Lägger du mycket tid på att formatera data i Excel?
Om ja, kan du hitta alternativet AutoFormat användbart för att påskynda ditt formateringsarbete. Det låter dig snabbt tillämpa en förinställd formatering på en datamängd som har en rubrikrad och en rubrikkolumn.
Det låter dig snabbt tillämpa en förinställd formatering på en datamängd som har en rubrikrad och en rubrikkolumn.
Så du får snabbt ett resultat enligt nedan:
Har aldrig hört talas om det? Oroa dig inte - jag kommer att berätta allt om det i den här självstudien.
Var är AutoFormat i Excel?
Om du inte kan hitta alternativet AutoFormat i Excel beror det på att det inte redan är tillgängligt i menyfliksområdet eller snabbåtkomstverktygsfältet (QAT).
Du måste lägga till den manuellt i QAT.
Här är stegen för att lägga till alternativet AutoFormat till QAT:
- Högerklicka på någon av de befintliga ikonerna på QAT.
- Klicka på alternativet "Anpassa verktygsfältet för snabb åtkomst".
- I dialogrutan Excel -alternativ som öppnas väljer du Alla kommandon i rullgardinsmenyn Välj kommandon från.
- I listan över kommandon, rulla ner och välj Autoformat.
- Klicka på knappen Lägg till. Detta kommer att lägga till alternativet AutoFormat till listan över ikoner som redan finns i QAT.
- Klicka på OK.
Stegen ovan skulle lägga till AutoFormat -ikonen i snabbåtkomstverktygsfältet (som visas nedan).
Observera att detta endast är en engångsövning. När den har lagts till i QAT kan du använda den när som helst med ett enda klick.
Använda AutoFormat -alternativ för att snabbt formatera data
AutoFormat -alternativet är lämpligt för data som har den första raden och den första kolumnen som rubriker.
Något som visas nedan:
Här är stegen för att formatera dessa data med alternativet AutoFormat:
- Välj hela datamängden.
- Klicka på ikonen AutoFormat i verktygsfältet Snabbåtkomst.
- I dialogrutan hittar du 16 olika typer av formateringsdesign. Välj den du vill använda.
- Klicka på OK.
Detta kommer omedelbart att tillämpa den valda formateringen på datamängden.
Observera att du kan ändra formateringen efter att du har använt AutoFormat -designen. Om du till exempel inte gillar färgen på rubrikerna kan du ändra den med någon annan färg.
Om du redan har en viss formatering tillämpad på datamängden kommer den att åsidosättas. Om du till exempel har rubrikcellerna i röd färg och du väljer ett format med en blå rubrik, kommer den att åsidosätta de röda rubrikerna och tillämpa den blå färgen på cellerna.
Ändra formateringsdesignen i AutoFormat
Det finns några begränsade ändringar som du kan göra i formateringsdesignen när du använder alternativen AutoFormat.
Nedan finns de sex typerna av format som du kan aktivera/inaktivera när du använder AutoFormat:
- Nummerformatering
- Gräns
- Font
- Mönster
- Inriktning
- Bredd höjd
Här är stegen för att ändra format när du använder AutoFormat:
- Klicka på alternativet AutoFormat i QAT.
- Klicka på knappen "Alternativ" i dialogrutan.
- Välj/avmarkera de formateringsdesignalternativ som du vill använda på datamängden. Observera att så snart du väljer/avmarkerar ett alternativ kommer en live förhandsvisning att finnas tillgänglig för alla mönster i dialogrutan.
- Klicka på OK när du är klar.
Ta bort formateringen från datauppsättningen
Du kan enkelt ta bort formateringen efter att du har tillämpat den med alternativet AutoFormat.
Det finns två sätt att göra detta:
- Ta bort enskilda element med de inbyggda alternativen. Till exempel, om du bara vill ta bort gränserna, använd gränsalternativen för att ta bort dem.
- Ta bort hela formateringen. Du kan göra detta genom att välja den senaste designen i dialogrutan Autoformat (som visas nedan).
Begränsningar för AutoFormat -alternativ i Excel
Detta alternativ har varit tillgängligt under lång tid och dess verktyg har minskat avsevärt när tabellalternativ mer förfinade formaterings-/designalternativ blev tillgängliga i menyfliksområdet i Excel.
Jag rekommenderar att du bara använder den när dina data har en viss struktur (har rubrikerader och kolumner). Om din data inte är strukturerad på detta sätt rekommenderar jag att du använder individuella formateringsalternativ.
Du kan inte heller ändra ett visst formateringsalternativ med AutoFormat. Om du till exempel vill att gränsen ska vara tjock eller streckad kan du inte göra det.
