Ta bort mellanslag i Excel - Ledande, efterföljande och dubbel

Titta på video - Ta bort utrymmen i Excel

Ledande och efterföljande mellanslag i Excel leder ofta till mycket frustration. Jag kan inte tänka mig en situation där du kan behöva dessa extra utrymmen, men det hittar ofta in i Excel -kalkylblad.

Det finns många sätt du kan sluta med dessa extra mellanslag - till exempel som en del av datahämtningen från en databas, medan du kopierar data från ett textdokument eller skrivs in manuellt av misstag.

Ledande, bakre eller dubbla mellanrum mellan text kan leda till många allvarliga problem.

Anta till exempel att du har en datamängd som visas nedan:

Ta en titt på vad som händer när jag använder en VLOOKUP -funktion för att få efternamnet med förnamnet.

Du kanske inte kan se skillnaden med blotta ögat att det finns ett extra bakre utrymme i namnet som orsakar detta fel.

I det här exemplet var det lätt att upptäcka problemet i en så liten datamängd, men tänk dig att behöva kontrollera detta för tusentals poster.

För att vara på den säkra sidan är det alltid en bra idé att rengöra dina data och ta bort mellanslag i Excel.

Så här tar du bort utrymmen i Excel

I den här självstudien visar jag dig två sätt att ta bort mellanslag i Excel.

• Använda TRIM -funktionen.
• Använda Sök och ersätt.

Använda TRIM -funktionen

Excel TRIM -funktionen tar bort de ledande och bakre mellanslag och dubbla mellanslag mellan textsträngar.

Till exempel, i exemplet ovan, för att ta bort mellanslag från hela listan om förnamn (i A2: A7), använd följande formel i cell C1 och dra den ner för alla förnamn:

= TRIM (A2)

Excel TRIM -funktion skulle omedelbart ta bort alla ledande och bakre utrymmen i cellen.

När du har rengjort data kopierar du dem och klistrar in dem som värden i stället för originaldata.

Denna funktion är också användbar om du har mer än ett mellanslagstecken mellan ord. Det skulle ta bort de extra mellanslagen så att resultatet alltid har ett mellanslagstecken mellan ord.

Excel TRIM-funktion gör ett bra jobb med att ta bort mellanslag i Excel, men det misslyckas när du har tecken som inte skrivs ut (t.ex. radbrytningar) i din datamängd. För att ta bort tecken som inte skrivs ut kan du använda en kombination av TRIM- och CLEAN-funktioner.

Om du har lite text i cell A1 från vilken du vill ta bort mellanslag använder du formeln nedan:

= TRIM (RENGÖR (A1))

Tecken som inte skrivs ut kan också bero på = CHAR (160), som inte kan tas bort med CLEAN-formeln. Så, om du vill vara helt säker på att du har alla extra mellanslag och tecken som inte skrivs ut, använd följande formel:

= TRIM (RENGÖR (BYT (A1, CHAR (160), "")))

Ta bort Extra Spaces i Excel med hjälp av FIND och REPLACE

Du kan ta bort mellanslag i Excel med funktionen Sök och ersätt.

Detta är en snabbare teknik och kan vara användbar i de givna situationerna:

• När du vill ta bort dubbla mellanslag.
• När du vill ta bort alla blanksteg.

Ta bort dubbla utrymmen

Observera att denna teknik inte kan användas för att ta bort ledande eller bakre mellanslag. Det kommer att hitta och ersätta dubbla mellanslag oavsett position.

Här är stegen för att göra detta:

• Markera cellerna från vilka du vill ta bort dubbla mellanslag.
• Gå till Hem -> Hitta & Välj -> Ersätt. (Du kan också använda kortkommandot - Control + H).
• I dialogrutan Sök och ersätt anger du:
  • Hitta vad: Double Space.
  • Ersätt med: Single Space.
• Klicka på Ersätt alla.

Detta kommer att ersätta alla dubbla mellanslag med ett enda mellanslagstecken.

Observera att detta bara tar bort dubbla mellanslag. Om du har tre mellanslagstecken mellan 2 ord skulle det resultera i 2 mellanslagstecken (tar bort ett). I sådana fall kan du göra detta igen för att ta bort och eventuella dubbla mellanslag som kan ha lämnats.

Ta bort enstaka utrymmen

För att ta bort alla mellanslagstecken i en datamängd, följ stegen nedan:

• Markera cellerna från vilka du vill ta bort mellanslagstecknet.
• Gå till Hem -> Hitta & Välj -> Ersätt. (Du kan också använda kortkommandot - Control + H).
• I dialogrutan Sök och ersätt anger du:
  • Hitta vad: Single Space.
  • Ersätt med: Lämna det här tomt.
• Klicka på Ersätt alla.

Detta tar bort alla mellanslagstecken i den valda datamängden.

Observera att i detta fall, även om det finns mer än ett mellanslagstecken mellan två textsträngar eller siffror, skulle allt tas bort.

Ta bort radbrytningar

Du kan också använda Sök och ersätt för att snabbt ta bort radbrytningar.

Här är stegen för att göra detta:

• Välj data.
• Gå till Hem -> Hitta och välj -> Ersätt (Kortkommando - Kontroll + H).
• I dialogrutan Sök och ersätt:
  • Hitta vad: Tryck på Ctrl + J (du kanske inte ser någonting förutom en blinkande punkt).
  • Ersätt med: Lämna det tomt.
• Ersätt alla.

Detta tar omedelbart bort alla radbrytningar från datauppsättningen som du valde.

Baserat på din situation kan du välja antingen metod (formel eller hitta och ersätta) för att ta bort mellanslag i Excel.