Möjligheten att snabbt gruppera datum i pivottabeller i Excel kan vara ganska användbar.
Det hjälper dig att analysera data genom att få olika visningar efter datum, veckor, månader, kvartal och år.
Om du till exempel har kreditkortsdata kanske du vill gruppera den på olika sätt (t.ex. gruppering efter månader eller kvartal eller år).
På samma sätt, om du har en callcenterdata, kanske du vill gruppera den efter minuter eller timmar.
Titta på video - Gruppering av datum i pivottabeller (gruppering efter månader/år)
Hur man grupperar datum i pivottabeller i Excel
Anta att du har en dataset som visas nedan:
Den har försäljningsdata efter datum, butiker och regioner (öst, väst, norr och söder). Data sträcker sig över 300+ rader och 4 kolumner.
Här är en enkel sammanfattning av pivottabeller som skapats med dessa data:
Denna pivottabell sammanfattar försäljningsdata efter datum, men det är inte riktigt användbart eftersom det visar alla 300+ datum. I sådana fall skulle det vara bättre att ha datumen grupperade efter år, kvartal och/eller månader
Ladda ner data och följ med.
Gruppering efter år i ett pivottabell
Datasatsen som visas ovan har datum för två år (2014 och 2015).
Här är stegen för att gruppera dessa datum efter år:
- Markera en cell i datumkolumnen i pivottabellen.
- Gå till Pivottabellverktyg -> Analysera -> Grupp -> Gruppval.
- Välj år i dialogrutan Gruppering.
- När du grupperar datum kan du välja mer än ett alternativ. Som standard är alternativet Månader redan valt. Du kan välja ytterligare alternativ tillsammans med månad. För att avmarkera månad, klicka helt enkelt på den.
- Det väljer datumet "Startar vid" och "Slutar vid" baserat på källdata. Om du vill kan du ändra dessa.
- Klicka på OK
Detta skulle sammanfatta pivottabellen med år.
Denna sammanfattning efter år kan vara användbar när du har fler år. I det här fallet vore det bättre att ha kvartals- eller månadsdata.
Gruppering efter kvartal i ett pivottabell
I datauppsättningen ovan är det mer meningsfullt att gå in i kvartal eller månader för att få en bättre förståelse för försäljningen.
Så här kan du gruppera dessa efter kvartal:
- Markera en cell i datumkolumnen i pivottabellen.
- Gå till Pivottabellverktyg -> Analysera -> Grupp -> Gruppval.
- I dialogrutan Gruppering väljer du Kvartal och avmarkerar alla andra valda alternativ.
- Klicka på OK.
Detta skulle sammanfatta pivottabellen med kvartal.
Problemet med denna pivottabell är att det kombinerar kvartalsförsäljningsvärdet för 2014 såväl som för 2015. Därför är försäljningsvärdet summan av försäljningsvärdena i kvartal 1 2014 och 2015 för varje kvartal.
I ett verkligt scenario är det troligt att du analyserar dessa kvartal för varje år separat. Att göra detta:
- Markera en cell i datumkolumnen i pivottabellen.
- Gå till Pivottabellverktyg -> Analysera -> Grupp -> Gruppval.
- I dialogrutan Gruppering väljer du såväl kvartal som år. Du kan välja mer än ett alternativ genom att helt enkelt klicka på det.
- Klicka på OK.
Detta skulle sammanfatta data efter år och sedan inom år efter kvartal. Något som visas nedan:
Obs! Jag använder tabellformslayouten i ögonblicksbilden ovan.
När du grupperar datum med mer än en tidsramgrupp händer något intressant. Om du tittar på fältlistan kommer du att märka att ett nytt fält har lagts till automatiskt. I det här fallet är det år.
Observera att detta nya fält som har dykt upp inte är en del av datakällan. Detta fält har skapats i Pivot Cache för att snabbt gruppera och sammanfatta data. När du tar bort uppgifterna försvinner detta fält.
Fördelen med att ha det här nya fältet är att du nu kan analysera data med kvartal i rader och år i kolumner, som visas nedan:
Allt du behöver göra är att släppa året -fältet från radområdet till kolumnområdet.
Gruppering efter månader i en pivottabell
I likhet med hur vi grupperade uppgifterna efter kvartal kan vi också göra detta efter månader.
Återigen är det lämpligt att använda både år och månad för att gruppera data istället för att bara använda månader (om du inte bara har data under ett eller mindre än ett år).
Här är stegen för att göra detta:
- Markera en cell i datumkolumnen i pivottabellen.
- Gå till Pivottabellverktyg -> Analysera -> Grupp -> Gruppval.
- I dialogrutan Gruppering väljer du Månader såväl som År. Du kan välja mer än ett alternativ genom att helt enkelt klicka på det.
- Klicka på OK.
Detta skulle gruppera datumfältet och sammanfatta data enligt nedan:
Återigen skulle detta leda till att ett nytt fält av år läggs till i pivottabellfälten. Du kan helt enkelt dra årsfältet till kolumnområdet för att få åren i kolumner och månader är rader. Du får något som visas nedan:
Gruppering efter veckor i ett pivottabell
Medan man analyserar data som butiksförsäljning eller webbplatstrafik är det vettigt att analysera det varje vecka.
När du arbetar med datum i pivottabeller är gruppering av datum efter vecka lite annorlunda än gruppering efter månader, kvartal eller år.
Så här kan du gruppera datum efter veckor:
- Markera en cell i datumkolumnen i pivottabellen.
- Gå till Pivottabellverktyg -> Analysera -> Grupp -> Gruppval.
- I dialogrutan Gruppering väljer du dagar och avmarkerar alla andra valda alternativ. Så snart du gör detta kommer du att märka att alternativet Antal dagar (längst ned till höger) blir tillgängligt.
- Det finns inget inbyggt alternativ att gruppera efter veckor. Du måste gruppera efter dagar och ange antalet dagar som ska användas under gruppering.
- Observera att för att detta ska fungera behöver du bara välja alternativet Dagar.
- I Antal dagar anger du 7 (eller använd snurrknappen för att göra ändringen).
- Om du klickar på OK vid denna tidpunkt skulle dina data grupperas efter veckor som börjar med 4 januari 2014 - vilket är en lördag. Så grupperingen skulle vara från lördag till fredag varje vecka. För att ändra denna gruppering och börja veckan från måndag måste du ändra startdatumet (som standard väljer det startdatumet från källdata).
- I ett sådant fall kan du antingen starta datumet den 30 december 2013 eller den 6 januari 2014 (båda måndagarna).
- Klicka på OK.
Detta kommer att gruppera datumen efter veckor enligt nedan:
På samma sätt kan du gruppera datum genom att ange ett annat antal dagar. Till exempel, i stället för veckovis, kan du gruppera datum i två veckors intervall.
Notera:
- När du grupperar datum med den här metoden kan du inte gruppera det med något annat alternativ (t.ex. månader, kvartal eller år).
- Beräknat fält/objekt fungerar inte när du grupperar med dagar.
Gruppering efter sekunder/timmar/minuter i ett pivottabell
Om du arbetar med stora datamängder (t.ex. callcenterdata) kanske du vill gruppera den efter sekunder eller minuter eller timmar.
Du kan använda samma process för att gruppera data efter sekunder, minuter eller timmar.
Anta att du har callcenterdata enligt nedan:
I ovanstående data registreras datumet tillsammans med tiden. I det här fallet kan det vara meningsfullt för callcenterhanteraren att analysera hur samtalslösningsnumren ändras per timme.
Så här grupperar du dagarna efter timmar:
- Skapa en pivottabell med datum i området Rader och löst i området Värden.
- Markera en cell i kolumnen Datum i pivottabellen.
- Gå till Pivottabellverktyg -> Analysera -> Grupp -> Gruppval.
- Välj Timmar i dialogrutan Gruppering.
- Klicka på OK.
Detta kommer att gruppera data efter timmar och du får något enligt nedan:
Du kan se att radetiketterna här är 09, 10 och så vidare … vilket är timmarna på en dag. 09 skulle betyda 9:00 och 18 skulle vara 18 PM. Med hjälp av denna pivottabell kan du enkelt identifiera att de flesta samtal löses under 1-2 PM.
På samma sätt kan du också gruppera datumen i sekunder och minuter.
Så här kopplar du bort datum i en pivottabell i Excel
Så här avgrupperar du datum i pivottabeller:
- Markera valfri cell i datumcellerna i pivottabellen.
- Gå till pivottabellverktyg -> analysera -> gruppera -> gruppera.
Detta skulle omedelbart avgruppera alla grupper som du har gjort.
Ladda ner exempelfilen.
Andra pivottabellstudier du kanske gillar:
- Skapa en pivottabell i Excel - En steg -för -steg -handledning.
- Förbereda källdata för pivottabell.
- Hur man grupperar nummer i pivottabellen i Excel.
- Så här filtrerar du data i en pivottabell i Excel.
- Så här använder du villkorlig formatering i en pivottabell i Excel.
- Hur man uppdaterar pivottabellen i Excel.
- Hur man lägger till och använder ett Excel -pivottabellberäknat fält.
- Använda skärare i Excel -pivottabell.
- Så här ersätter du tomma celler med nollor i Excel -pivottabeller.
- Räkna distinkta värden i pivottabellen
