliken Data och i gruppen Data Tools klickar du på Flash Fill.
Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler med förnamnet från datamängden.
Det görs snabbt (och därav namnet Excel Flash Fill).
Kortkommandot för att använda Flash Fill i Excel är Control + E.
Obs! Flash Fill är fortfarande inte tillgängligt i Excel för Mac -versioner.Exempel 2 - Hämta initialerna från namnet
Eftersom Flash Fill fungerar genom att identifiera mönster kan du använda det för att få initialerna för och efternamn.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Här är stegen med Flash Fill i Excel för att få initialerna:
- Välj cell intill cellen som har data (B2 i det här fallet).
- Ange förnamnets initial i markeringscellen.
- Välj cellen precis nedanför den där du angav data (B3 i det här fallet).
- Gå till fliken Data och inom gruppen Data Tools, klicka på Flash Fill.
Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler med initialerna för förnamn.
Exempel 3 - sammanfoga namn i ett annat format
Medan du kan använda Flash Fill i Excel för att dela data (till förnamn eller initialer som visas i exempel 1 och 2 ovan), kan du också använda den för att slå ihop celler.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Avsikten här är att kombinera namnen i följande format - Efternamn, Förnamn. Till exempel skulle Tony och Stark kombinera för att ge Stark, Tony.
Så här kan du använda Flash Fill i Excel för att kombinera namn:
- Välj cell intill cellen som har data (B2 i det här fallet).
- Ange cellen med det kombinerade namnet i önskat format.
- Välj cellen precis nedanför den där du angav data (B3 i det här fallet).
- Gå till fliken Data och i gruppen Data Tools klickar du på Flash Fill.
Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler där namnen kombineras i det angivna formatet.
Exempel 4 - Hämta användarnamn från e -postadresser
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Avsikten här är att få användarnamnet från e -post -id (till exempel att få 'tonystark' från [email protected]).
Så här kan du använda Flash Fill i Excel för att hämta användarnamnen från e -post -id: n:
- Välj cell intill cellen som har data (B2 i det här fallet).
- Ange cellen med användarnamnet från e -post -id från cellen till vänster.
- Välj cellen precis nedanför den där du angav data (B3 i det här fallet).
- Gå till fliken Data och inom gruppen Data Tools, klicka på Flash Fill.
Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler där användarnamnen från respektive e -post -id.
Exempel 5 - Formatera telefonnummer
Du kan använda Flash Fill med text såväl som siffror.
Här är ett exempel där du kan formatera telefonnummer med Excel Flash Fill.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Avsikten här är att få telefonnumret i följande format: XXX-XXX-XXXX.
Så här kan du använda Flash Fill i Excel för att få telefonnumret i önskat format:
- Välj cell intill cellen som har telefonnumret (B2 i det här fallet).
- Ange cellen med telefonnumret i önskat format.
- Välj cellen precis nedanför den där du angav data (B3 i det här fallet).
- Gå till fliken Data och i gruppen Data Tools klickar du på Flash Fill.
Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler med telefonnummer i det angivna formatet.
Exempel 6 - Extrahera specifika datapunkter (t.ex. stad från adress)
Du kan använda Flash Fill i Excel för att extrahera en del från en datamängd.
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Avsikten här är att få statskoden från varje adress.
Här är stegen för att få tillståndskoden från adressen med Flash Fill in Excel:
- Välj cell intill cellen som har telefonnumret (B2 i det här fallet).
- I cellen anger du tillståndskoden från adressen till vänster.
- Välj cellen precis nedanför den där du angav data (B3 i det här fallet).
- Gå till fliken Data och inom gruppen Data Tools, klicka på Flash Fill.
Detta skulle omedelbart extrahera alla tillståndskoder i kolumn B.
På samma sätt kan du också extrahera pinkoder.
Begränsningar av Flash Fyll i Excel
Även om Flash Fill är ett fantastiskt verktyg, är det viktigt att veta dess begränsningar innan du använder det på stora och viktiga datamängder:
- Resultatet av Flash Fill är statiskt. Det betyder att om du ändrar den ursprungliga datamängden ändras inte Flash Fill -resultatet.
- Flash Fill ignorerar cellen med ett mellanslagstecken. Om du använder Flash Fill, se till att cellerna där resultatet kommer inte har någon mellanslagstecken. Om det gör det skulle Excel Flash Fill helt enkelt ignorera det.
- I vissa fall kan Flash Fill svikta i att identifiera mönstret och ge felaktiga resultat. Till exempel, om det extraheras mellannamnen, om det finns namn utan något mellannamn, skulle Flash Fill ge felaktiga resultat (som visas nedan).
Excel Flash Fill Error
Om Flash Fill inte kan identifiera ett mönster kan det visa ett fel enligt nedan:
I sådana fall kan du fylla ett par fler celler så att Flash Fill kan känna igen ett mönster, eller dumpa tanken på att använda Flash Fill och använda Excel -funktioner istället.
Du kanske också gillar följande Excel -självstudier:
- Så här använder du Fill Handle i Excel.
- Hur man skapar en Excel -rullgardinsmeny.
- 10 Excel -datainmatningstips du inte har råd att missa.
